Procesoptimalisatie: van vage plannen naar concrete verbeteringen
Efficiënt, rechtlijnig, simpel. Elke organisatie wil, daar waar dat kan, haar processen op die manier inrichten. Veel organisaties blijven echter steken in voornemens hun processen te gaan verbeteren, zonder daarvoor concrete stappen te nemen. We geven je graag een aantal handvatten die je helpen die stappen wel te zetten
Hoe ziet het proces er nu uit?
Als je een proces wilt verbeteren, is het belangrijk dat je allereerst in kaart brengt hoe dat proces er nu uitziet. En daarmee bedoelen we niet de papieren werkelijkheid, maar hoe het proces in de praktijk daadwerkelijk verloopt. In de verbetertrajecten die wij begeleiden organiseren we hiervoor een workshop met een afvaardiging van alle deelnemende rollen in het proces. Samen omschrijven die medewerkers alle processtappen, gebruikte middelen en betrokkenen. Zo krijg je een goed beeld van het reële huidige proces: de IST-situatie.
Hoe ziet het droomproces er uit?
De volgende vraag die je je moet stellen is: hoe ziet hetzelfde proces er in de meest ideale situatie uit? Gebruik ook hiervoor de input van mensen die deelnemen aan het proces en de ontvangers van het uiteindelijke procesresultaat. Doe daarbij net alsof er geen technische of financiële beperkingen zijn. Ter inspiratie en om mensen te helpen fris naar het proces te kijken, gebruiken wij in onze workshops een LEAN-spel dat we hiervoor speciaal hebben ontwikkeld. Schrijf het droomproces helemaal uit, bijvoorbeeld via de BPMN-standaard (Business Process Model and Notation).
Hoe ziet het toekomstige proces er uit?
Dan begint de puzzel om tot het toekomstige proces te komen. Want in de praktijk heb je meestal wel technische en financiële beperkingen. Binnen de mogelijkheden zoek je naar de beste match tussen droomproces en haalbaar proces. Dat haalbare proces wordt vaak de SOLL-situatie genoemd. De SOLL-situatie is dus het gedroomde proces min de praktische onmogelijkheden, waarbij de baten het wel moeten winnen van de kosten.
Wat zijn je verbeteracties?
Tot slot kijk je naar het verschil tussen je haalbare proces (SOLL) en je huidige proces (IST). Je verbeteracties zijn die stappen die je moet nemen om dat verschil te overbruggen. Noem je dat verschil de GAP, dan krijg je als formule: GAP = SOLL – IST.
Wat is een veelvoorkomende valkuil?
Een valkuil waarvoor je moet opletten, is dat je alleen naar de technische en procesmatige aanpassingen kijkt, maar niet naar wat die veranderingen voor medewerkers en de externe of interne ontvangers van het procesresultaat betekenen. Zorg daarom ook voor een uitgebreid adoptieplan om te borgen dat de doorgevoerde veranderingen ook daadwerkelijk beklijven en waarde toevoegen voor alle betrokkenen in en rondom het proces.
Hulp nodig bij procesverbetering?
Joeri wisselt daarover graag eens vrijblijvend van gedachten met jou. Neem contact op of laat een bericht achter in de chat..
