Wat is de digitale transformatie?

De term ‘digitale transformatie’ is min of meer een containerbegrip geworden voor allerlei technische ontwikkelingen. Vatten we verschillende definities samen, dan komen we tot: een door digitalisering gedreven verandering waarbij de klant volledig centraal komt te staan. Het eerste deel van deze definitie is erg belangrijk. De digitale transformatie is namelijk veel meer dan alleen een overgang van papier naar een scherm. Om dat te begrijpen is het goed te kijken naar de vier krachten die deze verandering voortdrijven.

De vier krachten achter de digitale transformatie

Er zijn vier door technologie gedreven krachten die grote impact hebben op organisaties en die elkaar wederzijds versterken. Deze vier krachten zijn:

1. Sociaal: informatie en kennis worden steeds meer gedeeld via sociale netwerken;
2. Mobiel: we gebruiken mobiele apparaten voor communicatie, inkopen en werk;
3. Analyse: data wordt geanalyseerd en die analyse wordt gebruikt om nieuwe ontwikkelingen te starten;
4. Cloud: grotere datasets en flexibel omgaan met programma’s vraagt om werken in de cloud.

Enerzijds leiden deze vier krachten tot steeds meer flexibiliteit voor de gebruiker. Anderzijds leiden ze tot grote beveiligingsvraagstukken voor ICT-beheerders.

Van zenden, naar gesprek, naar netwerk

Onderstaande afbeelding geeft een goed beeld van de digitale transformatie. Het laat zien waar we vandaan komen en waar we naar toe gaan. Let ook op het verschil tussen ‘digitalisering’ en ‘digitale transformatie’.

1.0: Hiërarchische relatie tussen gemeente en burger
We komen van de situatie 1.0. Daarin had de gemeente een hiërarchische relatie met de burger. De afstand was groot. Communicatie bestond voornamelijk uit het zenden van informatie door de gemeente naar de burger. Intern zag je dit ook terug in organisaties. Een strikte scheiding van divisies en een top-down benadering. Medewerkers hadden vaste takenpakketten. De omstandigheden waren over het algemeen ook voorspelbaar, van de jaarlijkse loonsverhoging tot de kantoorindeling.

2.0: Digitalisering geeft burger sterkere informatiepositie
Mede door de invloed van digitalisering zijn we langzaam bewogen naar de situatie 2.0. We zien steeds meer samenwerking tussen burgers en gemeente. De burger heeft door de komst van het internet meer informatie tot zijn beschikking en heeft daardoor een stevigere positie. Het is niet langer alleen zenden, maar er komt tweerichtingsverkeer op gang. Dit heeft ook invloed op de interne organisatie. De top-down benadering wringt steeds meer, waardoor er meer geëxperimenteerd wordt met andere organisatiestructuren dan de traditionele ‘hark’.

3.0: Partner in een netwerk
In situatie 3.0 hebben gemeenten niet langer een hiërarchische relatie tot de burger. In plaats daarvan begeven ze zich in een netwerk tussen burgers, bedrijven, ondernemers en ketenpartners. Hierin vinden dialoog en samenwerking plaats om maatschappelijke vraagstukken te beantwoorden. De interne organisatie moet hierdoor ook veel meer als een netwerk gaan opereren. Dus veel minder vaste structuren, maar juist veel meer losse en flexibele samenwerkingsverbanden voor specifieke opgaves. Al met al betekent 3.0 volledig loskomen van heersende conventies.

De impact op het informatiebeleidsplan

Iedere gemeente bevindt zich ergens anders in het proces van 1.0 naar 3.0. En waarschijnlijk geldt dit ook voor verschillende afdelingen binnen een gemeente. Wat echter voor alle gemeenten geldt, is dat het informatiebeleidsplan een cruciale rol speelt in de mogelijkheden volgende stappen te kunnen zetten. Daarbij is het belangrijk dat dit informatiebeleidsplan ook aandacht besteedt aan de realisatie van alle goede ideeën die erin staan. En dat het informatiebeleidsplan niet in een la verdwijnt , maar managers en leidinggevenden inspireert de juiste beslissingen te nemen.

De dienstverlening en I&A-organisatie

In de volgende twee delen van deze blogserie nemen we de digitale transformatie verder onder de loep. In deel 2 kijken we eerst naar de kansen en impact van de digitale transformatie voor de dienstverlening. In deel 3 kijken we naar de gevolgen voor de I&A-organisatie.