Omgevingsdiensten en hun archief

In de afgelopen jaren zijn veel omgevingsdiensten opgestart. In deze eerste fase hebben ze veel aandacht besteed aan de dienstverlening, te leveren producten en bedrijfsvoering. Dat is logisch, want deze in het oog springende zaken wil je graag goed op orde hebben. Helaas hebben dossiervorming en archivering hierdoor soms te weinig aandacht gekregen.

Risico’s slechte archivering ook voor gemeenten

Niet alleen omgevingsdiensten, maar ook gemeenten en de provincie lopen grote risico’s als de archieftaken niet goed gewaarborgd zijn. Gemeenten en provincie zijn immers voor veel taken van de omgevingsdienst het bevoegd gezag en daarbij dus ook wettelijk verantwoordelijk. Bestuurlijk en financieel kunnen de gevolgen groot zijn als informatie die ten grondslag ligt aan besluiten of beschikkingen later niet meer terug is te vinden.

Duidelijke afspraken over wie, wat, waar, hoe en wanneer

Tijd dus om duidelijke afspraken te maken over wie, wat, waar, wanneer, op welke manier en voor welke termijn archiveert. Quarant publiceerde een whitepaper waarin staat hoe omgevingsdiensten stapsgewijs hun archieftaken in orde krijgen. Ook voor gemeenten bevat deze whitepaper belangrijke informatie. U kunt de whitepaper aanvragen via info@quarant.nl.

Betere informatiehuishouding en informatiebeheer

De whitepaper hebben we geschreven op basis van onze ervaring met trajecten naar een betere informatiehuishouding en informatiebeheer bij gemeenten en omgevingsdiensten. Het doel is ervoor te zorgen dat alle partijen erop kunnen vertrouwen dat de informatie volledig, betrouwbaar, actueel, authentiek en raadpleegbaar is en blijft.

Meer informatie

Voor meer informatie over archieftaken bij omgevingsdiensten kunt u contact opnemen met Adrie van Bohemen: 06 53 37 14 87 of adrie.van.bohemen@quarant.nl.