In 5 stappen naar een nieuw informatiebeleid
Staat jouw organisatie weer aan de start van een nieuw informatiebeleidscyclus? Dan moet je in je informatiebeleidsplan je ambities, principes en richtlijnen voor de komende drie tot vijf jaar weer gaan opschrijven. Dit klinkt eenvoudig, maar dat is het niet. Want hoe zorg je ervoor dat je informatiebeleid aansluit bij je organisatiedoelen? Dat je anticipeert op technologische ontwikkelingen zonder te ver voor de troepen uit te lopen? En dat je plan daadwerkelijk wordt uitgevoerd en niet in een diepe la verdwijnt?
Stap 1: Onderzoek de organisatiedoelen
Belangrijk is dat je weet welke richting je organisatie op wil. Die informatie haal je uit raads- en collegeprogramma’s en toekomstvisies voor bijvoorbeeld je dienstverlening en bedrijfsvoering. Daarnaast zijn er externe ontwikkelingen waarmee je te maken gaat krijgen op het gebied van wetgeving, techniek en maatschappij. Bespreek samen met in- en externe deskundigen welke van die ontwikkelingen relevant zijn voor je organisatie, hoe ze van invloed zijn en wat ze je eventueel kunnen opleveren. Zo ontstaat er een beeld van de ambities en ontwikkelingen die je met je informatievoorziening moet gaan ondersteunen.
Stap 2a: Schets de toekomst van je informatievoorziening
Op basis van stap 1 kun je bepalen welke ICT-middelen en diensten je nodig gaat hebben. En welke inrichtingsprincipes het meest geschikt zijn. Denk bijvoorbeeld aan een goede cloudstrategie met bijpassende applicatie- en informatiearchitectuur.
Stap 2b: Maak een sourcinganalyse
Bedenk ook wat je wel zelf wilt doen en wat niet. Opslag en infrastructuur zijn typische voorbeelden van onderdelen die steeds meer organisaties uitbesteden. Net als cybersecurity op onderdelen, omdat daarvoor steeds specialistischere kennis nodig is. Een sourcinganalyse helpt je om voor I&A-gerelateerde services te bepalen wat voor jouw organisatie de beste leverings-oplossingen zijn.
Stap 2c: Schets de toekomst van je I&A-formatie
Stap 2a en 2b zijn dan weer de basis om te bepalen welke I&A-rollen je nodig gaat hebben. En om hoeveel FTE het gaat.
Informatiebeleidsplan, sourcinganalyse, cloudstrategie en transitieplan: waarom heb je ze nodig?
Stap 3: Inventariseer de huidige situatie
Als je weet waar je heen wilt, is het tijd te bepalen hoe je daar wilt komen. Daarvoor moet je weten waar je nu staat. Welke ICT-middelen en diensten gebruikt je organisatie? Welke I&A-gerelateerde rollen kent je organisatie en om hoeveel FTE gaat dit? En wat gaat er nu niet goed? Voer hierover gesprekken in je organisatie en kijk naar aanbevelingen in audits, van rekenkamercommissies, klanttevredenheidsonderzoeken en ondernemerspeilingen. Het helpt enorm als je in de besluitvormende fase kunt aansluiten bij dit soort onderzoeken, omdat het management, bestuur en gemeenteraad ze vaak kent.
Stap 4: Zet alle veranderingen op een rij
Ken je je gewenste situatie en de situatie nu? Dan zie je aan de verschillen wat er allemaal moet veranderen. Je ziet dan welke ICT-middelen en diensten erbij moeten komen, welke je kunt afstoten en welke je wilt aanpassen. Ook zie je de gevolgen voor je I&A-formatie. Welke kennis en vaardigheden ga je extra nodig hebben? Welke minder? Moet je bijscholen? Werven? Afscheid nemen van mensen?
Stap 5: Maak een realistisch uitvoeringsplan
Het gat tussen de gewenste en de huidige situatie is vaak behoorlijk groot. Maak een realistisch uitvoeringsplan om een brug tussen beide situaties te slaan. Zorg dat al je mooie ideeën en ambities omgezet worden in concrete acties en projecten met de benodigde middelen. En stel daarin prioriteiten. Op basis van zo’n realistische planning kun je ook bijtijds capaciteit en kunde organiseren, binnen of buiten je organisatie.
Laat je inspireren voordat je begint!
Voor dit hele proces geldt: bedenk niet alles in je eentje achter je bureau. En ook niet aan vergadertafels met steeds dezelfde mensen. Laat je inspireren. Gemeenten die op een onderdeel voorop lopen, willen collega-gemeenten vaak met veel plezier informeren over hun voortgang, best practices en missers. Maak zeker ook eens een uitstapje naar andere (semi-) overheden om te kijken hoe zij bijvoorbeeld datatoepassingen inzetten of hun dienstverlening hebben georganiseerd. Vraag ook marktpartijen en adviesbureaus naar trends en mogelijkheden. En last but not least: geef inwoners de gelegenheid om mee te denken over relevante thema’s, bijvoorbeeld over hoe je burgerparticipatie digitaal faciliteert.
Podcast: De kracht van een digitaal ecosysteem
En doe het samen!
Je hebt de organisatie niet alleen nodig om input voor het plan te verzamelen, maar ook om het in de praktijk te brengen. Zorg ervoor dat degenen die mogen beslissen over ICT-middelen en diensten de ambities, principes en richtlijnen van je informatiebeleidsplan kennen. En dat hun beslissingen daarmee in lijn zijn. Zonder zo’n commitment van de organisatie is de kans groot dat je plan in een diepe la verdwijnt. Dat is niet alleen zonde van al je werk, maar op den duur slecht voor je informatiehuishouding en daarmee ook voor de bedrijfsvoering en dienstverlening van je organisatie.
Meer informatie?
Wij hebben in de afgelopen jaren tientallen gemeenten geholpen bij het opstellen van een I-visie, informatiebeleid, cloudstrategie en/of sourcinganalyse. We helpen ook jouw gemeente graag de lijnen uit te zetten voor de komende jaren! Wil je meer weten? Neem dan contact op met Klaas. Of laat een bericht achter in de chat.
