Home / Informatie managen / Basis-, geo en kernregistraties / Maak van datakwaliteit topprioriteit!

Maak van datakwaliteit topprioriteit!

Zorgvuldig en volledig registreren. Misschien vind je dat niet zo’n leuk onderdeel van je werk. Toch is het erg belangrijk. Want gemeenten zijn gegevensverwerkende organisaties en data is daarbij de belangrijkste grondstof. Die moet dus van goede kwaliteit zijn. En dat begint bij registreren. In deze blog lees je meer over het belang van datakwaliteit. En we geven je tips hoe je ook bij je collega’s het belang ervan onder de aandacht brengt.

Data is de basis van je dienstverlening

Op basis waarvan beslis je of iemand recht op zorg of een uitkering heeft? Of dat een initiatief wel of niet binnen een bestemmingsplan past? Hoe onderbouw je dat je de publieke gelden goed besteedt? Hoe zie je wat de werkvoorraad van je team is? Op basis waarvan leg je verantwoording af aan directie en raad? Voor al deze zaken, en voor nog veel meer, vertrouw je op de gegevens in je informatiesystemen. Dit betekent dat die gegevens volledig, accuraat en actueel moeten zijn, anders neem je minder goede of zelfs verkeerde beslissingen.

Data als basis voor verbeteringen

Steeds meer organisaties zien de nut en noodzaak van datagedreven werken in. Grote techbedrijven en flitsende webwinkels doen dit al jaren. Op basis van je (aankoop)gedrag, voorspellen ze wat je volgende stap is. En ze proberen je te verleiden die stap bij hen te zetten. Gemeenten hoeven niet zoveel mogelijk te verkopen. Maar ze willen wel graag excellente dienstverlening leveren, het burgers gemakkelijk maken, ze ontzorgen en ze helpen. En ook daar helpt datagedreven werken bij.

Verbeteren met data
Als je je data gaat analyseren, vind je vaak al behoorlijk wat verbeter- of bespaarmogelijkheden. Door bijvoorbeeld verbanden te leggen tussen schuldhulpverlening en belastinginning kun je misschien voorkomen dat burgers die het moeilijk hebben in nog grotere problemen komen. Soms kun je ook relatief gemakkelijk nieuwe interessante databronnen aanboren. Denk aan slimme prullenbakken bijvoorbeeld, die je vertellen wanneer ze bijna vol zijn. Met die data kun je de routes van ophaaldiensten optimaliseren.

Data als basis voor participatie

Met de data die je als gemeente bezit, kun je ook anderen helpen slimmere beslissingen te nemen. Het gaat dan om gegevens die je deelt met ketenpartners en andere overheden. Maar ook om open data die je aan bedrijven en burgers beschikbaar stelt. Dat vraagt uiteraard wel om goed zicht op wettelijke kaders, veiligheid en privacy. En het vraagt om presentaties van die data waar burgers en bedrijven mee overweg kunnen. De verwerking van wet- en regelgeving in toepasbare regels zoals nu gebeurt voor de Omgevingswet is daar een goed voorbeeld van. Zeker als je die regels overzichtelijk op een kaart weet te projecteren. Burgers en bedrijven weten dan met één klik op de kaart wat er in een gebied wel en niet mag.

Een flinke administratie

Goede beslissingen, zicht op verbetermogelijkheden en participatie van burgers en bedrijven zijn alleen mogelijk als je data van goede kwaliteit is. Maar lukt het jouw organisatie de datakwaliteit altijd te waarborgen? Het is een hele klus voor medewerkers alle data netjes te registreren en bij te houden in de vele systemen die er in de organisatie zijn. Zeker omdat dit zelden iemands primaire taak is. Dus als het druk is, ontstaat misschien de neiging om de administratieve taken minder secuur uit te voeren of uit te stellen. Zo worden de registraties en de data erin minder betrouwbaar.

Tip 1: Blijf belang datakwaliteit uitleggen

Het is zaak alle medewerkers het belang van goed registreren te blijven uitleggen. Maak duidelijk dat het geen extra werk is, bedacht om ze te pesten. Laat zien wat je met alle gegevens doet. Hoe collega’s van andere afdelingen profiteren van de extra inspanningen. Laat zien dat je dankzij registraties in dashboards snel actuele werkvoorraden kunt zien. Dat ze helpen ervoor te zorgen dat burgers op tijd antwoord krijgen op vragen. Dat ze helpen doelen te stellen en het daarmee een volgende periode weer net iets beter te doen. En zo door.

Tip 2: Maak duidelijk dat dashboards voor sturing zijn, niet voor controle

Al die dashboards met realtime informatie zijn nieuw in veel gemeenten. Dat is even wennen. Van belang is dat het voor medewerkers duidelijk is dat ze niet zijn bedoeld om op medewerkersniveau te zien wie wel en wie niet presteert. Gebruik ze daar ook niet voor. Het gaat om inzicht in hoe een team of afdeling ervoor staat. En om te kijken of verbeterideeën werken. Zo helpen deze dashboards je stap voor stap je dienstverlening sneller, transparanter en slimmer te maken.

Tip 3: Voorkom onnodig en dubbel registreren

Het belang van goed registreren uitleggen aan medewerkers is niet het enige noodzakelijke om de datakwaliteit van je organisatie op orde te houden. Het is ook belangrijk dat je naar medewerkers luistert als ze het nut van het registreren van bepaalde gegevens niet inzien. Gebruik je die gegevens eigenlijk wel, eventueel op andere plekken in je organisatie? Of hebben de medewerkers gelijk en voegen de gegevens weinig toe? Voorkom onnodig registreren. En voorkom dubbel registreren. Is de gevraagde informatie al beschikbaar in andere systemen? Probeer ze dan met elkaar te koppelen. Lukt dat niet een, twee drie, leg dan uit waarom niet en wanneer wel. Laat in ieder geval merken dat het je aandacht heeft en houdt.

Tip 4: Kies voor één team voor gegevensbeheer

Denk na over een aparte afdeling gegevensbeheer, los van de vakafdelingen. Die afdeling beheert alle kern- en basisregistraties. Inconsistenties worden teruggekoppeld aan de bronhouders die ze oplossen. Het is een goede basis om ervoor te zorgen dat alle afdelingen altijd over actuele en betrouwbare gegevens beschikken. Het brengt je daarmee ook weer een stap dichter naar eenmalige registratie, meervoudig gebruik van gegevens. Bovendien benadrukt zo’n apart team nogmaals het belang van datakwaliteit voor bijna alle taken die je als gemeente hebt.

Meer informatie?

Heb je vragen over deze blog? Of wil je vrijblijvend van gedachten wisselen over hoe je de datakwaliteit van jouw organisatie kunt verbeteren? Neem dan contact op met René Wanders: rene.wanders@quarant.nl, 06 336 309 34.

 

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld je aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

René Wanders
René Wanders
Mijn specialismen zijn e-dienstverlening en informatiemanagement. Ik word enthousiast van het optimaliseren van processen. Met mijn pragmatische en betrokken aanpak houd ik de vaart in het proces en de juiste doelstellingen in het oog. Ook denk ik mee over een passende aanpak met visie op de toekomst. 06 336 309 34
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten