De omgevingsdienst als Qrachtige business partner

Hoe gebruiken omgevingsdiensten hun schaalvoordeel en kennisconcentratie optimaal? Onze aanpak Qrachtig Werken helpt ze daarbij. De omgevingsdienst wordt een Business Partner met een grotere meerwaarde voor de opdrachtgevers: klantgericht, efficiënt en in staat te blijven verbeteren.

Oprichting omgevingsdiensten

Bij de oprichting van de omgevingsdiensten werden de werkprocessen van de deelnemende organisaties vaak als uitgangspunt genomen. De kwaliteit van de te leveren diensten en producten mocht in ieder geval niet achteruit gaan. Nu, twee tot drie jaar later, zien we dat veel omgevingsdiensten worstelen met al die verschillende werkprocessen binnen de organisatie. Daarnaast is de digitale informatievoorziening vaak niet optimaal en klinkt vanuit de opdrachtgevers de roep om een outputgerichte financiering. Zijn de omgevingsdiensten daar al klaar voor?

Verschillende werkprocessen

Omgevingsdiensten hebben te maken met verschillende werkprocessen voor hetzelfde eindproduct of dienst. Het ‘oude’ werkproces van de opdrachtgever is vaak in stand gebleven. In belangrijke mate komt dat doordat medewerkers nog steeds het werk verrichten voor hun oude werkgever. Daar komt bij dat ook de werkafspraken rond het mandaat, publicatie, informatiedeling, archivering en verzending per opdrachtgever verschillen. Dit kan efficiënter door ze zo veel mogelijk te harmoniseren en uniform op digitale wijze uit te voeren.

Goede digitale informatievoorziening

Medewerkers die naar een gemeente reizen om het papieren dossiers op te halen. Anno 2015 is dat niet meer goed voorstelbaar, maar het komt nog steeds voor. De reden is dat de digitale informatie-uitwisseling tussen omgevingsdiensten en opdrachtgevers vaak niet goed is geregeld.  Daar is dus een flinke verbeterslag te maken. Uiteraard moeten de medewerkers dan wel over voldoende digitale vaardigheden beschikken. Ook daar valt veel te winnen.

Gebrek aan overzicht

Door de combinatie van al die verschillende werkprocessen en het gebrek aan een goede digitale informatievoorziening ontbreekt het vaak ook aan betrouwbare overzichten van werkvoorraden of actuele en volledige managementinformatie. Zonder dit soort overzichten is het niet goed mogelijk gefundeerde beleidsbeslissingen te nemen of slimme prioriteiten te stellen. Tevens blokkeert het de mogelijkheid om de performance te verbeteren op basis van onderbouwde cijfers en argumenten. Ook een overzichtelijk producthandboek is essentieel.

Bij het werken aan klantgerichtheid, efficiency en continu verbeteren moeten omgevingsdiensten uitgaan van hun eigen kracht”

Outputgerichte financiering

Verbeterslagen op bovengenoemde zaken zijn op zichzelf al aan te raden, maar worden helemaal broodnodig nu vanuit de opdrachtgevers steeds vaker de wens voor een outputgerichte financiering wordt uitgesproken. Dit betekent dat het niet alleen belangrijk is om een goed product te leveren, maar ook dat de totstandkoming van dat product zo efficiënt mogelijk moet gebeuren. Daarbij moeten omgevingsdiensten beter gaan luisteren naar wat de klanten / stakeholders echt belangrijk vinden. Activiteiten die geen waarde toevoegen, als bijvoorbeeld reizen, overbodige kwaliteitscontroles en te uitgebreide adviesteksten, moeten tot een minimum worden beperkt.

Uitgangspunten van Qrachtig Werken

Onze aanpak Qrachtig Werken is erop gericht medewerkers zelf hun werkprocessen klantgerichter en efficiënter te laten maken. Hierbij hanteren we onder andere de volgende uitgangspunten:

  • Omgevingsdiensten gaan uit van eigen kracht. Zij vertellen hun partners hoe zij het beste kunnen opereren en welke bijdrage ze daarbij van de partners verwachten.
  • Werkzaamheden moeten zinnig zijn. Verspillingen van tijd en geld worden zoveel mogelijk geëlimineerd.
  • Medewerkers staan centraal. Zij doen het feitelijke werk. Zij hebben een leidende positie bij het verbeteren van hun werkzaamheden.
  • Binnen de keten is de blik gericht op samenwerking. De kracht van de ketting is zo sterk als haar zwakste schakel.
  • Zoveel mogelijk digitaal werken. Dat vraagt om een goede informatievoorziening en goed werkende software en hardware.
  • Continu verbeteren in behapbare stappen. Dit continu verbeteren is een essentieel onderdeel van het werk. Daar hoort bij dat prestaties meetbaar en bespreekbaar zijn.

Meer informatie

Met onze aanpak Qrachtig Werken leren we medewerkers vooral hoe ze zelf structureel kunnen blijven verbeteren. Wij trekken ons daarbij steeds meer terug. Bij de Omgevingsdienst Achterhoek (ODA) begeleiden we op basis hiervan de hervorming van elf werkprocessen.  Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van Qrachtig Werken voor uw omgevingsdienst? Neem dan contact op met Herman Hogendoorn: 06 224 659 28, herman.hogendoorn@quarant.nl.