Home / Informatie managen / Informatie en beveiligingsbeleid / Informatiebeleidsplan: vergeet de realisatie niet te organiseren!

Informatiebeleidsplan: vergeet de realisatie niet te organiseren!

Iedere organisatie steekt energie in het opstellen – en hopelijk ook het actueel houden – van een informatiebeleidsplan of een I-visie. Lezen we zo’n plan dan is de conclusie van Quarant vaak: “Er staat geen enkele leugen in”. Dat is prettig, maar meestal niet de reactie die men verwacht. We stellen daarom in dat geval ook gelijk een tegenvraag: “Hoe gaat u uw ambities realiseren?”

Informatiebeleidsplannen in alle soorten en maten

In de informatiebeleidsplannen die we zien, staat bijna altijd wel een mooie opsomming van alle wettelijke ontwikkelingen die op gemeenten afkomen, plus de VNG-ambities, plus een aanvulling met de lokale prioriteiten. Het zijn meestal dikke documenten, waarvan soms de hoofdlijnen zijn samengevat op een prachtige poster. Vaak worden ze door het MT of de directie vastgesteld. Slechts in een enkel geval vinden we er een uitvoeringsplanning of begroting bij.

Wat is het effect?

Helaas leert de praktijk dat veel informatiebeleidsplannen nog geen deuk in een pakje boter slaan. Het opschrijven van al die mooie ambities en scherpe principes is blijkbaar geen garantie voor het realiseren van deze ambities en het werken volgens deze principes. Onderdeel van het probleem is dat veel organisaties projecten op projecten stapelen. En dat projecten minder resultaat opleveren dan bedoeld. Projecten veranderen bovendien nogal eens in langlopende processen. De vraag is hoe u de ambities van het informatiebeleidsplan dan wel realiseert?

Organiseer de realisatie

Ons advies luidt: organiseer de realisatie direct als u een informatiebeleidsplan opstelt. Dan voorkomt u dat u al op voorhand de teleurstelling in uw plannen inbakt. Bij het begrip ’organisatie van de realisatie’ moet u denken aan zaken als:

  • Zorg voor een volledig ingericht en goed functionerend portfoliomanagement. Hierbij hoort een proces dat ieder idee en initiatief toetst aan de strategische doelen van de organisatie. Met portfoliomanagement voorkomt u ook dat projecten op projecten gestapeld worden.
  • Geef de I-adviseur een centrale positie binnen het portfoliomanagementproces. En borg daarmee dat hij of zij in een vroeg stadium bij initiatieven wordt betrokken.
  • Vul de functie van I-adviseur in op een manier die past bij deze centrale rol. Belangrijk zijn goede communicatieve eigenschappen. Daarnaast moet de I-adviseur zowel mensen als de verschillende vlakken van het 9-vlaksmodel van Rik Maes met elkaar kunnen verbinden.
  • Vakafdelingen moeten zelf ook voldoende realisatievermogen hebben. Denk bijvoorbeeld aan collega’s die het functionele projectleiderschap op een goede manier kunnen invullen.
  • Zorg voor voldoende tactische I-adviseurs om het groeiende aantal projecten met een dominant I-aspect te begeleiden. Of regel dat u deze snel en gemakkelijk kunt inhuren op momenten dat dit nodig is.
9-vlaks model Rick Maes

9-vlaks model Rik Maes

Regel de randvoorwaarden

Om de realisatie van uw informatiebeleidsplan te organiseren moet u verder de volgende randvoorwaarden invullen:

  • Helderheid welk type gemeente u wilt zijn: een innovatieve gemeente of een gemeente die op traditionele wijze haar diensten wil aanbieden. En kiest u in principe alleen voor het goedkoopste dienstverleningskanaal of wilt u de burger juist graag verwennen door een veelvoud aan dienstverleningskanalen aan te bieden.
  • Een programma-aanpak voor gerelateerde projecten;
  • Een goede positionering van strategische informatiemanagement binnen de organisatie;
  • Voldoende verandercapaciteit binnen zowel de vakafdelingen als binnen de I&A-organisatie.

Van quickscan naar meerjarig doorontwikkelingsplan

Wilt u weten hoe de Informatiemanagementfunctie van uw organisatie er nu voor staat? En hoe u vanuit dit beeld een meerjarig doorontwikkelingsplan kunt opstellen voor de I-functie, inclusief formatie, inbedding in de organisatie, begroting en realisatiestappen? Neem dan contact op met Wim Hoekstra.

 

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

Wim Hoekstra
Wim Hoekstra
Ik ben één van de partners van Quarant en werkzaam als Consultant. Dienstverlening verbeteren, meer samenwerken met andere gemeenten en interne werkprocessen stroomlijnen, daar liggen nog genoeg mogelijkheden. Mijn specialisme is het zorgen voor goede informatisering en automatisering. Meer informatie? 06 212 606 38
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten