Home / Informatie managen / Informatie en beveiligingsbeleid / De I-adviseur als vertaalmachine

De I-adviseur als vertaalmachine

Wat doet een goede I-adviseur? Op strategisch niveau adviseren over de toekomst en de ambities van de organisatie? Op tactisch niveau het projectportfolio beheren en Informatievoorzieningsprojecten leiden? Op uitvoerend niveau ondersteunen van eindgebruikers bij de adoptie van nieuwe software? In deze blog leest u hoe u de rol van de I-adviseur zo optimaal mogelijk invult.

Verbinden en vertalen

Een I-adviseur bevindt zich midden in het 9-vlaksmodel van Rick Maes. Hij of zij verbindt uitvoering en strategie, techniek en processen en mensen met elkaar. Dat betekent dat hij of zij zowel in de breedte als in de diepte moet kunnen meedenken met collega’s. En op veel borden tegelijk moet kunnen schaken. U kunt een I-adviseur dan ook zien als degene die visie en beleid naar de praktijk vertaalt en weer terug. En dat met de juiste focus voor alle lagen in de organisatie.

Het informatiebeleidsplan als basis

Het informatiebeleidsplan is een belangrijke leidraad in het werk voor een I-adviseur. Hierin staat hoe I&A de komende jaren de ambities van uw gemeente op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering wil waarmaken, rekening houdend met externe ontwikkelingen vanuit de maatschappij, technologie en (veranderende) wetgeving. De I-adviseur heeft in de regel dit informatiebeleidsplan mede opgesteld. Als het is vastgesteld, heeft hij of zij als taak de inhoud over de bühne te brengen en het levend te houden.

Het informatiebeleidsplan levend houden

Helaas zullen de meeste collega’s het informatiebeleidsplan niet uit zichzelf lezen. Het is daarom een taak voor de I-adviseur dit plan te vertalen naar de concrete praktijk voor de verschillende afdelingen en lagen in de organisatie. Belangrijke uitdaging daarbij is dit zodanig te doen dat de verschillende afdelingen en lagen snappen waarom deze koers wordt gevolgd en de meerwaarde ervan voor de organisatie als geheel leren herkennen. Dit is niet eenvoudig. De verschillende afdelingen en lagen hebben namelijk niet altijd dezelfde belangen en spreken ook niet altijd dezelfde taal.

Voelsprieten in de hele organisatie

Het is belangrijk dat een i-adviseur voelsprieten in de hele organisatie heeft. In de praktijk volgt namelijk niet iedereen netjes het change-proces. In dat geval kan het zomaar te laat zijn nog te adviseren in de lijn van het informatiebeleidsplan. Communicatiemedewerkers, websitebeheerders en applicatiebeheerders zijn collega’s die functionele wensen vaak al in een vroeg stadium kennen. De I-adviseur moet dus de lijntjes met deze collega’s zeker kort houden en stimuleren dat ze hem of haar pro-actief betrekken bij ideeën of wensen.

Periodieke gesprekken

Verder doet een I-adviseur er verstandig aan periodieke gesprekken te plannen met afdelingshoofden. Zij horen op de hoogte te zijn van de wensen, behoeften en plannen in de organisatie. De I-adviseur leert dan wat er speelt. En hij of zij kan op tijd ingrijpen en met alternatieven komen als een voorgenomen wijziging of investering in ICT niet past binnen het informatiebeleidsplan. Ook periodiek aansluiten bij een regulier afdelings- of teamoverleg kan nuttig zijn om een vinger aan de pols te houden. Een extra voordeel daarvan is dat de I-adviseur voor alle medewerkers zichtbaar blijft en daarmee I&A een gezicht geeft naast de bekenden hoofden en stemmen van de helpdesk.

Inspireren, luisteren, adviseren en presenteren

De inhoud van de gesprekken die een I-adviseur voert zijn zeer verschillend. Grofweg onderscheiden we de volgende vier typen gesprekken:

  • nieuwe inzichten brengen en inspireren
  • sentimenten, behoeften en wensen ophalen
  • adviseren op basis van het informatiebeleid en de informatie-architectuur
  • voortgang en inhoud op hoofdlijnen presenteren van projecten, veranderingen, concepten, etc.

Gesprekspartner op elk niveau

Ieder type gesprek kan met verschillende doelgroepen plaatsvinden: eindgebruikers, applicatiebeheerders, MT-leden, college van B&W, raadscommissies. Deze doelgroepen hebben andere belevingswerelden, spreken in andere woorden en stellen ook andere eisen aan bijvoorbeeld een presentatie. De I-adviseur moet dus heel goed weten welke rol en belangen zijn of haar gesprekspartner heeft. Én hij of zij moet in staat zijn de inhoud op het goede niveau te kunnen overbrengen.

Waar vindt u een schaap met vijf poten?

U wilt eigenlijk dat een I-adviseur zowel strategisch als operationeel goed uit de voeten kan en over de volle breedte kan adviseren. Maar zo iemand is in de praktijk niet altijd te vinden. Gemeenten met maar één of twee formatieplaatsen voor een I-adviseur moeten dan een keuze maken. Kijk in dat geval welk onderdeel van de rol van I-adviseur het meest essentieel is voor uw organisatie. Vul dat gedeelte in en organiseer de andere rollen/kennis op een andere manier. U kunt bijvoorbeeld voor specifieke periodieke taken, zoals het opstellen van het informatiebeleidsplan, tijdelijk externe krachten inhuren. Of periodiek strategisch advies inwinnen, ondersteuning in de uitvoerende laag invliegen of de rol van projectleider elders beleggen.

Sparren over de rol van I-adviseur?

De precieze invulling van de rol van I-adviseur ziet er bij iedere gemeente dus net iets anders uit. Wilt u eens sparren over de rol van I-adviseur in uw gemeente? Of bent u benieuwd wat Quarant kan bieden in de ondersteuning van de I-adviseur op strategisch, tactisch of operationeel niveau? Neem dan contact op met Klaas Bolte. Hij komt graag vrijblijvend kennismaken.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

Klaas Bolte
Klaas Bolte
Mijn kracht ligt op het gebied van informatiebeleid, projectportfolio, projectmanagement en het initiëren van nieuwe samenwerkingsvormen. Ik weet mensen mee te krijgen in een verandering en gezamenlijke belangen te behartigen. Ook heb ik gevoel voor het samenspel tussen bedrijfsvoering en politieke belangen. 06 303 989 31
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten