Praktijkvoorbeeld: effecten van continu verbeteren

Quarant hielp Sterk VO het instroomproces van leerlingen op het OPDC Utrecht te verbeteren. Inmiddels is het nieuwe proces geëvalueerd. Naast positieve reacties zijn er ook nieuwe verbeteringen naar voren gekomen. Lees meer over dit mooie voorbeeld van continu verbeteren uit de praktijk.

Sterk VO

Sterk VO is een samenwerkingsverband van middelbare scholen in Utrecht en Stichtse Vecht. Binnen dit samenwerkingsverband is het OPDC Utrecht een school voor leerlingen die de aansluiting met het regulier voortgezet onderwijs (VO) of middelbaar beroepsonderwijs (mbo) dreigen te verliezen of al verloren hebben. Leerlingen worden zo veel mogelijk tijdelijk op het OPDC Utrecht geplaatst, totdat ze weer terug kunnen naar het reguliere onderwijs.

Effecten van een verbeterd proces

Leerlingen kunnen het hele jaar door instromen op het OPDC. Quarant heeft de betrokken organisaties geholpen dit instroomproces samen te verbeteren. In onze blogs Een eenvoudiger proces voor Sterk VO en Mogen ketenpartners in mijn keuken kijken? schreven wij daar al over. Het verbeterde proces is in september vorig jaar in gebruik genomen. Afgelopen februari waren er vijftig aanvragen via de nieuwe werkwijze afgehandeld. Dat was een goed moment voor een evaluatie.

“Ik vraag me heel vaak af of het klantwaarde heeft wat we doen”, aldusTessa Quakernaat, teamleider bij OPDC.

Plan vaker op tijd

Het belangrijkste doel van het verbetertraject is gerealiseerd: het OPDC Utrecht wordt nu eerder ingeschakeld bij de instroom van een nieuwe leerling. Daardoor is het begeleidingsplan vaker op tijd klaar en kunnen mentoren op het OPDC direct op een betere manier met een leerling aan de slag. Dat gaat zowel over het leren als over de ondersteuning van de leerling. Het hele instroomproces is vereenvoudigd van 46 naar 23 stappen. Verder zijn de doorlooptijden bij de orthopedagogen verlaagd, doordat men nu met een gemeenschappelijke werkvoorraad werkt. Ook in andere organisaties geldt dat de meeste processen die verbeterd zijn, ook vereenvoudigd zijn.

In één keer goed

Een andere verbetering is dat de scholen waar de leerlingen vandaan komen betere documenten aanleveren. De betrokkenen hebben hiervoor goede afspraken gemaakt over de onderwerpen die erin behoren te staan. First time right (FTR) is het uitgangspunt. Een duidelijke indicatie dat dit beter gaat, is de sterke daling van het aantal vragen over documenten de afgelopen maanden. Hierdoor gaat er minder tijd verloren met communicatie. Ook daardoor is het is voor de orthopedagogen mogelijk sneller een begeleidingsplan op te leveren. Voor de meeste organisaties is het nieuw om vanuit FTR naar processen te kijken. Het is echter een belangrijke indicator!

Klanten van elkaar

Een belangrijk uitgangspunt achter al deze verbeteringen is dat de betrokken organisaties en medewerkers klanten van elkaar zijn. De mentoren van het OPDC ontvangen van de orthopedagogen een startdocument met adviezen over de begeleiding van de leerling in de klas. De mentoren zijn in dat opzicht dus klanten van de orthopedagogen. Op hun beurt hebben de orthopedagogen een goede input nodig van de scholen en de begeleiders passend onderwijs. In het instroomproces zijn zij dus klant van de scholen. Voor het proces als geheel zijn de leerlingen en hun ouders de eindklanten. In de blog 7 vragen voor betere resultaten bij processen staat meer informatie over hoe u op basis van dit principe uw eigen processen kunt verbeteren.

Verdere verbeteringen

Uit de evaluatie zijn ook veel nieuwe inzichten en verbeterideeën naar voren gekomen. Zo moeten ouders en leerlingen nog meer betrokken worden bij het traject. Communicatie met hen is cruciaal tijdens het hele proces. Het is zonde van alle tijd en energie als ze aan het einde van het proces niet kiezen voor het OPDC Utrecht. Ook kan de kwaliteit van de begeleidingsplannen nog beter, waardoor ook de begeleiding op het OPDC beter wordt. Verder werken we aan een formulier dat voor scholen gemakkelijker is om in te vullen. Communicatie en formulieren kunnen in veel organisaties verbeterd worden.

Positieve energie

Een opvallend punt uit de evaluatie is dat alle betrokkenen positief of neutraal staan tegenover de verandering. Dat is een goed resultaat, omdat bij veranderingen mensen juist vaak een tijd sceptisch of negatief blijven. Die positieve houding in dit traject geeft veel nieuwe energie om ook nieuwe verbeteringen weer op te pakken. Annemieke Claassen, consultant bij Quarant, blijft voorlopig betrokken als procesmanager. Ze monitort de vooruitgang van verbeterpunten en stuurt op de KPI’s (kritieke prestatie indicatoren) ‘doorlooptijd’ en ‘kwaliteit van input’. Totdat deze op niveau zijn en de volgende te verbeteren aspecten aan bod komen.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.