Hoe wordt mijn informatiebeleidsplan wél als leidraad gebruikt?
Het antwoord op deze vraag kunnen we het beste beginnen met een aantal tegenvragen: wat is de reden dat het management jouw informatiebeleidsplan niet als leidraad gebruikt? Kent iedereen het nut van zo’n plan? Is het plan praktisch genoeg? Heb je het gebruik ervan goed georganiseerd? Het zijn allemaal voorwaarden om het informatiebeleidsplan daadwerkelijk als instrument in te kunnen zetten.
Het nut van een informatiebeleidsplan
Met een informatiebeleidsplan geef je richting aan de activiteiten en projecten van I&A voor de komende jaren. Daarmee is het een van de instrumenten om de organisatiedoelen te bereiken. Je mag het informatiebeleidsplan dan ook niet los zien van de dienstverlening en de bedrijfsvoering. De samenhang zorgt ervoor dat je soft- en hardware koopt waar je organisatie ook op de langere termijn iets aan heeft. Het voorkomt dat je voor dezelfde functionaliteiten meerdere applicaties in gebruik neemt. En ook voor een slimme inrichting van informatievoorzieningen is een breed gedragen informatiebeleidsplan noodzakelijk.
Een duidelijk informatiebeleidsplan
Helaas zien we regelmatig informatiebeleidsplannen waarvan de doelen en richtlijnen te abstract of te vrijblijvend zijn verwoord. De uitgangspunten in zo’n plan worden dan ambigue. Kies liever voor eenduidige regels. Bijvoorbeeld: ‘Onze gemeente integreert vaste en mobiele telefonie in het UC-platform’. Een ander voorbeeld van een duidelijk uitgangspunt is ‘Onze gemeente biedt de medewerker het device dat het beste past bij de specifieke taak en situatie (CYOD: Choose Your Own Device). Afwijken mag alleen in overleg met de directie.’
Een praktisch informatiebeleidsplan
Naast eenduidig moeten de uitgangspunten in een informatiebeleidsplan vooral ook praktisch zijn. Een groot extra voordeel daarvan is dat het daarmee ook beter te lezen en te begrijpen wordt voor mensen zonder IT-achtergrond. Mocht dit laatste toch een probleem blijven, maak dan een aangepaste versie van het plan. Doe dit samen met een diverse groep van medewerkers die niet dagelijks bezig zijn met informatisering. Hiermee creëer je gelijk een paar ambassadeurs voor je plan.
Organiseer het gebruik
Informatiseringsprojecten verlopen lang niet altijd soepel. Gemeenten dienen beter te worden in het uitvoeren van dergelijke verandertrajecten. Denk daarbij aan een duidelijke fasering, met voor iedere fase duidelijke uitgangspunten voor de manier waarop besluiten worden genomen. Het moet voor iedereen duidelijk zijn wie de opdrachtgever (een MT-lid) en wie de projectleider is. Zorg daarnaast voor praktische sjablonen en checklists zodat men weet wat men moet invullen en wat de richtlijnen zijn. Zorg bij dit alles dat het informatiebeleidsplan voldoende tot zijn recht komt.
Help! De 5 grootste valkuilen tijdens verandertrajecten
Van de organisatie
Voorkom verder dat het informatiebeleidsplan vooral als ‘een dingetje’ van I&A wordt gezien. Ga er vanaf het allereerste begin samen met het management en de rest van de organisatie mee aan de slag. Stel het samen op. Dat kost wat extra tijd, maar het verhoogt het gebruik ervan. En misschien kost het wat moeite om het management zover te krijgen dat ze erover mee willen denken, maar uiteindelijk is een duidelijk, praktisch uitvoerbaar informatiebeleidsplan ook in hun belang. Want het succes van hun afdelingen hangt steeds meer af van de kwaliteit van hun informatievoorzieningen.
Meer informatie?
Herman beantwoordt graag jouw vraag. Of laat een bericht achter in de chat.
