Eén samenwerkingsplatform? Kies de juiste maat!

Als medewerkers van verschillende gemeenten gaan samenwerken, moeten ze informatie delen. In eerste instantie regelen projectteams dat vaak zelf. Maar hoe meer samenwerkingsverbanden er komen, hoe groter de noodzaak wordt één centraal samenwerkingsplatform te gebruiken. Zodat medewerkers automatisch voldoende gefaciliteerd worden. Met vaste afspraken. En aandacht voor wettelijke waarborgen.

Samenwerkingsplatformen: grote diversiteit

Samenwerkingsplatformen zijn er in allerlei soorten en maten. Denk bijvoorbeeld aan SharePoint/Lync, Alfresco, Pleio of Yammer. Sommige oplossingen zijn vooral gericht op communicatie via een intranet, andere meer op samen werken aan documenten. Er zijn platformen die weinig beheer vragen, maar tegelijkertijd beperkt zijn in de mogelijkheden. Andere platformen bieden juist veel flexibiliteit, maar vragen daardoor ook extra aandacht voor standaarden, afspraken, rechtenbeheer en dergelijke. Zomaar een platform of applicatie aanschaffen is daarom nooit een goed idee. Maak eerst een duidelijke inventarisatie, voor nu en de komende jaren. Wat heb je nodig? Hoe snel? Wat kun je investeren in geld en mensen?

Samenwerkingsplatform: de randvoorwaarde

Een goede inventarisatie begint met te kijken naar de randvoorwaarden. Wat is het budget? Is er ook geld om eventueel een functioneel beheerder aan te stellen? Binnen welke termijn moet het platform operationeel zijn? Open of closed source? Speciale aandacht is nodig voor de vraag of de samenwerkende gemeenten een samenwerkingsomgeving een cruciaal onderdeel vinden van de e-overheidsarchitectuur. Ja? Dan is het wellicht verstandig het platform op de eigen infrastructuur te implementeren en te beheren. Nee? Dan kun je het platform ook als (cloud)dienst afnemen.

Samenwerkingsplatform: functionele en technische eisen

Wat wil je allemaal vanuit de samenwerkingsomgeving doen en regelen? Bij welke bestaande oplossingen binnen de gemeenten moet het platform aansluiten? Wil je chat met alleen tekst of ook geluid en video? Rechtenbeheer? Documentenbeheer? Uiteraard wil je voorkomen dat je een applicatie of dienst aanschaft waarbij je al snel tegen de grenzen ervan aanloopt. Maar tegelijkertijd werkt een erg flexibel en uitgebreid platform zonder tijd en budget om het goed te beheren ook averechts. In dat geval loop je het risico dat je juist minder, in plaats van meer, structuur aanbrengt in de manier waarop je informatie deelt.

Public, private of hybrid cloud?

Welke data wordt ondergebracht in de samenwerkingsomgeving? En is integratie met gemeentelijke applicaties noodzakelijk? Dat zijn vragen waarover gemeenten zeker goed moeten nadenken. Het antwoord bepaalt mede of je kiest voor een public of private cloud. En mag de data die de samenwerkingsverbanden delen onder de werking van de Patriot Act mag vallen? Dat is weer een belangrijke vraag bij onder andere de keuze van de marktpartij via wie je het platform aanschaft. De Patriot Act hoeft daarbij op dit moment nog geen probleem te zijn, maar kan het bij een uitbreiding van de samenwerkingsinitiatieven misschien wel worden. In dat geval is het prettig als je een oplossing hebt gekozen waarbij je data gemakkelijk van een public naar een private cloud kunt migreren. Sommige marktpartijen bieden hiervoor een hybrid cloud als dienst aan.

In het samenwerkingsverband Peel 6.1 hebben we voor SharePoint gekozen als samenwerkingsplatform. Extra voordeel: deelnemende gemeenten kun het later ook voor eigen werkzaamheden gebruiken. Quarant heeft ons geholpen bij de keuze voor het platform. En ze begeleiden de medewerkers bij de implementatie ervan. Denk aan een goede inrichting, uniforme beheerafspraken en een omslag naar een nieuwe cultuur van nog meer samenwerken.”
Erna ten Have, projectleider Informatievoorziening en Automatisering, Gemeente Helmond

Samenwerkingsplatform: enkele oplossingen

Ter illustratie enkele voorbeelden van samenwerkingsplatformen en hun kenmerken:

Yammer
o vooral een sociaal intranet
o beperkte mogelijkheden om samen aan documenten te werken
o zeer beperkte mogelijkheden om huisstijlelementen toe te voegen
o geen integratie met de lokale kantoorautomatisering

Pleio
o samenwerkingsplatform voor overheidsorganisaties, initiatief van Ambtenaar 2.0
o focus op sociaal intranet
o basismogelijkheden om samen aan documenten te werken
o geen integratie met de lokale kantoorautomatisering

SharePoint/Lync
o samenwerkingsplatform van Microsoft
o uitgebreide mogelijkheden om samen aan documenten te werken
o integratie met lokale kantoorautomatisering
o keuze uit public, private en hybrid cloud

Wilt u samen met een deskundig adviseur kijken naar uw samenwerkingsverbanden en welke ICT-oplossingen daarbij passen?

Of wilt u meer informatie over samenwerkingsplatformen en hun mogelijkheden? Bel Wim Hoekstra: 06 21 26 06 38. Of stuur een e-mail: wim.hoekstra@quarant.nl.