Het Nieuwe Werken: De digitale werkomgeving

De rol van medewerkers bij gemeenten is revolutionair aan het veranderen. Ze worden steeds meer de lokale regisseur, vergunningverlening en inspirator binnen een sterk gedigitaliseerde samenleving. Dat vraagt om een nieuwe manier van (samen)werken. De informatie- en applicatiearchitectuur moet zorgen voor een stimulerende digitale werkomgeving.

De overheid wordt digitaler en persoonlijker

Het zwaartepunt van het werk van gemeentemedewerkers is aan het verschuiven van traditionele ‘taken’ binnen het gemeentehuis, naar ‘rollen’ buiten het gemeentehuis. Denk bij het laatste bijvoorbeeld aan consulenten die gesprekken voeren met cliënten aan de keukentafel, de beleidsambtenaar die in gesprek is met stakeholders, participatiebijeenkomsten met burgers en zo door. Deze verschuiving is het gevolg van sociaal-maatschappelijke ontwikkelingen en een sterke toename van de digitalisering van de samenleving.

Betekenis voor informatiestrategie

Medewerkers kunnen deze nieuwe rollen alleen optimaal vervullen als ze daarin organisatorisch, facilitair en ICT-technisch voldoende worden ondersteund. Plaats-, tijd- en device-onafhankelijk werken is daar een in het oog springend voorbeeld van. De informatie- en applicatiearchitectuur moeten dit mogelijk maken. Dit betekent onder andere een verschuiving van taakspecifieke applicaties naar applicaties met meer generieke functionaliteiten.

Applicaties met generieke functionaliteiten

Een voorbeeld van applicaties met generieke functionaliteiten zijn breed inzetbare samenwerkingsplatformen als bijvoorbeeld SharePoint, Pleio of social intranets als Yammer en Embrace. Deze platformen beschikken over mogelijkheden om met zowel interne als externe partijen samen te werken. Voor medewerkers is het belangrijk dat zij beschikken over functionaliteit ter ondersteuning van formele samenwerkingsverbanden, met bijvoorbeeld strenge waarborgen voor privacygevoelige informatie en documenten (zaaksysteem/DMS). Maar ze hebben ook behoefte aan een platform ter ondersteuning van projectmatig werken (bijvoorbeeld een daarop toegespitste inrichting van SharePoint). En medewerkers moeten zelf snel tijdelijke informele projecten kunnen opzetten op bijvoorbeeld een social intranet.

Niet te missen: de cloud

I&A-afdelingen van gemeenten staan voor de taak een architectuur te ontwerpen die flexibel samenwerken en communiceren mogelijk maakt. In onze visie is dat alleen te realiseren als gemeenten de mogelijkheden van de cloud omarmen. Clouddiensten vergroten namelijk de mogelijkheden om gerichter, sneller en specifieker informatie vanuit verschillende bronnen te delen met collega’s, burgers en bedrijven. Het gaat daarbij niet alleen om het zenden van informatie, maar ook om het ontvangen ervan en voor alle betrokken partijen vindbaar archiveren.

Public Cloud First

In het algemeen geldt dat public cloudoplossingen beter schaalbaar en minder storingsgevoelig zijn dan lokale oplossingen. Ook de onderhoudskosten zijn aanzienlijk lager. Tegelijkertijd heb je als gemeente met gevoelige informatie te maken en kun je niet zomaar al je data stallen in buitenlandse datacenters. Het is dus zaak voor gemeenten om een cloudstrategie te ontwikkelen. De juridische en technische stand van zaken is momenteel dusdanig dat wij een ‘Public Cloud First’-strategie adviseren: zo veel mogelijk functionaliteit en data onderbrengen in een public cloudoplossing en alleen als er juridische, technische of financiële zwaarwegende bezwaren zijn kiezen voor een on-premise oplossing. In de gemeentelijke praktijk betekent dit momenteel bijna altijd een hybride oplossing.

Kosten en baten van een stimulerende digitale werkomgeving

Gemeenten die de vruchten willen plukken van het investeren in informatisering moeten er rekening mee houden dat de kosten voor de baten uit gaan. Specifiek voor informatisering geldt dat de exploitatiekosten van de afdeling I&A stijgen en dat de baten vrijvallen bij de vakafdelingen. Het resultaat is dus niet zozeer minder ICT-kosten, maar een vermindering van de maatschappelijke kosten (als saldo van lagere administratieve lasten en uitvoeringskosten tegenover de hogere ICT-kosten). Plaats-, tijd- en device-onafhankelijk werken introduceren en tegelijkertijd bezuinigen op de ICT leidt per definitie tot suboptimale oplossingen en gegarandeerd tot frustraties bij betrokken medewerkers.

Het Nieuwe Werken: drie-eenheid Mens, Werkplek en ICT

Daarnaast hebben medewerkers meer nodig dan alleen goede ICT als ze hun nieuwe rol in een sterk gedigitaliseerde samenleving werkelijk optimaal willen vervullen. De hele werkomgeving moet vanuit dezelfde visie ingericht worden. Ook een gebruikersadoptieprogramma is van wezenlijk belang; om de knoppen van nieuwe applicaties en hardware te leren kennen en om de nieuwe mogelijkheden van applicaties en andere samenwerkingsvormen optimaal te benutten. Meer daarover in Het Nieuwe Werken: Gebruikersadoptie en Het Nieuwe Werken: Werkplekken.

Meer informatie over een stimulerende digitale werkomgeving?

De gemeentelijke dienstverlening verandert momenteel sneller dan ooit. Een ontwikkeling die zeker door zal gaan. Wij zijn er dan ook van overtuigd dat dit het moment is voor gemeenten om rond de drie-eenheid ‘Mens-Werkplek-ICT’ een stimulerende en integrale toekomstvisie te formuleren. Heeft u vragen over de rol van de informatie- en applicatiearchitectuur daarin? Of wilt u sparren over de vraag wat deze verandering betekent voor uw organisatie? Neem dan contact op met Wim Hoekstra: 06 212 606 38, wim.hoekstra@quarant.nl.