Hoe zorg ik ervoor dat mijn teamleden zich meer betrokken voelen bij een project?
Je bent projectleider en werkt hard om de afgesproken doelen te halen. Helaas merk je erg weinig betrokkenheid vanuit je team. Soms lijkt het zelfs of je je als enige verantwoordelijk voelt voor de resultaten. Hierdoor is het lastig om van het project een succes te maken. Wat nu? We kregen deze vraag van een projectleider bij een grote gemeente.
Omstandigheden creëren
Als je betrokkenheid van jouw teamleden mist, is de kans groot dat ze het project vooral zien als iets van jou. Ze voelen zich er in ieder geval geen eigenaar van, anders zouden ze zich er wel meer voor inzetten. Dat wil je dus graag veranderen. Belangrijk daarbij is je te realiseren dat je anderen niet kunt dwingen iets te voelen. Je kunt wel de omstandigheden zo maken dat teamleden de ruimte krijgen om verantwoordelijkheid te nemen. En die teamleden die van die ruimte gebruikmaken stimuleren daarmee door te gaan.
Pas op: raak niet over-geautomatiseerd!
Informeren vanaf de start
Het is cruciaal je collega’s vanaf het allereerste begin van een project erbij te betrekken. Laat ze weten dat er iets gaat gebeuren. Neem ze mee in het proces van bewustwording. Als jouw collega’s niet weten wat er gaat veranderen of hoe dat moet gaan gebeuren, wordt het moeilijk voor ze om zich betrokken te voelen. Leg de beoogde verandering dan ook goed en herhaaldelijk uit. Beter te vaak uitleggen dan te weinig.
Verwachtingen managen
Laat verder zo vroeg mogelijk in het project weten wat je van iemand verwacht. Het liefst aan alle teamleden persoonlijk. Verwacht je input? Verwacht je eigenaarschap? Verantwoordelijkheid? Of een proactieve houding? Leg aan iedereen uit welke rol hij of zij heeft in het traject. Dit schept duidelijkheid voor iedereen. Of vraag aan jouw teamleden welke rol ze graag zouden vervullen. Als je die rol voor ze kunt regelen, kun je zeker rekenen op gemotiveerde teamleden.
Belangrijke beslissingen samen nemen
Voorkom dat jouw collega’s denken dat alles voor ze besloten is en dat ze zelf niets meer te zeggen hebben. Neem belangrijke keuzes tijdens het project dus niet zomaar, maar leg ze aan je collega’s voor. Hierdoor geef je jouw teamleden verantwoordelijkheid en worden ze meer betrokken bij het project. Dat zorgt voor veel positieve energie. Daarnaast is het hierdoor voor iedereen gemakkelijker te begrijpen waarom bepaalde beslissingen zijn genomen. Dit maakt het gemakkelijker veranderingen te accepteren.
5 tips: Hoe verbeter je je digitale vaardigheden als thuiswerker?
Positief tijdens de uitvoering
Wanneer iedereen de veranderingen begrijpt en snapt wat er gaat gebeuren, volgt de uitvoering. Dit is de fase waarin je van jouw teamleden verwacht dat ze zich gaan inspannen om resultaten te halen. Als je ziet dat jouw collega’s hun best doen het project te laten slagen, weet je dat ze zich er mede-eigenaar van voelen. Stimuleer als projectleider die positieve houding. Dat is erg belangrijk, omdat niet alles in één keer soepel zal gaan.
Van teamlid tot ambassadeur
Houd er rekening mee dat als het project is afgerond, dit in de regel niet betekent dat het werk af is. Zeker bij veranderingen is het belangrijk dat nieuwe werkwijzen echt routine worden. Wanneer je ziet dat bepaalde teamleden zich een nieuwe werkwijze eerder eigen hebben gemaakt dat hun collega’s, kun je ze stimuleren als ambassadeur op te treden naar de anderen. Daarnaast staat de wereld niet stil. De kans is dus groot dat de volgende verandering alweer voor de deur staat. Het enthousiasme daarvoor zal een stuk groter zijn, als je met zijn allen eerder succesvol veranderingen hebt doorgevoerd.
Meer weten over betrokken medewerkers?
Stel je vraag aan Jos. Of laat een bericht achter in de chat.
