Van knutselen aan applicaties naar aanpassen van processen

Door verSaaSing verdwijnen er veel taken voor functioneel beheerders, waar weer andere taken voor terugkomen. Kon je in de oude situatie applicaties (in meer of mindere mate) op maat configureren of laten maken voor je bedrijfsprocessen, nu zul je vaker de omgekeerde weg moeten bewandelen en je bedrijfsprocessen moeten aanpassen aan de applicatie. Zo kun je bijvoorbeeld een update niet langer uitstellen totdat deze jou het beste uitkomt. In plaats daarvan hoor je simpelweg een datum van livegang en heb je tot die tijd de gelegenheid te analyseren wat de impact ervan is op je bedrijfsprocessen. En om die processen eventueel aan te passen.

Spin in het web van applicaties en data

Doordat de taken van functioneel beheerders veranderen, veranderen ook de vaardigheden en kennis die ze nodig hebben om hun werk goed uit te voeren. Veranderkundige, communicatieve en coachende vaardigheden worden bijvoorbeeld belangrijker. Want een proces pas je niet in je eentje achter je beeldscherm aan. Bovendien zul je gebruikers vaker moeten ondersteunen bij nieuwe of veranderende functies in een applicatie. En omdat applicaties steeds meer informatie met elkaar uitwisselen, wordt het vermogen overzicht te houden in de verbanden tussen al die applicaties ook steeds belangrijker. Net als vaardigheden om met data om te gaan.

De opkomst van informatie-adviseurs

Tegelijkertijd zien we in veel organisaties dat de rol van informatie-adviseurs steeds belangrijker wordt. Zij staan in nauw contact met de vakafdelingen om te weten welke ontwikkelingen daar spelen. En ze zijn goed op de hoogte van de mogelijkheden vanuit de leveranciers. Met al die kennis vertalen ze functionele wensen van de vakafdelingen naar technische eisen. En andersom: nieuwe technische mogelijkheden naar kansen voor de vakafdelingen. Dit alles op basis van het informatiebeleidsplan. Een deel van de functioneel beheerders zal zich ontwikkelen tot i-adviseurs terwijl een ander deel zich vooral op gebruikersondersteuning zal blijven richten.

Maak werk van een moderne i-formatie

Om bovenstaande ontwikkelingen goed te faciliteren is het belangrijk dat je ervoor zorgt dat je i-formatie meegroeit met de veranderende taken en rollen. Hierbij hoort ook dat de rollen van de functioneel beheerders en informatie-adviseurs voor de rest van de organisatie duidelijk zijn. Zodat ze elkaar niet in de weg lopen. Zorg er daarbij voor dat de connectie tussen de functioneel beheerders en de gebruikers sterk blijft. Want functioneel beheerders kunnen misschien minder vaak maatwerk bieden, ze kunnen wel helpen applicaties ten volle te benutten.

Werk aan een professioneler modern functioneel beheer!

Veel gemeenten worstelen met het functioneel beheer van applicaties. Te vaak ligt de verantwoordelijkheid voor een applicatie bij één persoon, met te weinig tijd, kennis en zicht op afhankelijkheden in de keten om die rol goed te kunnen uitvoeren. Daar komt bij dat applicaties momenteel in een hoog tempo naar de cloud verhuizen. Dat vraagt om andere competenties.

Lees meer

Hoeveel functioneel beheerders en informatie-adviseurs heb je nodig?

Als je nadenkt over de grote van je formatie kun je als basis uitgaan van de vuistregel: voor 5 kernapplicaties met in totaal 200 gebruikers heb je minimaal 3 fte aan functioneel beheer en 1 fte aan i-advies nodig. Wil je weten hoe deze verhouding eruit ziet voor jouw organisatie? Beantwoord dan de volgende vragen:

• Is er een informatiebeleidsplan?
  Om samenhang te brengen in projecten en prioriteiten te kunnen bepalen, is het voor informatie-adviseurs van belang om te weten waar ze zich op moeten richten. Zonder uitgewerkte informatiestrategie zullen zij meer ad hoc (moeten) acteren. Dat vergroot de kans op onsamenhangende keuzes en brengt op de termijn meer werk met zich mee.

• Wat zijn de visie en strategie?
  Ook de inhoudelijke invulling van je visie en strategie zijn van belang als je wilt bepalen hoe je je i-formatie het beste kunt invullen. Een organisatie die bijvoorbeeld datagedreven werken wil invoeren, zal (tijdelijk) meer moeten investeren in mensen dan een organisatie die gericht is op stabiliteit en consolidatie.

• Hoe is functioneel beheer georganiseerd?
  Een centrale organisatie van functioneel beheer maakt het makkelijker om het werk te professionaliseren. Functioneel beheerders die onderdeel zijn van een centraal team dat regelmatig bij elkaar komt, zijn beter in staat om met elkaar van gedachten te wisselen dan medewerkers van vakafdelingen die een aantal uur in de week beheertaken uitvoeren. En met een centrale organisatie is het voor informatie-adviseurs gemakkelijker aansluiting te vinden en de tactische en strategische koers uit te dragen. De functioneel beheerders en i-adviseurs kun je eventueel nog aanvullen met key-users op de werkvloer.

• Hoe kijken functioneel beheerders naar hun eigen werkzaamheden?
  Als men uit zichzelf al kijkt naar de samenhang tussen applicaties binnen het applicatielandschap, verlicht dat de taken van de informatie-adviseurs doordat signalen eerder worden opgevangen en mogelijke problemen zo vroegtijdig worden voorkomen.

• Wat voor mensen zitten er in het team?
  De leden van de i-formatie met goede communicatieve vaardigheden zullen zich graag richten op contacten binnen de organisatie en met hun adviezen willen inspelen op nieuwe behoeften. Maar als dat ten koste gaat van beheer en consolidatie leidt dit uiteindelijk tot een chaotischere omgeving die veel extra onderhoud vergt. Zorg daarom voor een goede balans tussen mensen die primair gericht zijn op de organisatie en mensen die meer gericht zijn op proces of op techniek.

Gebruik je beperkte middelen effectief

In een periode waarin de informatisering in rap tempo verandert, staat er grote druk op je i-formatie. Bovenstaande vragen zijn een goede leidraad je i-formatie zo vorm te geven dat je je beperkte middelen zo effectief mogelijk kunt inzetten. Hoe eerder je hiermee begint, bijvoorbeeld door vacatures op basis van de ideeën uit deze blog in te vullen, hoe eerder je de vruchten ervan plukt.