Extra eisen aan een nieuw zaaksysteem

In onze visie is het zaaksysteem een belangrijk onderdeel van de totale laag aan generieke functionaliteiten die medewerkers bij gemeenten nodig hebben. Net als bijvoorbeeld telefonie, een portal voor projectmatig werken en een social intranet. Een goede inpassing van het zaaksysteem in deze generieke laag bereiken we alleen als daar bij de aanbesteding al aandacht voor is.

DIV-eisen vaak centraal bij selectie zaaksysteem

Traditioneel staan bij de selectie van een zaaksysteem de eisen voor archivering en documentmanagement centraal. Applicaties worden beoordeeld op hun functionaliteiten voor recordmanagement, archivering, omgaan met vernietigingstermijnen, registratie van post en zo door. Dit uiteraard in combinatie met beheerfunctionaliteiten gericht op zaakgericht werken zelf. Denk aan mogelijkheden om zaaktypes te definiëren en in te richten.

Generieke functionaliteiten voor samenwerken

We zien een zaaksysteem niet zozeer als een archiveringsoplossing, maar vooral als een belangrijk onderdeel van een platform dat medewerkers tot hun beschikking moeten hebben om samen te werken en informatie met elkaar te delen. De vormen waarin dit samenwerken gebeurt, zijn tegenwoordig enorm divers: over grenzen van teams, afdelingen en de organisatie heen, in geformaliseerde of informele processen en op basis van documenten of persoonlijk overleg.

Onderdeel van een breed samenwerkingsplatform

Een nieuw zaaksysteem wordt volgens deze visie een onderdeel van een breed samenwerkingsplatform  dat medewerkers helpt bij al die vormen van samenwerking. Het zaaksysteem is daarbij vooral geschikt voor de geformaliseerde, gestructureerde processen en producten. Daarnaast kent zo’n platform een portal voor projectmatig werken, een vorm van procesmatig werken met meer vrijheden voor medewerkers (bijvoorbeeld te realiseren met SharePoint of Alfresco). Maar ook een oplossing voor het ad-hoc delen van documenten (Dropbox-achtige oplossingen) en een social intranet (voor vormen van samenwerking met focus op informele interactie).

Extra eisen bij aanbesteding nieuw zaaksysteem

Zie je het zaaksysteem als onderdeel van zo’n breed samenwerkingsplatform, dan heeft dat gevolgen voor de eisen die je aan zo’n systeem stelt bij een aanbesteding. Uiteraard moet het zaaksysteem ook dan nog altijd voldoen aan de wensen van DIV en functioneel beheer. Maar je wilt ook dat de verschillende onderdelen van het platform van elkaars mogelijkheden gebruikmaken en dat je de functionaliteiten ervan overal en altijd kunt gebruiken. Dit vraagt om een goede integratie van de verschillende applicaties en een vergelijkbare look and feel.

Goede integratie

Het is van belang dat er zo min mogelijk drempels tussen de applicaties in het totale samenwerkingsplatform zitten. Dit begint uiteraard met single sign-on. Maar verder wil je vanuit meerdere onderdelen van het platform een zaak kunnen starten. Bijvoorbeeld door een document dat medewerkers samen in een portal voor projectmatig werken hebben opgesteld, met een rechtermuisklik voor besluitvorming of archivering naar het zaaksysteem over te zetten. Of wanneer je samenwerkt binnen een keten documenten met zo’n zelfde rechtermuisklik meenemen naar je eigen archief.

Unified Communications

Verder wil je dat ook het zaaksysteem gebruikmaakt van het Unified Communications concept. Daarmee verbind je content en communicatie met elkaar. Als je naast een document bijvoorbeeld de naam van een behandelend ambtenaar ziet, is het handig als daar de aanwezigheidsindicator bij oplicht (het groen, oranje of rood bolletje zal snel populair worden). Plus de mogelijkheid om met één klik te kiezen voor chatten, mailen, bellen, video-conferencen en zo door.

Look and feel

Idealiter heeft de hele laag aan generieke functionaliteit binnen een organisatie dezelfde look and feel. Dit geldt dus ook voor een nieuw zaaksysteem. Als muisknoppen hetzelfde werken, schermen op eenzelfde manier zijn in te delen en veelgebruikte standaardfuncties bij alle applicaties op dezelfde plek zijn te vinden, is het voor medewerkers veel gemakkelijker nieuwe functionaliteiten te leren gebruiken. De leercurve blijft dan steil en kort.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.