De leanmaster en de scrummaster met elkaar in gesprek

Bij de gemeente Leidschendam-Voorburg is Annemieke Claassen als leanmaster betrokken bij het besluitvormingsproces voor opgavegericht werken. Dat wordt met behulp van scrum en lean vormgegeven. Ze keek samen met Andrea Schoemaker (scrummaster) hoe scrum en lean zich in de praktijk tot elkaar verhouden. In deze blog de conclusies.

Dezelfde basis

Lean gaat uit van vijf principes: klantwaarde, waardestroom, flow, pull en continu verbeteren. Die principes zijn bij scrum ook herkenbaar.

Klantwaarde
Idealiter voert een organisatie alleen activiteiten uit waar de klant rechtstreeks profijt van heeft. Voor het bepalen van de klantwaarde worden bij zowel lean als scrum, als het kan, klanten betrokken. Bij lean wordt dat de VOC genoemd: de voice of the customer. Bij scrum worden vaak userstories gemaakt, volgens het format ‘Als… wil ik…. zodat…’.

Waardestroom
Lean gebruikt de waardestroom om in beeld te brengen wat in een proces waarde toevoegt en wat niet. De processtappen zonder waarde worden zoveel mogelijk geëlimineerd. In scrum wordt gewerkt in korte sprints. Bij iedere sprint kijkt de productowner samen met het team opnieuw wat op dat moment het meeste waarde oplevert. Hiervoor gebruiken ze klantwensen die verzameld zijn in een backlog, meestal gevisualiseerd als ijsberg: sprintbaar (boven water), nog niet sprintbaar (vlak onder water) en wensen en ambities (verder onder water).

Flow
In een goed team is er een vloeiende stroom van werk waarbij iedereen na elkaar (of tegelijk) waarde toevoegt. Lean is erop gericht te zorgen dat er geen (zo min mogelijk) wachttijden of tussenvoorraden zijn. Scrum organiseert flow door een multidisciplinair team uit de hele keten in sprints te laten samenwerken. Hierdoor zijn er korte doorlooptijden van opleveringen. Iedere keer worden er bruikbare producten opgeleverd. Een sprint bestaat uit vaste stappen, waardoor er snel veel routine ontstaat. Er is veel onderlinge effectieve afstemming tussen de teamleden om snel samen de resultaten te bereiken. De teamleden helpen elkaar als ze tijd over hebben.

Pull
Pull betekent dat de organisatie aan het werk gaat op het juiste moment, namelijk als de klant een vraag heeft gesteld. Er worden dus in principe geen voorraden gecreëerd van het eindproduct. Dat is een van de basisprincipes van lean. Doordat bij scrum de productowner zijn wensen op de backlog zet en deze er per sprint uit worden gehaald, is er per definitie sprake van pull.

Continu verbeteren
Scrum kent verschillende activiteiten waarmee continu verbeteren gerealiseerd wordt. Bijvoorbeeld doordat de klant telkens naar de (deel)opleveringen van producten kijkt. Hierdoor wordt het snel gesignaleerd als er iets wordt opgeleverd wat niet helemaal de bedoeling was. Dit kan dus ook snel bijgesteld worden. Daarnaast houdt het scrumteam retrospectives. En het team wordt sterker doordat ieders competenties zo efficiënt mogelijk worden ingezet en kennis wordt gedeeld.

Hoe werkt de combinatie van lean en scrum?

Scrum en lean gaan uit van dezelfde basis. De methodes passen daarom goed bij elkaar en vullen elkaar goed aan. Een leantraject levert altijd een hele set verbeterpunten op. Het scrummen van die verbeterpunten kan ervoor zorgen dat ze ook daadwerkelijk gerealiseerd worden. Het scrumteam heeft tijd om er daadwerkelijk mee aan de slag te gaan. Voordat een leantraject begint, kan de proceseigenaar al nadenken over hoe het scrumteam de verbeterpunten kan oplossen. Het is namelijk deels wel voorspelbaar wat de verbeterpunten zullen zijn.

Visueel en focus

Beide methodieken zijn visueel georiënteerd, wat handig samenwerkt. In beide gevallen is de groepsdynamiek belangrijk. Het is vaak leuk om gefocust bezig te zijn en zichtbare resultaten op te leveren. De meeste mensen krijgen daar energie van. Bij lean kan het wel lastig zijn als dagelijks werk verdwijnt of verandert, omdat sommige medewerkers aan de verandering moeten wennen.

Vertrouwen in elkaar

Beide methoden gaan uit van vertrouwen in elkaars kennis en vaardigheden. Die kennis moet op de eerste plaats bij de teamleden liggen. De leanmaster en scrummaster hoeven in principe geen verstand van de inhoud te hebben. Bij lean zouden de (tussen)resultaten wel vaker met een grotere groep gedeeld kunnen worden. Hiermee raken meer mensen in de organisatie gefocust op verbeteren en voelt men ook meer de urgentie. Verder biedt dit medewerkers een bredere blik op het proces waarvan hun werkzaamheden deel uitmaken.

Heden en toekomst

Lean en scrum zorgen er beide voor dat een team, afdeling of hele organisatie zoveel mogelijk waarde levert. En niet alleen in het heden. Wendbaarheid en continu verbeteren zijn in beide methoden ingebed. Daarmee levert de organisatie ook in de toekomst zoveel mogelijk waarde voor klanten, ook als de klantwensen of de omgeving veranderen.

Wij delen. kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.