Eén mechanisme voor datadistributie in een samenwerkingsverband
De overstap naar een ander datadistributiemechanisme (DDM) is binnen één gemeente al geen sinecure. Hoe pak je dit dan aan binnen het nog complexer ICT-landschap van een samenwerkingsverband?
Complexe mechanismes voor datadistributie
Mechanismes voor datadistributie, zoals bijvoorbeeld Key2Datadistributie, de Gegevensmakelaar of de ESB, zijn de hart en bloedvaten van een gemeentelijk applicatielandschap. Een migratie van het ene naar het andere systeem vraagt dan ook om een secure timing en veel inrichtings- en testwerk. Dat geldt helemaal voor gemeenten die binnen hun ICT-samenwerkingsverband één gemeenschappelijk DDM willen gaan gebruiken. Voor elke gemeente die erbij komt, neemt de complexiteit, kans op mislukkingen of langdurige trajecten kwadratisch toe.
Beheersbaarheid van gegevens
Eén gemeenschappelijk DDM is overigens wel iets waar samenwerkingsverbanden naar zouden moeten streven, want veel verschillende lokale mechanismes maken het gegevensbeheer ook onnodig ingewikkeld. Het is dan ook niet zozeer de vraag of één gemeenschappelijk mechanisme een goed idee is, maar hoe je van de implementatie een succes maakt.
De voorbereiding: stap voor stap
De migratie naar één centraal DDM begint met een goede, stapsgewijze, voorbereiding:
- Breng per gemeente in kaart welke applicaties de leveranciers en afnemers zijn van (basis)gegevens van de lokale DDM’s. Het is belangrijk deze stromen intact te laten tijdens het migratietraject.
- Bepaal het gewenste eindplaatje, waarin alle lokale DDM’s zijn vervangen door één gemeenschappelijk DDM.
- Kijk welke applicatie het meest geschikt is om binnen het samenwerkingsverband te fungeren als gemeenschappelijk DDM. Misschien is er een centrumgemeente die erg tevreden is over haar DDM. Anders is een aanbesteding op basis van het gewenste eindplaatje uit stap 2 een optie.
Migratie: opnieuw stap voor stap
Ook de daadwerkelijke migratie kan het best gefaseerd worden aangepakt. Voor een ‘big bang’ is de materie namelijk veel te complex, zowel technisch als functioneel:
1. Breng het gemeenschappelijke DDM in de lucht. Koppel hier de lokale DDM’s aan. Dit betekent dat er in eerste instantie binnen de gemeentelijke applicaties niets verandert:
2. Koppel eerst de gedeelde applicaties één voor één los van de lokale DDM’s en breng ze over naar de gemeenschappelijke DDM:
3. Zet daarna pas de niet-gedeelde applicaties één voor één over naar de gemeenschappelijke DDM. Start bij voorkeur met de applicaties die gegevens leveren, zoals de BAG en de GBA:
4. Verwijder de lokale DDM’s:
Neem de tijd
Iedere stap, elke applicatie die overgaat, vraagt telkens veel van de technisch en functioneel beheerders. Bij een lokaal DDM heeft elke wijziging al consequenties voor alle leverende en afnemende applicaties; dit geldt nog meer voor een DDM voor meerdere gemeenten. Neem daarom ruim de tijd voor het hele traject en zorg er steeds voor dat je zeker weet dat een stap goed is afgerond voordat je doorgaat naar de volgende. Dan weet je ook waar je moet zoeken als er iets misgaat.
Het is belangrijk in de gaten te houden hoe de VOA en GBA-v bij de start van het migratietraject zijn geregeld en hoe dit op het einde van het traject geregeld moet zijn. Het volgen van buitengemeentelijke personen is namelijk voor veel registraties van groot belang. Dit moet dus te allen tijde goed geborgd blijven.”
Henk Broersen, adviseur gegevensbeheer gemeente Uithoorn
De hele organisatie
Vanwege de technische uitdagingen lijkt de migratie in eerste instantie vooral een zaak voor datadistributie-specialisten, maar de genomen stappen raken alle applicaties in een gemeente. Dit betekent dat het belangrijk is om de hele organisatie erbij te betrekken. Zeker de functioneel en technisch applicatiebeheerders moeten weten wat de plannen en het tijdschema zijn. Goede communicatie hierover is cruciaal voor een geslaagd project.
Meer informatie
Wilt u meer informatie over datadistributie binnen samenwerkingsverbanden? Neem dan contact op met Jeroen Brens: 06 41 705 405 of jeroen.brens@quarant.nl.
