Het Nieuwe Werken: werkplekken

Medewerkers worden steeds meer de lokale regisseur binnen een sterk gedigitaliseerde samenleving. Bij het nieuwe werken hoort dat gemeentelijke organisaties in verandering zijn en blijven. Teams krimpen, groeien, gemeenten gaan nieuwe samenwerkingsverbanden aan, krijgen nieuwe taken, andere klanten en zo door. Hoe zorg je als gemeente dat de werkplekken deze ontwikkeling ondersteunen en stimuleren?

De werkomgeving als ondersteuning

Een goede werkomgeving helpt medewerkers hun activiteiten goed uit te voeren. Eventueel storende elementen van buiten moeten zo veel mogelijk op afstand worden gehouden. De werkomgeving moet verder voldoende mogelijkheden bieden om verschillende soorten activiteiten uit te voeren. Het gaat dan om technische eisen als bijvoorbeeld een goede internetverbinding, moderne devices en prettige meubels, maar ook om de setting, bijvoorbeeld om geconcentreerd zelfstandig te werken of juist te overleggen met anderen. Op de derde plaats moet de huisvesting bijdragen aan de identiteit van de organisatie.

Meer flexibiliteit gevraagd

Lange tijd was het gebruikelijk iedere afdeling een eigen ruimte te geven, met voor iedere medewerker een eigen bureau met daarop een eigen pc, telefoon en zo door. Maar de tijd dat medewerkers de hele dag achter een pc informatie verwerkten is voorbij. Zeker bij gemeenten zien we dat medewerkers steeds vaker in verschillende teams en met verschillende externe organisaties samenwerken. Dit betekent dat ze op steeds meer verschillende plekken bij hun informatie moeten kunnen, binnen en buiten de muren van eigen organisatie. Het vraagt ook om werkplekken die beter passen bij activiteiten zoals overleg, zonder dat daarbij collega´s worden gestoord of iedere keer een vergaderkamer gereserveerd moet worden.

Verschillende soorten werkplekken

Plaats-, tijds- en device-onafhankelijk begint met de mogelijkheid voor medewerkers om overal en altijd bij hun informatie te kunnen. Dat is een voorwaarde om vervolgens verschillende soorten werkplekken te creëren waarbij medewerkers het werk dat ze op dat moment willen doen, zo optimaal mogelijk kunnen doen. Enkele veel voorkomende voorbeelden:

  • Concentratieplekken: kleine kamertjes met één werkplek om in je eentje geconcentreerd te werken.
  • Blokken van vier werkplekken bij elkaar om routinematig werk te doen en waar ook kort overlegd en gebeld mag worden.
  • Blokken van vier werkplekken bij elkaar met de afspraak dat er in stilte gewerkt wordt.
  • Loungebanken met tafeltjes voor informeel overleg en waar je bijvoorbeeld je e-mail kunt checken.
  • Touchdown plekken waar je één tot twee uur kunt werken, bijvoorbeeld tussen vergaderingen door of als je even iets op kantoor komt ophalen.

Vanuit de wensen van gebruikers

Voor medewerkers is het idee geen eigen bureau meer te hebben soms erg wennen. Het stuit soms ook op weerstand. Die is voor een belangrijk deel weg te nemen, wanneer de gebruikers van de werkplekken daadwerkelijk betrokken zijn bij het ontwerp ervan. Dat kan door bijvoorbeeld een enquête, workshops. Gebruikers zijn in dit geval uiteraard de medewerkers, maar ook klanten, andere bezoekers of managers. Verder is de ingebruikname van een nieuwe werkomgeving idealiter onderdeel van een gebruikersadoptieprogramma waarin alle zaken rond Het Nieuwe Werken aan bod komen. Dus samen met eventuele nieuwe applicaties, nieuwe devices of vernieuwde werkprocessen.

Verandertraject

Goed gebruik van een nieuwe werkomgeving vraagt dus om een verandertraject waarbij duidelijke afspraken, goede begeleiding en nieuwe discipline nodig zijn. Want het is uiteraard niet de bedoeling dat een medewerker ’s ochtends binnenkomt, zijn tas op een concentratiewerkplek zet en vervolgens de hele dag in vergadering is. Daar moet je elkaar op aanspreken. Voor medewerkers is er zeker ook veel te winnen met werkplekken die goed passen bij het werk dat ze op dat moment moeten uitvoeren. Het voorkomt bijvoorbeeld dat ze de hele tijd worden afgeleid door overleggende collega’s terwijl ze een belangrijk rapport moeten afmaken.

Een gebouw is een hulpmiddel. Goede huisvesting biedt gebruikers maximale ondersteuning voor hun activiteiten. De uitdaging voor organisaties is om het proces om tot deze passende huisvesting te komen, gestructureerd en integraal aan te pakken. Daarbij moeten zaken als weerstand, risico’s, cultuurverschillen en kosten allemaal in goede banen geleid worden.”
Rens van Hal, adviseur huisvesting bij HWRK Housing + Facility Professionals, www.hwrk.nl

Het Nieuwe Werken: drie-eenheid Mens, Werkplek en ICT

Het Nieuwe Werken voor gemeenten is uiteraard niet alleen een kwestie van huisvesting. Ook de applicatie- en informatie-architectuur moet het bijvoorbeeld mogelijk maken plaats-, tijd-, en device-onafhankelijk te werken en slim en veilig informatie te delen. En de digitale vaardigheden van medewerkers moeten voldoende op peil zijn om alle mogelijkheden van soft- en hardware optimaal te gebruiken. Meer daarover in Het Nieuwe Werken: De digitale werkomgeving en Het Nieuwe Werken: Gebruikersadoptie.

Nieuwe Werken omgeving mens technologie

Meer informatie

De gemeentelijke dienstverlening verandert momenteel sneller dan ooit. Een ontwikkeling die zeker door zal gaan. Wij zijn er dan ook van overtuigd dat dit het moment is voor gemeenten om rond de drie-eenheid ‘Mens-Werkplek-ICT’ een stimulerende en integrale toekomstvisie te formuleren. Heeft u vragen over het nut van gebruikersadoptieprogramma’s daarbij? Of wilt u sparren over de vraag wat deze verandering betekent voor uw organisatie? Neem dan contact op met Wim Hoekstra: 06 212 606 38, wim.hoekstra@quarant.nl of Rens van Hal: r.vanhal@hwrk.nl.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.