Een integrale blik op wat werkt en wat niet

Alexander Hermanns ontwikkelt namens Veranderopgave Omgevingswet rijksoverheid en VNG instrumenten waarmee overheden zich kunnen voorbereiden op de VTH-taken onder de Omgevingswet. Hij benadrukt nog eens dat het belangrijk is dat organisaties ervaren of dat wat ze bij de inrichting van hun ICT en processen allemaal hebben bedacht, ook echt werkt. Alexander: “Op een gestructureerde manier, zodat je er ook achter komt wat nog niet werkt. De instrumenten hebben we ingezet tijdens de try-outs die we samen met een aantal gemeenten, provincies, omgevingsdiensten, waterschappen en rijksoverheden hebben georganiseerd.

Een ballenmachine die aanvragen inschiet

Alexander: “Voor de try-outs hadden we aan de voorkant een team van initiatiefnemers klaargezet. Die schoten de aanvragen in. Deze aanvragen begonnen gemakkelijk, maar werden steeds ingewikkelder. Aan de bevoegd gezagen de taak de initiatiefnemers te bedienen op de manier waarop ze dat straks ook willen doen. Je kunt het vergelijken met een ballenmachine op een tennistraining. De initiatiefnemers zorgden ervoor dat de ballen op verschillende plekken in het veld terechtkwamen, zodat de organisaties aan de achterkant konden oefenen met hun backhand, forehand, baseline-pasjes, netballen en zo door.”

Van Wob naar Woo: wat verandert er per 1 mei voor gemeenten?

Op 1 mei trad de Wet open overheid (Woo) in werking. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat is er veranderd voor gemeenten door de Woo? Moet je bijvoorbeeld alle informatie over de vorming van een nieuw college openbaar maken? We zetten de belangrijkste veranderingen voor je op een rij.

Lees meer

Van eenvoudig naar ingewikkeld

“Deze aanpak maakte het mogelijk gestructureerd door de vele mogelijke situaties in de VTH-keten te lopen en daarbij steeds ingewikkeldere situaties te testen”, gaat Alexander verder. “Kun je bijvoorbeeld aanvragen ontvangen? Een inkoppertje voor je organisatie hopelijk. Maar kun je vervolgens ook aanvullingen ontvangen? En zo ja, kun je ze goed verwerken? Ook als je al een samenwerking met een ketenpartner tot stand hebt gebracht? Kun je leges heffen? Ook voor ketenpartners? Wordt het Register Externe Veiligheid bijgewerkt als er sprake is van een wijziging van verhouding kwetsbaarheden en aandachtsgebieden? En zo door.”

Asynchroon oefenen

Joost van Halem, verandermanager Rijk, coördineert de implementatie van de Omgevingswet voor de rijkspartijen als bevoegd gezag. Volgens hem had de organisatie van de try-outs wel wat voeten in de aarde. “We hadden geluk dat we voor een aantal gebieden de hele keten bij elkaar kregen. Iedereen moet maar net die week tijd vrij willen en kunnen maken om te oefenen. Wat daarbij meehielp, is dat iedereen op de eigen werkplek zat en zelf kon bepalen wanneer ze aanvragen oppakten. Asynchroon dus, net zoals je straks de aanvragen gaat oppakken.”

Realistische initiatieven dankzij Royal HaskoningDHV

Om aan realistische initiatieven te komen, werd Royal HaskoningDHV ingeschakeld. Joost: “De initiatiefnemers waren professionele aanvragers die hun best hebben gedaan de aanvragen zo goed mogelijk in te dienen. Dankzij de ‘grabbelbak’ aan projecten bij Royal HaskoningDHV konden we ook een realistische samenstelling van activiteiten op het VTH-proces loslaten. We hadden een draaiboek gemaakt om gedurende de week steeds nieuwe situaties in te schieten. Dus een aanvraag met een gemachtigde, via e-herkenning, met vertrouwelijke documenten, etc.”

Een spannende oefening

Han Kuiper, consultant bij Quarant, was namens het ministerie van Defensie betrokken bij de try-outs. Hij is erg enthousiast over deze manier van oefenen. “Je wist deze keer niet wat je precies ging testen. Dat maakt het veel spannender. Het was maar afwachten wat er vanuit je ketenpartners op je afkwam. En dat wat er op je afkwam, waren dus realistische activiteiten en situaties. Je moest echt goed kijken en nadenken wat je met de aanvragen ging doen. Deze try-outs hadden hierdoor een grote meerwaarde ten opzichte van oefeningen die je helemaal zelf bedenkt en uitvoert.”

