Hoorn: digitaal werken is continu verbeteren
Bij de gemeente Hoorn begeleidt Quarant een project om het digitaal werken een stap verder te brengen. We zijn begonnen bij het begin: de postverwerking. E-mails, facturen en e-formulieren worden zoveel mogelijk via één procesgang digitaal gemaakt, herkend, verwerkt en klaargezet voor het zaaksysteem of andere gekoppelde backoffice-systemen.
Gestart met scannen en valideren
Hoorn gebruikt al enige jaren software van Kofax, met documentherkenning en de mogelijkheid e-mails en facturen automatisch te verwerken. Deze basisfuncties voor scannen en valideren van documenten en koppelingen met het Onegov-zaaksysteem hebben al grote verbeteringen opgeleverd.
Toch weer uitzonderingen
De afgelopen twee jaar hebben de ontwikkelingen intern wat stilgestaan. Daarnaast zijn er een aantal uitzonderingen in de postverwerking geslopen. Niet alles wordt meer op dezelfde manier afgehandeld. De reden was dat niet alle afdelingen en processen klaar waren om digitaal te werken. En ook waren niet alle medewerkers digitaal vaardig genoeg.
Tijd voor verdere digitalisering
De technische ontwikkelingen bij de leveranciers zijn wel doorgegaan. Ook is er een besluit genomen om de scanwerkzaamheden van zeven gemeenten, waaronder Hoorn, onder te brengen bij een derde partij. Daarom was het tijd een project te starten dat deze uitbesteding van de scanwerkzaamheden voorbereidt en waarbij de aanleverprocessen worden geoptimaliseerd.
In volle vaart
Het project loopt momenteel in volle vaart. De technische koppelingen zijn gemoderniseerd zodat ze nog beter werken. De functies van de digitale postkamer zijn uitgebreid, zodat alleen Kofax voor validatie gebruikt wordt. En de e-mailconnector is zodanig ingericht dat Kofax binnenkomende e-mails direct oppakt en klaarzet voor validatie en registratie.
De aftikbak
De derde partij scant straks de post zonder deze eerst te sorteren. Daarom hebben we een nieuwe functionaliteit bedacht: de aftikbak. Na het scannen wordt er digitaal gesorteerd: Wat kan weg, wat moet naar fileshares, wat moet worden geregistreerd en wat kan worden doorgemaild naar collega’s? Samen met de afdelingen hebben we hard gewerkt om alle uitzonderingen uit de processen te halen.
Alle informatie eenduidig verwerkt
Samenvattend: Hoorn gaat alle binnenkomende informatie, in welke vorm dan ook, op een eenduidige werkwijze verwerken. De informatie komt in de Kofax-trechter en wordt digitaal klaargemaakt voor registratie en verwerking in de organisatie.
