DYNAMO: beheer digitale informatie sneller op orde

Samenwerkingsverbanden, decentralisaties en de roep om een moderne dienstverlenende overheid maken dat gemeenten steeds digitaler werken. Deze overgang van papier naar digitaal heeft een flinke impact op het informatiebeheer binnen een organisatie. DYNAMO is een aanpak die gemeenten helpt dit beheer van digitale informatie sneller op orde te hebben.

Een lastige transitie

Met Digitaal Werken verandert de afdeling DIV van een uitvoerende naar een regie-voerende afdeling op het gebied van informatiebeheer. De centrale vraag was lange tijd: Wie is verantwoordelijk voor verspreiding van de post en het beheer van het papieren archief? De vraag wordt: Hoe zorgen we er organisatiebreed voor dat digitale informatie betrouwbaar en toegankelijk is? Het is een overgang die voor veel organisaties lastig is te maken. Vaak verschijnen er wel allerlei digitale documenten in een organisatie, maar blijven werkprocessen, beheerafspraken en archieftaken nog lange tijd gebaseerd op de oude, papieren situatie.

Sneller digitaal werken met DYNAMO

DYNAMO is een gezamenlijke aanpak van Quarant en Doxis om organisaties te helpen de verandering naar Digitaal Werken sneller te doorlopen. De aanpak sluit goed aan op lopende projecten zoals Dienstverlening, Zaakgericht Werken, Informatiebeveiliging, Ketensamenwerking (3D), Het Nieuwe Werken en zo door. DYNAMO begint met het formuleren van duidelijke antwoorden op vragen als:

  • Hoe ziet goed informatiebeheer eruit?
  • Welke risico’s loopt de organisatie als dat beheer niet goed is?
  • Wie is verantwoordelijk voor het beheer?
  • Welke informatie moet digitaal toegankelijk zijn en voor wie?


Digitaal Werken vergroot de kans dat medewerkers handelen op juiste en actuele informatie. Verder besparen organisaties op fte doordat ze minder tijd kwijt zijn aan de verwerking van papieren documenten. DYNAMO versnelt het tempo waarin organisaties deze vruchten van Digitaal Werken plukken.”
Onno de Moor, Business Adviseur bij Doxis

Een aanpak in drie stappen

De aanpak met DYNAMO bestaat uit een risicoanalyse, blauwdruk en een implementatieplan:

  • Risicoanalyse:

Tijdens een sessie met het MT verkennen we het nut en de noodzaak van informatiebeheer voor de organisatie. Via deskresearch en een aantal interviews met medewerkers uit verschillende disciplines krijgen we inzicht in de huidige situatie. Op basis daarvan analyseren we de risico’s van zowel de huidige situatie, als van een volledige digitale inrichting van het informatiebeheer.

  • Blauwdruk:

We voeren adviesgesprekken met stakeholders uit de hele organisatie. We spelen een inspirerende game, waarbij die stakeholders en eventueel extra medewerkers kennismaken met de impact van de veranderende buitenwereld op informatiestromen in de organisatie. Dit leidt tot een blauwdruk voor de inrichting van digitaal informatiebeheer.

  • Implementatieplan:

Het implementatieplan ontwikkelen we op basis van workshops. Het doel is een krachtige en realistische aanpak op te leveren, waarmee de blauwdruk gerealiseerd kan worden. Aan de workshops nemen ongeveer 6-8 stakeholders deel.

Meer informatie

Wilt u weten of DYNAMO de transitie naar Digitaal Werken ook in uw organisatie kan versnellen? Of wilt u meer informatie over de aanpak van DYNAMO? Bel Jos Poels: 06 50 60 88 86. Of stuur een e-mail: jos.poels@quarant.nl.