Home / Werkprocessen stroomlijnen / Digitaal werken / Gaat mijn H-schijf verdwijnen?

Gaat mijn H-schijf verdwijnen?

Raak ik mijn H-schijf kwijt? En zo ja, wat gebeurt er dan met mijn persoonlijke bestanden? We kregen deze vraag van een lezer. De organisatie waar hij werkt stapt binnenkort over op Office 365.

H-schijf: een plek voor jezelf

De H-schijf is superhandig. U kunt er bijvoorbeeld uw eigen notities op opslaan. Of rapporten die half af zijn zolang parkeren. De H-schijf is daar veel geschikter voor dan de C-schijf van uw pc of laptop. Want als u uw bestanden opslaat op uw pc of laptop, loopt u het risico dat u ze kwijtraakt als uw pc stuk gaat. De H-schijf hoort tot het IT-netwerk van uw organisatie. Uw bestanden staan dus veilig in de serverruimte en worden als het goed is ook nog eens netjes geback-upt.

Is de H-schijf nog van deze tijd?

Steeds meer organisaties vragen zich echter af of de H-schijf nog wel past bij deze tijd. Want wat als u ziek bent en een collega wil verder werken aan een rapport waarmee u bezig was? Meer in het algemeen is het zo dat we steeds meer gaan samenwerken, in steeds meer verschillende netwerken. Dat vraagt om transparantie en mogelijkheden informatie gemakkelijk te kunnen delen. Het is de vraag of de H-schijf daarvoor de meest geschikte oplossing is.

De komst van Office 365

We zien bovendien dat steeds meer organisaties de stap naar Office 365 maken. Daarbij is het weliswaar mogelijk de eigen servers en dus ook de H-schijf in de lucht te houden, maar medewerkers krijgen vaak ook de beschikking over opslagruimte via OneDrive en vaak ook SharePoint. Dit maakt de opslagvraag voor medewerkers een stuk ingewikkelder. Wat is de beste plek een beleidsstuk op te slaan dat nog in ontwikkeling is bijvoorbeeld? H-schijf, projectschijf, OneDrive of ergens op SharePoint? En mag iedereen dat zelf beslissen of maakt de organisatie of de afdeling daar afspraken over?

Onze privébestanden

Hoe regelt u thuis eigenlijk de opslag van uw bestanden? Foto’s bijvoorbeeld, daarvan vindt u het belangrijk dat ze niet verloren gaan. Toch kan dat gebeuren als u ze op uw telefoon laat staan. De telefoon kan kapotvallen of gestolen worden. Weg mooie herinneringen. Daarom slaan steeds meer mensen hun foto’s op in de cloud. Daarmee voorkomt u niet alleen dat u ze zomaar kwijtraakt, u kunt de foto’s ook via bijvoorbeeld uw pc of tablet bekijken, waar u ook bent.

Het Nieuwe Werken

Als we privé onze bestanden steeds vaker in de cloud opslaan, waarom doen we dat zakelijk dan niet? Binnen Office 365 kunt u uw persoonlijke bestanden opslaan in OneDrive. Dat heeft veel voordelen. Uw bestanden worden net als die op uw H-schijf automatisch geback-upt. Op OneDrive kunt echter zelf oudere versies van een document terugzetten. Verder kunt u deze bestanden vanaf iedere locatie, vanaf iedere pc en op ieder tijdstip benaderen. En als u wilt, kunt u ze met een muisklik delen met collega’s. Dit past helemaal bij het Nieuwe Werken.

Flexibel samenwerken

Samenwerken kan binnen Office 365 via Teams of SharePoint. Bijvoorbeeld door een eigen site te starten voor uw afdeling of samenwerkproject met collega’s van andere afdelingen of organisaties. Binnen zo’n site kunt u niet alleen samen aan documenten werken, u heeft tegelijkertijd de beschikking over allerlei chat-, vergader- en andere communicatiemiddelen. Alle documenten, gesprekken, verslagen, vergaderingen etc. worden netjes opgeslagen in de cloud en zijn wederom te benaderen vanaf iedere locatie, vanaf iedere pc en op ieder tijdstip.

Weg met de H-schijf

Al deze nieuwe mogelijkheden betekenen wel dat de overstap naar Microsoft Office 365 meer is dan even een nieuwe versie installeren. Een gebruikersadoptieprogramma is noodzakelijk om te zorgen dat u en uw collega’s de nieuwe mogelijkheden van Office 365 daadwerkelijk leren kennen en leren gebruiken. U zult dan zelf ervaren dat de cloud u veel meer samenwerkingsmogelijkheden en flexibiliteit biedt dat uw vertrouwde H-schijf. Die H-schijf mag dan hoogstwaarschijnlijk ook van u wel weg.

Heeft u ook een vraag? Laat het ons weten!

In onze nieuwsbrief geven wij graag antwoord op vragen van onze lezers. Heeft u een vraag over een belangrijk onderwerp voor lokale overheden? Stel deze dan aan ons via een e-mail naar info@quarant.nl. Vermeld in het onderwerp dat het gaat om een lezersvraag. Als wij uw vraag selecteren, nemen we contact met u op.

 

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

Aanbevolen berichten