Werkprocessen verbeteren nu we thuiswerken

Nu we veel thuiswerken worden onduidelijkheden in werkprocessen uitvergroot. Daar komt bij dat door de Coronacrisis veel zaken ineens anders gaan. En dat het drukker is. Door de afstand met collega’s zijn kleine haperingen niet meer op te lossen via een praatje bij de koffieautomaat of door even langs te lopen.

Onduidelijke werkprocessen leiden tot stress

Ontbreken werkprocessen of zijn ze onduidelijk? Dan krijg je last van bijvoorbeeld:

• werk dat zich maar blijft opstapelen;
• steeds brandjes moeten blussen;
• onduidelijkheid over wat er wel en niet op jouw bordje thuishoort.

Wanneer is een proces goed ingericht?

Een werkproces is goed ingericht als:

• het een duidelijk begin en eind heeft;
• dit proces helder is gedefinieerd voor degene die er eigenaar van is;
• een manager op basis van dit proces sturing kan geven.

Door duidelijk in een werkproces te definiëren wat het nut en de noodzaak van verschillende taken zijn en wie daarvoor verantwoordelijk is, kan er beter gestuurd worden op de beschikbare capaciteit. Juist als het druk is.

Hup! De bezem er doorheen!

Is het nu wel een goed moment om werkprocessen aan te pakken? Misschien denk je dat je daar geen tijd voor heeft midden in een pandemie. Maar met die gedachte loop je het risico in een vicieuze cirkel terecht te komen. Het werk is niet efficiënt ingericht en daardoor is het druk. En het blijft druk, omdat er geen tijd is om het werk efficiënt in te richten. Door de tijd te nemen om overbodige handelingen in kaart te brengen, bespaar je bij elke herhaling kostbare tijd. Of zoals een gemeenteambtenaar onlangs vertelde:

Het is jammer dat we in de haast geen tijd hebben genomen om te bepalen hoe we het werk gingen aanpakken, want achteraf gezien had twintig minuten extra afstemming een flink aantal uren werk gescheeld.

Gemeenteambtenaar

Klant

Zeven tips om goed te starten

Als je een proces wil verbeteren, kom je met gezond verstand al een heel eind. Wil je wat dieper op de materie ingaan? Dan zal een aantal principes van onder andere de Lean-filosofie erg nuttig voor je zijn.

1. Ga met een open blik het gesprek aan

Praat met mensen die het werk daadwerkelijk uitvoeren en stel open vragen. Wie doet wat en op welke manier? En ga hierbij uit van de ‘rauwe realiteit’. Waak er in dit stadium voor dat je te snel aannames doet. Als iemand bijvoorbeeld aangeeft dat er wel ergens werkprocessen beschreven zijn, maar deze vervolgens niet kan vinden of toelichten, dan is dat de informatie.

2. Doe het samen

Helemaal alleen een werkproces uitpluizen is niet alleen moeizaam, maar leidt misschien ook tot blinde vlekken. Zoek naar de rode draad in de gesprekken die je met betrokken medewerkers voert. Daarmee kun je de huidige werksituatie goed in beeld brengen. Eventuele tegenstrijdigheden kunnen gezamenlijk met het team of de afdeling besproken worden. Dat is meteen ook een gelegenheid om af te stemmen wat de wenselijke situatie zou moeten zijn. Deze aanpak heeft als welkome bijkomstigheid dat werkprocessen breder gedragen worden.

3. Maak een eenduidige verdeling van taken en rollen

Als er eenmaal een duidelijk beeld is van wat de wenselijke situatie is, maak dan ook een eenduidige onderverdeling van taken en rollen. Let er hierbij op dat elke taak een eigenaar heeft. Het is belangrijk dat de eigenaar zich ervan bewust is dat het eigenaarschap niet per se betekent dat hij of zij de taak ook zelf moet uitvoeren. Het gaat bij het beleggen van de verantwoordelijkheid erom dat de taak ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

4. Breng het werkproces toegankelijk in beeld en in herinnering

Hoe een werkproces eruitziet is belangrijk. Er zijn legio mogelijkheden om processen te visualiseren. Kies in overleg een vorm die het beste bij het team of de afdeling past. En wees creatief in het herhaaldelijk onder de aandacht brengen ervan bij medewerkers. Aan de muur hangen is niet genoeg, wellicht een quiz tijdens de vrijmibo wel.

5. Kleine stappen

Maak het project niet te groot. Een bekende valkuil is om meteen alles door te willen lichten. Hier past het credo: stapje voor stapje. Daarmee blijven eventuele veranderingen overzichtelijk en is het op een andere manier werken beter vol te houden.

6. Maak het leuk!

Een van de meest onderschatte factoren voor het al dan niet slagen van een dergelijke klus is het aantrekkelijk maken voor de deelnemers. Wees creatief en betrek medewerkers erbij. Laat hen bij voorkeur zelf bedenken hoe zij dit leuk kunnen maken. Des te beter het resultaat.

7. Creëer een opfris-ritme

Werkprocessen zijn dynamisch en blijven alleen binnen een team leven als deze met regelmaat worden herzien. Denk aan een jaarlijkse voorjaarsschoonmaak. Creëer een ritme zodat de waan van de dag niet de overhand krijgt en werkprocessen op gezette tijden een flinke opfrisbeurt krijgen.