Gouden driehoek: dé 3 randvoorwaarden voor een succesvol project

Een project waarbij alles binnen tijd en budget is opgeleverd, is nog geen succesvol project. Het gaat erom dat een project bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen. Dit vraagt naast projectmanagement om sponsorschap en verandermanagement. Hoe regel je deze cruciale randvoorwaarden?

Lees meer

Focus op de achterkant

“Een ander voordeel van externe initiatiefnemers is dat de organisaties die meededen aan de try-outs hun focus nu volledig op hun eigen software, processen en afspraken konden leggen”, vult Alexander aan. “Als we in eerdere oefensessies bij elkaar gingen zitten, bleven we toch vaak aan de voorkant hangen. ‘Dit tekstje is niet duidelijk.’ ‘Dat knopje kan beter iets hoger.’ Dat soort bevindingen zijn belangrijk uiteraard, maar het resultaat was dat we op het einde van een dag hard werken, niet veel wijzer waren geworden over de vraag hoe de afhandelingen aan de achterkant verlopen.”

Raken alle tandwieltjes elkaar?

“Raken alle tandwieltjes elkaar op de juiste wijze?”, zo zou je volgens Joost de centrale vraag van de try-outs kunnen formuleren. “Je hebt de wereld van de digitalisering, grofweg het DSO-LV en de VTH- en zaaksystemen. Daarnaast heb je de wereld van de afgesproken werkprocessen. En je hebt de wereld van mensen, zowel initiatiefnemers als medewerkers bij overheidsorganisaties. En die werelden moeten elkaar allemaal raken. Bij voorkeur op een manier dat de tandwieltjes niet knarsen of blokkeren, maar elkaar soepel voortduwen. Dat is een hele klus.”

Verbeteren of workarounds afspreken

Tijdens de try-outs bleken de tandwieltjes elkaar soms helemaal niet te raken. Joost: “Dan kwamen samenwerkingsverzoeken bijvoorbeeld niet op de juiste plek terecht. Of ze raakten kwijt. Dat is schrikken. Maar ook goed om nu te ervaren. Want nu heb je nog de tijd goed te analyseren wat er fout is gegaan. En verbeteringen in je systemen, koppelingen of processen aan te brengen. Of om afspraken te maken over workarounds als je kunt voorspellen dat die verbeteringen op 1 januari niet klaar zijn. Overigens zagen we de tandwieltjes gelukkig ook regelmatig wel lekker samen draaien. Ook dat is belangrijke informatie uiteraard.”

Ieder vanuit de eigen organisatie

Alleen door het proces zo echt mogelijk te simuleren, merk je waar de tandwieltjes haperen en waarover je met je ketenpartners duidelijkere afspraken wil maken. Alexander: “Dat was ook een voordeel van deze try-outs, waarin iedereen vanuit de eigen organisatie en op eigen tijdstippen werkte. Eerder oefenden we tegelijkertijd en samen. Je zag elkaar. Dan zijn de lijntjes automatisch kort. Nu zat iedereen in zijn eigen organisatie. En dat maakt nogal wat uit. Bijvoorbeeld als je een actieverzoek binnenkrijgt en niet weet met wie je te maken hebt.”

Scherpere afspraken

“Wat bij bijna alle partijen naar voren kwam, is het verschil tussen werken in je eigen VTH-systeem en in de samenwerkingsfunctionaliteit van het DSO”, geeft Han aan. “Op veel vlakken blijven het toch twee gescheiden werelden. Je kunt vinden dat dit moet worden aangepast door het DSO of je VTH-leverancier, maar de kans is erg groot dat je het voorlopig op de huidige manier moet doen, met twee deelsystemen dus. Dit betekent dat je je processen daarop moet aanscherpen. Bijvoorbeeld precies aangeven op welk punt je de andere partij informatie of aanvullend advies moet geven.”

Wat wil je van elkaar?

