Is het zaaksysteem of de inrichting al over de houdbaarheidsdatum heen?
De afgelopen tien jaar is Quarant bij veel aanbestedingen en implementaties van zaaksystemen betrokken geweest. In die tijd is er veel veranderd bij gemeenten. Er zijn meer en andere taken bijgekomen. Gemeenten werken meer samen. En digitaal werken is standaard geworden. Zijn de applicaties voor zaakgericht werken meegegroeid?
Tempoverschillen bij gemeenten
Er is een groot verschil in tempo waarin gemeenten zaakgericht werken omarmen. Een deel van de gemeenten zet nu pas de eerste stappen, terwijl bij andere gemeenten het zaaksysteem al aan vervanging toe is. Die laatste groep kan dankzij hun ervaring de aanbesteding van het nieuwe systeem veel gerichter uitvoeren. Gemeenten die net starten kunnen veel leren van de ervaringen van hun collega’s.
Complex versus generiek
In de beginfase van zaakgericht werken kozen veel gemeenten voor complexe zaaktypes en zeer specifieke workflow afhandelingsstructuren bij de inrichting van het zaaksysteem. Hierdoor bleek het later echter lastig procesverbeteringen door te voeren die niet in lijn zijn met die inrichting. Inmiddels kiezen veel gemeenten daarom voor eenvoudige of generieke zaaktypes bij de inrichting van het zaaksysteem. Dit betekent minder procesondersteuning, maar het sluit wel beter aan bij de vele veranderingen waarmee gemeenten te maken hebben.
Tempoverschillen bij leveranciers van zaaksystemen
Het tempo waarin leveranciers hun producten ontwikkelen verschilt ook behoorlijk. Kijk je naar de grote lijn, dan zie je dat ze allemaal moeite hebben de snel veranderde organisatievormen en I&A-landschappen bij gemeenten bij te houden. Een complicerende factor voor de ruim vijfentwintig leveranciers is dat de markt van ongeveer vijfhonderd organisaties te klein is om een gezonde marktwerking en productontwikkeling mogelijk te maken. Er is te weinig investeringsruimte om producten echt verder te ontwikkelen. Zeker nu gemeenten steeds vaker vanuit een cloudstrategie vragen om een SaaS-oplossing voor het zaaksysteem.
Verandering in aanbestedingen
In de afgelopen tien jaar is de manier waarop gemeenten applicaties voor zaakgericht werken aanbesteden veranderd. Andere wetgeving en de introductie van Best Value Procurement spelen daarin een belangrijke rol. Verder hebben organisaties als KING samen met leveranciers voor meer standaarden gezorgd. Bestekken van 200 pagina’s met honderden eisen en wensen zijn daardoor niet meer van deze tijd.
Afschrijvingstermijn en levensduur zaaksysteem
De economische afschrijvingstermijn van een zaaksysteem is gemiddeld zeven jaar. Maar de gebruiksduur is vaak korter. Zeker als de leverancier het tempo van veranderingen bij gemeenten niet kan bijbenen. Of als de inrichting van het zaaksysteem te specifiek is om verbeteringen door te voeren. Wat kun je als gemeente doen als je halverwege de afschrijvingstermijn bent en je aanloopt tegen beperkingen van de manier waarop je het zaaksysteem hebt ingericht?
Durf opnieuw te beginnen
Als het zaaksysteem wat betreft releases en koppelingen actueel is, is er een oplossing: begin opnieuw in een schone omgeving, naast je bestaande omgeving. Ontwikkel daarvoor eerst een nieuwe, meer generieke visie op zaakgericht werken, procesafhandeling en zaaktypegebruik. Richt vervolgens je nieuwe omgeving in. En introduceer de nieuwe eenduidige manier van werken voor de hele organisatie.
Nieuwe manier van werken
Vergeet niet de digitale vaardigheden van de medewerkers ook op peil te brengen. Dat is niet alleen belangrijk om ervoor te zorgen dat ze het zaaksysteem en andere applicaties correct gebruiken. Goede digitale vaardigheden helpen medewerkers die systemen en applicaties vooral effectiever en efficiënter te gebruiken. Dat betekent meer tijd voor de eigen vakinhoud. En daarmee wordt zaakgericht werken weer het middel, niet het doel.
Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.
Of volg ons op LinkedIn.
