Wat is RPA?

Robotic Process Automation (RPA) is het uitvoeren van routinematige (digitale) handelingen door softwarerobots. Zo’n softbot kan inloggen op systemen, informatie van schermen lezen en de input van muis en keyboard simuleren. Het is een software-laag die je over je bestaande systemen heen legt en die je traint om repeterende taken uit te voeren en de gegevens daarvoor te vinden. Je kunt RPA ook omschrijven als een applicatie die andere applicaties aanstuurt.

Waarvoor kun je RPA inzetten?

RPA is vooral geschikt voor taken die routinematig zijn, niet vaak veranderen en heel vaak moeten worden uitgevoerd. Het gaat om repetitief werk met duidelijke regels en beslisbomen. Voorbeelden zijn:

• Duale data-invoer: dezelfde data in meerdere systemen tegelijk invoeren.
• Data uitwisselen: het overbrengen van gegevens tussen verschillende (verouderde) applicaties/systemen als dat niet met een koppeling kan.
• Data verwerken: op basis van gestandaardiseerde regels data uit verschillende systemen verwerken. Hiermee kun je eventueel ook besluiten nemen, denk aan het automatisch betalen van facturen die aan bepaalde voorwaarden voldoen.
• Data extraheren: informatieverzoeken afhandelen door informatie uit verschillende systemen te halen en te combineren.

Bespaar je geld met RPA?

De belofte van RPA is dat een softbot die repeterende en gestandaardiseerde werkzaamheden sneller, goedkoper en met minder fouten uitvoert dan mensen. Goedkoper is RPA echter alleen als je na de aanschaf en de training ervan, het aantal fte reduceert en zo de aanschaf, implementatie en onderhoud van de software terugverdient. In de praktijk gebeurt dat niet vaak. Bijvoorbeeld omdat medewerkers ook nog andere taken uitvoeren. Wel is het zo dat deze mensen, als een softbot een deel van hun werk overneemt, in principe meer tijd zouden moeten hebben voor die andere werkzaamheden. Als ze die tijd besteden aan betere dienstverlening, kan daar de winst voor je organisatie liggen.

Is je informatiehuishouding voldoende op orde?

RPA-software gaat niet zomaar fris uit de verpakking uit zichzelf binnen je organisatie aan de slag. Je moet de software niet alleen implementeren, maar ook trainen. Daarbij geldt dat je in ieder geval voor de taken waarmee de softbot te maken krijgt, moet zorgen dat je informatiehuishouding op orde is. Want rommelige gegevens vragen om mensenhanden als je ze wilt verwerken. Daarnaast is het vaak nodig de werkprocessen rond de taken van de softbot aan te passen, zodat de gegevens op de juiste manier bij de bot komen en daarna weer worden opgepakt.

Is RPA altijd de juiste keuze?

Verder is het goed te beseffen dat RPA alleen gestandaardiseerde taken kan overnemen. Met uitzonderingen of maatwerk kan een softbot nauwelijks overweg. Dat is in de praktijk sneller een probleem dan je in eerste instantie misschien denkt. Gegevens uit spreadsheets verzamelen en in een applicatie verwerken, lijkt misschien een eenvoudige klus. Maar als de spreadsheets erg complex zijn of als er veel ‘uitzonderingen’ zijn, zul je voor de ‘bijzondere gevallen’ toch weer mensenhanden nodig hebben. De spreadsheets mogen ook niet ineens te veel veranderen, want dan moet je je softbot opnieuw ‘trainen’.

Hoe repetitief is het werk echt?

Hoe repetitiever de taak is, hoe meer deze geschikt is voor RPA. Om in te schatten of een taak repetitief genoeg is (en vaak genoeg voorkomt om RPA rendabel te maken), moet je allereerst een duidelijk beeld hebben van die taak en de tijd die een medewerker ermee kwijt is. Tot op het niveau van toetsaanslagen. Werkprocessen tot op dat niveau in beeld brengen, is op zich al een flinke investering. Daarna moet je de softbot trainen die taak uit te voeren. Hoe complexer de taak, hoe meer tijd dit kost. Hierbij geldt wel dat de softbot steeds krachtiger wordt en het gemakkelijker wordt om aanvullende taken te automatiseren.

De do’s & don’ts

De do’s

Heb je plannen om RPA te gaan inzetten? Maak dan gebruik van deze tips:

• Wees vanaf de start transparant en eerlijk naar medewerkers
  Zet je RPA in om je dienstverlening te verbeteren en krijgen medewerkers daar meer tijd voor? Of gebruik je het om kosten te besparen en ga je snel afscheid nemen van een aantal mensen?
• Begin met het standaardiseren en verbeteren van processen.
  Dit moet je sowieso doen om RPA zinvol in te zetten, maar het kan zomaar zijn dat je door die standaardisatie en verbeteringen al veel problemen oplost waarvoor je RPA nodig dacht te hebben. Bijvoorbeeld doordat bepaalde handelingen niet meer nodig zijn, omdat je er andere oplossingen voor hebt bedacht. Of omdat ze sowieso eigenlijk niet zoveel toevoegde aan het eindproduct.
• Schoon je informatievoorzieningen op.
  Dit is belangrijk om RPA te laten werken, maar ook voor allerlei andere processen en nieuwe ontwikkelingen in je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan Common Ground of datagedreven werken.
• Bouw en train RPA-tools samen met een divers team aan medewerkers.
  Daarmee voorkom je vooringenomenheden of fouten in het ontwerp.
• Begin klein en perfectioneer de softbot voordat je een breder deel van je organisatie er kennis mee laat maken.
  Pak je het te groot aan en werkt het niet naar behoren, dan zal de scepsis over RPA snel toenemen en de acceptatie ervan voor langere tijd verminderen. Daar kun je jaren last van houden, ook bij de introductie van andere nieuwe technologieën.

Succesvol met RPA? Stel het juiste team samen

Een softwarerobot moet worden getraind. Dat vraagt om kennis van de processen, de dagelijkse praktijk en ICT. Lees welke rollen je daarvoor nodig hebt in je RPA-team.

Lees meer

De don’ts

Vermijd de volgende dingen als je met RPA aan de slag gaat:

• Haast maken.
  Slecht geïntroduceerde RPA kan vatbaar zijn voor fouten, gevaarlijke vooringenomenheid en slechte ervaringen.
• Alle mensen uit een proces verwijderen.
  Een geheel werkproces zonder enkele menselijke interactie zorgt voor veel irritatie en weerstand op het moment dat dingen niet standaard zijn en escalatie of maatwerk nodig is. Vergeet ook niet dat sommige mensen werk dat jij saai vindt, misschien wel heel leuk vinden. Of er tevreden mee zijn, omdat ze weinig andere mogelijkheden op de arbeidsmarkt hebben.
• Alleen naar de korte termijn kijken.
  Welke invloed hebben toekomstige updates, gegevensinvoer en veranderingen van werkzaamheden op de taken waarvoor je RPA wilt inzetten? Veel geld uitgeven aan het automatiseren van een taak die volgend jaar waarschijnlijk toch verdwenen is, heeft uiteraard weinig zin. Of je moet het doen om ervan te willen leren.
• RPA als de heilige graal zien voor alles.
  Kies pas voor RPA als het niet lukt om de betreffende taak te schrappen, slimmer aan te pakken of op een betere, goedkopere en snellere manier te automatiseren.