Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel pakken gebruikersadoptieprogramma serieus op

Gemeentelijke samenwerkingstrajecten vormen vaak aanleiding voor een forse vernieuwing van de digitale werkomgeving van medewerkers. Helaas heb ik als programmamanager achteraf vaak geconcludeerd dat er te weinig ruimte was voor een serieus adoptieprogramma voor de gebruikers. De DUO+ samenwerking van Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel pakt dit beter aan.

Vernieuwing digitale werkomgeving

Met ingang van 1 januari gaat er voor de 650 medewerkers van deze gemeenten veel veranderen. Een deel van de medewerkers wordt geplaatst in de gemeenschappelijke regeling DUO+. Alle medewerkers krijgen te maken met veel vernieuwingen in hun digitale werkomgeving:

• een nieuw zaaksysteem
• Skype voor Bedrijven als Unified Communications systeem, met integratie van vaste en mobiele telefonie
• Office365 in de volle breedte (Exchange, Office2016, OneDrive, OneNote, SharePoint)
• een social intranet
• en zo door.

Uitgebreid gebruikersadoptieprogramma

De medewerkers hebben dus te maken met veel veranderingen in korte tijd. Ter ondersteuning van de medewerkers ontwikkelde het I&A-programmateam een adoptieprogramma met de volgende elementen:

• een informatiemarkt als kick-off op alle locaties met demo’s van de nieuwe digitale werkomgeving. Tijdens deze informatiemarkt was ook aandacht voor bewustwording bij medewerkers over informatiebeveiliging;
• een online test (DigiTest) als nulmeting van de digitale kennis en vaardigheden van de medewerkers op de terreinen Zaakgericht Werken, Informatieveiligheid, Besturingssysteem/browser en de Office-pakketten. De test houdt rekening met verschillende werkstijlen. Eind 2016 vindt de tweede meting plaats;
• een trainingsadvies met verwijzingen naar:
  o    inspiratieworkshops;
  o    E-Learning waar dit kan;
  o    klassikale trainingen waar dit nodig is.
• ondersteuning op de werkplek door floorwalkers op het moment dat een nieuwe functionaliteit in productie gaat;
• de oprichting van een netwerk van technisch beheerders, functioneel beheerders en super-users op de vakafdelingen. Doelstelling: snellere en directere ondersteuning van eindgebruikers door peer-to-peer support;
• een ‘social helpdesktool’ waarmee de eerstelijns support verschuift van de registratie van incidenten en vragen naar een dialoog met gebruikers. Doelstelling: pro-actiever gebruikerservaringen omzetten in oplossingen en verbeteringen.

Evaluatie

De vernieuwing van de digitale werkomgeving van zoveel medewerkers is een spannend traject. Het adoptieprogramma moet dit zo soepel mogelijk laten verlopen voor de medewerkers. Begin volgend jaar evalueren we het programma.

Meer informatie

Neem voor meer informatie over gebruikersadoptieprogramma’s en een succesvolle digitale werkomgeving contact op met Wim Hoekstra: 06 212 606 38, wim.hoekstra@quarant.nl.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.