De weg naar excellente APV-vergunningverlening

Een kortere doorlooptijd. Kwalitatief betere beschikkingen. Minder bezwaren. Burgers en bedrijven op maat ondersteunen bij het aanleveren van de juiste informatie. Excellente APV-vergunningverlening is mogelijk voor alle gemeenten die het werkproces van APV-vergunningen optimaliseren en digitaliseren.

Koppel informatievoorzieningen

Een digitale aanvraag, met digitale afhandeling en een digitale beschikking in de Berichtenbox; dat is de kern van excellente digitale vergunningverlening. Het succes ervan ligt bij een gekoppelde uitwisseling van gegevens tussen de verschillende generieke informatievoorzieningen (gemeentelijke website, PIP, MijnOverheid.nl, zaaksysteem, ect.). Daarmee wordt het onnodig overkloppen van informatie uit de ene voorziening naar de andere voorkomen. Tevens stimuleert dit een snelle doorloop. Een ander belangrijk aspect is dat de afhandeling van de aanvraag geheel door een generiek zaaksysteem wordt ondersteund. De meeste zaaksystemen kunnen dit prima aan. Een aparte VTH-omgeving maakt het onnodig duur en complex.

Werk vanuit een generiek proces

Het beheer van de informatievoorzieningen die betrokken zijn bij de vergunningverlening en de koppelingen ertussen wordt een stuk eenvoudiger als voor alle vergunningen zoveel mogelijk dezelfde voorzieningen worden gebruikt. Dat kan door de processen rond APV-vergunningverlening generiek te organiseren. Hieronder staat de uitwerking van het generieke vergunningverleningsproces, met daarbij de informatievoorzieningen die dit ondersteunen:

1. 1. Vraag verhelderen: interactieve vraag-en-antwoordmodule
      Het gemeentelijke beleid is dusdanig vertaald dat de aanvrager door een ‘vraag-en-antwoordspel’ op de website van de gemeente kan achterhalen of een vergunning noodzakelijk is.
   2. Vergunning aanvragen: DigiD of eHerkenning, formuliergenerator.
      Als een vergunning nodig is, ziet de aanvrager een op maat gemaakt formulier. Zoveel mogelijk velden zijn al ingevuld, met gegevens uit bijvoorbeeld de basisregistraties en de input van de vraagverheldering uit stap 1.
   3. Intake van de aanvraag: zaaksysteem, sjablonengenerator
      Het ingevulde formulier komt rechtstreeks binnen in het zaaksysteem van de gemeente. Een zaak wordt aangemaakt en een behandelaar aangewezen. Relevante informatie en documenten worden toegevoegd. De klant krijgt een ontvangstbevestiging.
   4. Behandelen van de aanvraag: zaaksysteem
      De behandelaar beoordeelt de aanvraag en schakelt eventueel adviseurs in. De behandelaar zorgt dat de adviseurs hun adviezen tijdig aanleveren. De adviezen zijn zo opgesteld dat de benodigde gegevens voor het besluit eenvoudig kunnen worden ingepast in het besluit.
   5. Besluit over de aanvraag: zaaksysteem en sjabloongenerator
      De behandelaar stelt de beschikking op en zorgt dat alle documenten gereed zijn voor goedkeuring. Een sjablonengenerator zet de juiste brieven klaar. Daarbij worden tekstblokken zoveel mogelijk automatisch gevuld.
   6. Ondertekenen van het besluit: zaaksysteem, paraferingsmodule
      De behandelaar laat de beschikking door de juiste persoon paraferen. Bij voorkeur wordt de beschikking digitaal ondertekend
   7. Verzenden van besluit: MijnOverheid.nl, PiP
      De klant krijgt een bericht dat de vergunning digitaal is opgestuurd. Bij de vergunning zit een legesnota met een link voor directe betaling via iDeal.
   8. Archivering: zaaksysteem, RMA, DMS
      Archivering wordt gedurende het hele proces digitaal gedaan op basis van de ZTC. De digitale DIV-adviseur controleert het archiveringsproces periodiek.

Stap voor stap naar excellentere APV-vergunningverlening

De eerste stap naar excellentere APV-vergunningverlening zetten organisaties door zelf het eigen ideale generieke proces ervoor op te schrijven. En daarbij gelijk de voorzieningen te benoemen die ze (in de toekomst) willen gebruiken. Bekijk vervolgens per vergunning welke veranderingen nodig zijn om dichter bij de ideale situatie te komen. En bekijk per voorziening welke aanpassingen er moeten worden aangebracht. De eventuele overstap naar een (ander) zaaksysteem is een flinke stap, maar andere aanpassingen kunnen meestal prima in kleine stapjes.