Nieuwe applicaties en hardware

Om plaats-, tijd- en device-onafhankelijk werken mogelijk te maken, introduceren organisaties vaak nieuwe applicaties. Denk aan een nieuw zaaksysteem, een nieuw samenwerkingsplatform of speciale apps voor de tablet. Het is vaak ook het moment dat medewerkers persoonlijke devices krijgen. Nieuwe notebooks of tablets bijvoorbeeld. En organisaties nemen bij zo’n migratietraject vaak ook nog vernieuwde versies van vertrouwde applicaties in gebruik. Denk bijvoorbeeld aan een overstap naar Office365, met extra samenwerkings-functionaliteiten voor het werken in de cloud.

Knoppentraining

Nieuwe applicaties en hardware worden soms ingevoerd zonder medewerkers te leren hoe deze werken. Andere organisaties bieden de medewerkers een zogenoemde ‘knoppentraining’ aan. Daarin wordt dan uitgelegd welk knopje waarvoor is of wat je allemaal met een nieuwe app op de tablet kunt. Daarbij gaat de aandacht van medewerkers voornamelijk uit naar de vraag hoe ze in de nieuwe applicatie (of nieuwe versie van een vertrouwde applicatie) hetzelfde kunnen doen wat ze voorheen ook altijd deden. Nieuwe functionaliteiten komen dan veel minder aan bod. Het gevolg is dat vooral voor vernieuwde versies van vertrouwde applicaties allerlei handigheden ongebruikt blijven. En dat zijn gemiste kansen!

Anders samenwerken

Al deze nieuwe applicaties en hardware bieden medewerkers mogelijkheden plaats-, tijd- en device-onafhankelijk te werken. Een andere werkomgeving met meer variëteit in werkplekken is daar vaak ook een onderdeel van. Dit heeft veel voordelen, maar het verandert ook de manier van samenwerken. Medewerkers zitten bijvoorbeeld minder vaak bij elkaar op een kamer. Of ze werken op een tijdstip dat een collega vrij heeft. Dat vraagt niet alleen om goede ICT, maar ook om nieuwe werkafspraken. Bijvoorbeeld over de manier waarop je documenten met elkaar deelt of hoe je met elkaar communiceert.

Gebruikersadoptieprogramma

Al met al betekent de stap richting Het Nieuwe Werken veel meer voor medewerkers dan alleen wat nieuwe software of een mooie nieuwe laptop. Wil je als organisatie dat medewerkers de voordelen ervan ten volle benutten en het daadwerkelijk als basis gebruiken om hun veranderende rol in een sterk gedigitaliseerde samenleving vorm te geven, dan is een breed opgezet gebruikersadoptieprogramma eigenlijk onmisbaar . Zo’n programma voor gebruikersadoptie besteedt aandacht aan:

• digitale vaardigheden
  toetsenbordvaardigheden, effectief kunnen werken met kantoorautomatisering en organisatiespecifieke applicaties en platformen, kennis van de E-overheid.
• Informatievaardigheden
  slim en snel informatie kunnen delen en vinden; kennis van informatieveiligheid, privacy, bedreigingen en maatregelen.
• Effectief werken
  effectief samenwerken, persoonlijke effectiviteit, nettiquette.

Op maat voor medewerker en team

Als het gaat om digitale vaardigheden en informatievaardigheden heeft het weinig zin om alle medewerkers naar dezelfde klassikale trainingen te sturen. De groep early-adopters zal zich stierlijk vervelen, terwijl het de digibeten waarschijnlijk boven hun pet gaat. Beter is het om via een introductieworkshop en nulmeting het niveau van medewerkers te bepalen en de medewerkers daarna te verdelen. De groep medewerkers die basale digitale vaardigheden mist, bied je een klassikale training aan. De medewerkers die vooral verdieping nodig hebben, bied je e-learning op maat aan. En de medewerkers die vooroplopen, schakel je in bij de begeleiding.

Het Nieuwe werken: drie-eenheid Mens, Werkplek en ICT

Het Nieuwe Werken voor gemeenten is uiteraard niet alleen een kwestie van de digitale vaardigheden van medewerkers op peil brengen en houden en nieuwe vormen van samenwerken stimuleren. De werkomgeving moet vanuit dezelfde visie ingericht worden. En ook de applicatie- en informatie-architectuur moet plaats-, tijd-, en device-onafhankelijk werken en slim en veilig informatie delen mogelijk maken. Meer daarover in Het Nieuwe Werken: Werkplekken en Het Nieuwe Werken: De digitale werkomgeving.

Aan de slag met gebruikersadoptie

De gemeentelijke dienstverlening verandert momenteel sneller dan ooit. Een ontwikkeling die zeker door zal gaan. Wij zijn er dan ook van overtuigd dat dit het moment is voor gemeenten om rond de drie-eenheid ‘Mens-Werkplek-ICT’ een stimulerende en integrale toekomstvisie te formuleren.