Nieuwe medewerkers: Welkom en succes ermee!
Een nieuwe baan. Wat staat u de eerste dag te wachten? Hoe zijn uw collega’s? Hoe ziet uw werkplek eruit? Het zijn vragen die u ongetwijfeld kent van die keren dat u zelf ergens fris begon. In de praktijk blijkt vaak dat er geen goede introductie is georganiseerd. Hoe zorgt u als organisatie ervoor dat nieuwe medewerkers zich direct welkom voelen en snel aan de slag kunnen?
Een warm welkom voor nieuwe medewerkers
De introductie van een nieuwe medewerker is een belangrijk moment. Met een goede start zullen nieuwe medewerkers sneller volledig meedraaien. Daarnaast kan de introductie direct een flinke stimulans zijn voor de verbondenheid van de nieuwe medewerker met uw organisatie. De volgende onderdelen zijn belangrijk in een introductieprogramma:
- kennismaken met de leidinggevende en collega’s;
- het gebouw en alle algemene regels leren kennen;
- werkwijzen en afspraken rond de eigen werkzaamheden leren kennen;
- leren omgaan met devices en applicaties.
Devices en applicaties
Het ‘leren omgaan met devices en applicaties’ krijgt meestal niet zoveel aandacht. Een nieuwe medewerker ontvangt echter wel vaak een laptop, smartphone en allerlei inlogcodes voor applicaties in de organisatie. Daar heeft die persoon alleen wat aan als hij of zij weet hoe hij of zij deze moet gebruiken. Bovendien is het bij nieuwe medewerkers, waarvan uit wordt gegaan dat zij digivaardig zijn, het altijd nog maar de vraag of ze de devices en applicaties gebruiken op een manier die de organisatie wenselijk vindt.
Persoonlijke uitleg
We adviseren daarom om de ontvangst van devices en inlogcodes voor applicaties een vast onderdeel van een introductieprogramma te maken. Bij voorkeur uitgevoerd door een helpdeskmedewerker of anders door een digitaal zeer vaardige directe collega. Zorg ervoor dat de devices en applicaties vooraf al zijn ingericht voor de nieuwe medewerker, zodat hij of zij er gelijk mee aan de slag kan.
Werkscenario’s
Naast uitleg van de specifieke applicaties die uw gemeente gebruikt, is het zeker ook belangrijk een nieuwe medewerker te vertellen hoe ‘standaard applicaties’ als Skype, Teams, Outlook, etc binnen de organisatie worden gebruikt. Denk daarbij aan werkscenario’s als bijvoorbeeld ‘wanneer gebruik ik OneDrive, wanneer het social intranet, wanneer het zaaksysteem?’ En ook uitleg over de manier waarop je deze applicaties veilig gebruikt mag niet ontbreken.
Begeleiding in de periode erna
De persoonlijke uitleg over devices en applicaties tijdens de introductie kan eventueel opgevolgd worden met vaste contactmomenten in de weken erna. Want uiteraard heeft een nieuwe medewerker de eerste dag nog niet de meeste vragen. Die vragen komen pas als hij of zij aan de slag is. Een vaste medewerker van de helpdesk kan hiervoor tijd reserveren en de uitleg geven. Eventueel kan die uitleg aangevuld worden met speciale verdiepingslessen voor de verschillende applicaties in een online leeromgeving.
Kies voor een proactieve aanpak
Dit alles kost misschien wel wat tijd, zeker als een helpdeskmedewerker hiervoor ruimte in zijn of haar agenda moet reserveren. Er staan echter veel voordelen tegenover. Allereerst kan de nieuwe medewerker sneller volledig aan de slag. Ten tweede gebruikt hij of zij de devices en applicaties daarna op een manier die goed past bij de afspraken in de organisatie. Dit is ook belangrijk als het gaat om veiligheid en privacy. Bovendien reduceert het de vragen waarmee de nieuwe medewerker anders in de eerste weken contact met de helpdesk zal opnemen.
Een win-winsituatie
Een ander voordeel van een proactieve aanpak in de begeleiding van nieuwe medewerkers is dat het daarmee gemakkelijker is de inzet van helpdeskmedewerkers te plannen. Reactief is vaak ongepland, wat zomaar tot onverwachte pieken in het werk kan leiden en daarmee tot een hoge werkdruk. Een goede inwerkperiode is dus een win-winsituatie voor de medewerker, helpdesk en de hele organisatie.
Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.
Of volg ons op LinkedIn.