“Verder is het belangrijk dat je van elkaar weet wat je precies vraagt”, gaat Han verder. “Als er bijvoorbeeld een adviesaanvraag binnenkomt van een andere partij, snap je dan precies wat die partij vraagt? En andersom: ben je in staat aan een andere partij duidelijk aan te geven wat je wil? Om dat samenspel straks geolied te laten verlopen, moet je nu al met elkaar aan de slag. In welke situaties kom je elkaar tegen? Kun je deelproducten definiëren? En welke termijnen zijn daarbij realistisch?”

Zo verbeter je de informatie-uitwisseling in het sociaal domein

Door datalekken, slecht doordachte algoritmes of gebruik van verschillende soorten registratiesystemen gaan er soms dingen mis met persoonsgegevens in het sociaal domein. Tegelijkertijd heb je actuele en accurate persoonsgegevens nodig om op tijd de juiste hulp aan inwoners te kunnen bieden. Hoe zorg je voor een optimale, veilige en privacy-vriendelijke informatie-uitwisseling tussen inwoners, dienstverleners en overheid?

Lees meer

Juiste houding en gedrag

Joost heeft inmiddels de verslagen van de try-outs (eerste week en tweede week) geanonimiseerd op LinkedIn geplaatst, zodat ook organisaties die niet hebben meegedaan ervan kunnen leren. Joost: “Je kunt alle bullets langslopen om te kijken of een bepaalde issue ook bij jouw organisatie speelt. Dat is zeker nuttig. Belangrijker is echter de overkoepelende boodschap: op 1 januari zal niet alles helemaal klaar of 100% perfect geregeld zijn. Als je de tandwieltjes dan toch wil laten draaien, moet je nu al beginnen oplossingen daarvoor te verzinnen. Een succesvolle implementatie van de Omgevingswet is daarmee ook een kwestie van houding en gedrag.”

Nuttige informatie voor leveranciers

Ook leveranciers kunnen de testervaringen op basis van reële situaties goed gebruiken. Han: “We hebben gedefinieerd wat de software straks allemaal moet kunnen, maar niet in detail hoe dat er dan moet uitzien. Dankzij oefeningen die dicht tegen de praktijk aanschuren, ervaar je veel beter of datgene wat een leverancier heeft gebouwd ook echt handig is. En je merkt het uiteraard als iets helemaal niet werkt. Ga hiervoor met mensen van de inhoud en mensen van de inrichting van het VTH- of zaaksysteem bij elkaar zitten.”

Zelf aan de slag met try-outs

Tijdens de try-outs bleek verder dat het ook voor initiatiefnemers flink wennen was. Het indienen van de ingewikkeldere aanvragen kost al snel een half uur of langer. Dat werk moet je overdoen als je dezelfde aanvraag wil testen, maar dan bijvoorbeeld als gemachtigde. Daarmee zijn dit soort try-outs behoorlijk tijdsintensief. Alexander: “Daarom zijn we bezig met scripts te creëren om de verschillende situaties automatisch in te schieten. Die komen in mei beschikbaar. Dat past ook bij onze rol. We kunnen deze try-outs niet voor iedere organisatie regelen, maar wel de middelen aanbieden en geïnteresseerden bij elkaar brengen.”

Samen kwetsbaar nu, samen sterker straks

Als organisaties willen dat er rijkspartijen bij hun try-outs aansluiten, kunnen ze contact met mij opnemen”, vult Joost aan. “Organisaties worden misschien een beetje zenuwachtig van zo’n try-out, want iedereen gaat met de billen bloot. Dat maakt je kwetsbaar. Het is namelijk niet leuk als andere partijen zien dat een groot deel van de aanvragen bij jou niet op de juiste plek terechtkomt. Of helemaal uit zicht verdwijnt. Maar beter nu, dan na 1 januari. Door je nu samen kwetsbaar op te stellen en samen aan oplossingen te werken, sta je er straks samen vele malen sterker voor.”

Je hebt elkaar nodig

“Het is misschien een open deur, maar je hebt elkaar echt nodig bij de uitvoering van de Omgevingswet”, vertelt Han. “De try-outs laten je ervaren wat er in de samenwerking met andere partijen niet goed gaat. En dwingen je te zoeken naar praktische oplossingen. Begin er dus gewoon aan. Je moet je medewerkers sowieso laten oefenen met de nieuwe software, processen en afspraken. Zoek één of twee partijen waarmee je vaak te maken hebt. En spreek een paar momenten af waarop je gewoon aan de gang gaat.”