ICT is pas een oplossing bij digitaal vaardige gebruikers
Gemeenten investeren flink in ICT-oplossingen. De aangeschafte producten en diensten zijn echter alleen een echte oplossing als ze efficiënt en veilig gebruikt worden. Daarom is het belangrijk ook te investeren in digitale vaardigheden van medewerkers. Een goed gebruikersadoptieprogramma helpt daarbij. In deze blog leest u welke randvoorwaarden belangrijk zijn voor een gebruikersadoptieprogramma.
De inhoud van een gebruikersadoptieprogramma
In eerdere blogs hebben we het belang van een goed gebruikersadoptieprogramma al beschreven. Zo’n programma bestaat uit een mix van knoppentrainingen en trainingen gericht op werkscenario’s en helpt individuele medewerkers op maat. Het verhoogt bijvoorbeeld de basiskennis van applicaties die organisatiebreed worden gebruikt. Denk daarbij aan Outlook, Word, Excel, uw zaaksysteem of een vergaderapp. Daarnaast worden ook de informatievaardigheden van medewerkers verhoogd. Daarbij gaat het om slim en snel informatie kunnen vinden, maar ook om kennis van informatieveiligheid.
De randvoorwaarden voor een gebruikersadoptieprogramma
De inhoudelijke invulling van een gebruikersadoptieprogramma is slechts stap één. Uit ervaring weten we dat om dit programma daadwerkelijk te laten slagen, de volgende randvoorwaarden belangrijk zijn:
Maak er geen I&A-feestje van
Medewerkers moeten de urgentie voelen om hun digitale vaardigheden te ontwikkelen. Daarom is het noodzakelijk dat de communicatie rondom een gebruikersadoptieprogramma vanuit leidinggevenden en teamleiders komt. Daarmee krijgt het programma het juiste gewicht. Digitale vaardigheid is niet alleen belangrijk voor I&A, maar voor de hele organisatie. Het hogere doel is niet om handig te worden met pc’s, maar een betere dienstverlening naar burgers en bedrijven, efficiënt en veilig samenwerken met ketenpartners en effectiever het eigen werk uitvoeren.
Stel voldoende tijd beschikbaar
Medewerkers moeten van hun leidinggevenden de tijd krijgen aan het programma mee te doen. Uit enquêtes weten we dat medewerkers, buiten hun primaire werkzaamheden om, maximaal een half uur in de week willen besteden aan de ontwikkeling van hun digitale vaardigheden. Dat lijkt misschien niet veel, maar organisatiebreed zijn dat flinke investeringen. Die investeringen worden echter terugverdiend als medewerkers hun digitale hulpmiddelen effectiever gaan gebruiken.
Maak vooruitgang inzichtelijk
Het inzichtelijk maken van vooruitgang stimuleert het leerproces. Dit kan met kennismetingen. U kunt deze metingen onderdeel maken van de ontwikkelgesprekken van de medewerkers, maar soms leidt dat tot weerstand. Een alternatief is om de ontwikkeling op teamniveau te delen binnen de organisatie. Bijvoorbeeld door teamscores te laten zien op centrale videoschermen. Of ieder kwartaal het team dat de grootste vooruitgang boekt extra budget te geven voor een leuk teamuitje. Dit maakt het ontwikkelen van digitale vaardigheden op een leuke manier competitief.
Borg gebruikersadoptie in uw werkprocessen
Ten slotte is het belangrijk te begrijpen dat een gebruikersadoptieprogramma geen tijdelijk opleidingstraject is. Het up-to-date houden van digitale vaardigheden is een continu proces. Maak het daarom een vast onderwerp in periodieke team-overleggen of medewerkersgesprekken. Neem digitale vaardigheden zeker ook op in het inwerktraject van nieuwe medewerkers. Zorg dat deze nieuwe medewerkers zo snel mogelijk voldoen aan het basisniveau dat nodig is om organisatiebrede applicaties als Office-producten, uw zaaksysteem of samenwerkportaal goed en veilig te kunnen gebruiken.
Meer informatie?
Herman beantwoordt graag jouw vraag. Of laat een berichtje achter in de chat. We beantwoorden jouw vraag dan zo snel mogelijk
