Op stoom bij de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg

Al een paar maanden werkt Annemieke van Dijk (consultant bij Quarant) aan een project voor de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg. Het doel is een koppeling tussen het systeem met de contracten voor grond en vastgoed (VBS van Metafoor) en het financiële systeem (Civision Innen van PinkRoccade).

Evaluatie

De koppeling is nog niet klaar, maar het project is inmiddels wel flink op stoom. Annemieke vroeg zich af wat de succesfactoren van het project zijn: “Kijken naar problemen en daarvoor oplossingen verzinnen is één ding, maar leren van het project zelf vind ik net zo leuk. Niet alleen leren van wat er beter kan, maar ook van wat er goed gaat.”

Het project

Op dit moment voeren medewerkers alle facturatiegegevens handmatig in twee systemen in. Straks worden de facturatiegegevens vanuit VBS geïmporteerd in Civision Innen. Dit is ICT-technisch geen grote innovatie. En ondanks dat er best veel saai werk gedaan moet worden (opschonen) zit er veel energie bij de betrokkenen van de drie afdelingen: Infrastructuur gebouwen en gronden, Financiën en ICT.

Werkzaamheden

Inmiddels is de inventarisatiefase helemaal afgerond. Annemieke: “In workshop hebben we het proces uitgewerkt en geoptimaliseerd. Een deel van de verbeterideeën is direct uitgevoerd. We hebben een testplan gemaakt en de financiële gegevens in VBS ingevoerd. Verder besteden de medewerkers veel tijd aan het opschonen van de gegevens. Er is een vergelijking gemaakt tussen de huidige gegevens in VBS en de gegevens in Civision Innen. Dat heeft al geld opgeleverd omdat bleek dat sommige facturen onterecht niet waren verstuurd en dat soms de indexering niet goed was doorgevoerd.”

Dagstarts

Tijdens het project houden de medewerkers en Annemieke regelmatig dagstarts. “Het gaat om korte overlegjes die gaan over het opschonen van gegevens en ervoor zorgen dat we de capaciteit goed inzetten, de voortgang goed monitoren en verbeterideeën van iedereen die ermee bezig is ook direct gebruiken. Het gebruik van dagstarts is nieuw voor de medewerkers en de ervaringen ermee zijn positief.”

Voortgang

In de tussenevaluatie kreeg het project gemiddeld een 8. En dat terwijl het opschoonwerk niet erg leuk is om te doen. Wat medewerkers volgens Annemieke wel leuk vinden is de voortgang: “Voordat ik werd ingeschakeld liep het project naast het normale werk en was er te weinig tijd voor. Het feit dat ik als projectleider de resultaten steeds zichtbaar maak, geeft veel energie. Verder ziet iedereen het gezamenlijke doel: een proces dat gemakkelijker loopt, minder fouten kent en ook veel minder tijd kost voor de medewerkers. Het zal de organisatie minstens een dag per week opleveren. En de klanten krijgen straks, netjes op tijd, foutloze facturen.”

Betrokkenheid

Annemieke denk dat de betrokkenheid van het projectteam de grootste succesfactor is. “Iedereen reageert snel en adequaat, maakt tijd vrij voor alles wat er moet gebeuren en denkt positief en kritisch mee. In het verleden werd er regelmatig langs elkaar heen gewerkt of gooiden mensen werk over de schutting naar een andere afdeling. Nu werkt iedereen op een prettige manier samen. Kortom: voor het hele projectteam een groot compliment!”