De digitale transformatie versnellen? 10 tips voor informatieprofessionals
De dienstverlening van bijvoorbeeld banken, verzekeraars en webwinkels is in de regel beter dan die van gemeenten. Een belangrijke oorzaak daarvan is dat commerciële partijen veel verder zijn met de digitale transformatie. Voor jou als informatieprofessional is dat geen geheim. Maar hoe zorg je ervoor dat de dienstverlening van je gemeente wel weer bij de tijd wordt? We geven je 10 tips waarmee je de digitale transformatie van je organisatie kunt versnellen.
Een reis terug in de tijd
Een avondje zaken regelen bij een gemeente voelt als een reis terug in de tijd. Voor je het weet ligt je tafel vol papieren, stuit je op een gesloten helpdesk en ben je eindeloos aan het zoeken naar gegevens die vaak al bekend zijn bij de overheid. Als het je eenmaal is gelukt digitaal iets aan te vragen of in te dienen, begint het lange wachten op een reactie. Het verschil met de dienstverlening van banken, verzekeraars of webwinkels is enorm. Waarom lukt het gemeenten niet meer vaart te maken met de digitale transformatie?
One size fits nobody
Gemeenten zijn traditioneel strak hiërarchisch ingerichte organisaties. Dat is logisch want inwoners en bedrijven moeten kunnen vertrouwen op degelijke en betrouwbare dienstverlening van hun gemeente. Van oudsher ligt de focus daarbij op de volledige samenleving. ‘One size fits all’ als het ware. Dat gold overigens min of meer voor alle organisaties aan het begin van de vorige eeuw. Maar inmiddels zijn we gegroeid naar een samenleving waarbij persoonlijk maatwerk de norm is. Daarvoor geldt: ‘one size fits nobody’.
Stop de digitale bureaucratie, start de digitale transformatie!
Flexibeler in netwerken
Maatwerk vraagt om flexibiliteit in dienstverlening en producten. Ook de snelle technologische ontwikkelingen om ons heen vragen om een mate van flexibiliteit die hiërarchische organisaties niet hebben. Strakke structuren zijn niet wendbaar genoeg om snel op actuele vragen in te kunnen springen, diensten aan te passen of de mogelijkheden van nieuwe technieken ten volle te benutten. Netwerkorganisaties zijn veel wendbaarder en daardoor meer geschikt voor deze opgaven.
21e-eeuwse vaardigheden
Ook van de mensen in de organisatie wordt tegenwoordig meer verwacht dan in de vorige eeuw. Allereerst inhoudelijke kennis en kunde uiteraard. Dat blijft de basis. Maar om snel te kunnen inspelen op nieuwe vragen, wensen en verwachtingen, is ook creativiteit nodig. Het werken in netwerken vraagt om mensen die competenties rond samenwerken en regisseren bezitten. En, last but not least, door de toename aan digitale middelen zijn goede digitale vaardigheden een absolute vereiste voor medewerkers in de eenentwintigste eeuw.
5 principes voor effectief ontwikkelen digitale vaardigheden
Flexibele functionaliteiten
Een kleine dertig jaar geleden spraken we al over IT-business alignment. Het is een chique term voor de strategische inzet van technologie voor organisatiedoelen. Wil je daarbij de wens maatwerk te kunnen leveren ondersteunen, dan zal de techniek net zo flexibel moeten zijn als de organisatie. Steeds meer gemeenten zoeken hiervoor ondersteuning in de cloud. Daarmee kun je de focus verleggen van de technologie zelf naar functionaliteiten. Je hoeft geen raketgeleerde te zijn om te zien dat dit veel invloed gaat hebben op je ICT-organisatie.
Voorkom een gedigitaliseerde bureaucratie
Organisatie, mensen en techniek komen samen in je werkprocessen, de plek waar de digitale transformatie vorm moet krijgen. Want je kunt uiteraard bestaande processen een-op-een laten uitvoeren door digitale middelen (bijvoorbeeld bij robotisering of RPA), maar feitelijk ben je dan je bureaucratie aan het digitaliseren. Het uiteindelijke doel van je digitale transformatie is niet het digitaliseren van processen, maar ze dankzij alle nieuwe mogelijkheden verbeteren. Je wilt meer waarde toevoegen voor je burgers. Dat kan om besparingen gaan, maar bijvoorbeeld ook om snellere of eenvoudigere dienstverlening.
Digitale transformatie: de impact op de I&A-organisatie
Jouw rol als informatieprofessional
Kortom, de digitale transformatie is niet alleen een kwestie van wat nieuwe ICT de organisatie binnenrijden of naar de cloud verplaatsen. Het vraagt ook om veranderingen van de organisatie, mensen en processen. Daarmee hoort de digitale transformatie op het bordje van de top van je organisatie te liggen. We weten echter uit de praktijk dat die top daarbij wel wat hulp kan gebruiken. Hier ligt een belangrijke taak voor jou als informatieprofessional. Zorg dat je werk en ideeën wat verder in de organisatie resoneren dan nu vaak het geval is en betrek anderen bij de digitale transformatie.
10 tips voor informatieprofessionals
Dit zijn onze 10 tips om de digitale transformatie in je organisatie te versnellen:
- Beleg het eigenaarschap van de transformatie bij de top van de organisatie. Ga een alliantie aan.
- Vorm zeker ook een coalitie met de gemeentesecretaris. (Wij gaan dit samen doen!)
- Koppel in het informatiebeleidsplan de transformatie aan doelstellingen binnen de ambtelijke visie en het coalitieakkoord van het college.
- Focus je op processen en niet op technologie.
- Bepaal voor werkprocessen welke waarde je gemeente daarmee biedt aan burgers en bedrijven.
- Focus je op de waarde die je product of dienst heeft voor degene die het ontvangt. Een goed startpunt is te onderzoeken waaraan inwoners behoefte hebben: 100% maatwerk, de nieuwste mogelijkheden of gewoon goede en voordelige dienstverlening?
- Begin altijd met het eindresultaat voor ogen. (Hoe wendbaar zijn we straks als we klaar zijn?)
- Je kijkt dan doelgerichter naar hoe en wat er moet gebeuren en het helpt bij het uitleggen van de digitale transformatie (een lonkend perspectief).
- Onderzoek en analyseer waar pijn en bureaucratie in je processen zitten. (Bureaucratie voegt vaak geen waarde toe.)
- Focus op investeren in:
- Kennisdeling (inclusief leren)
- Experimenteren (strategisch innoveren)
- Digitale vaardigheden
- Technologie
- Zorg dat de transformatie past bij de ambtelijke capaciteit en de manier waarop je als gemeente waarde wil creëren.
- Maak een innovatiestrategie voor proces en techniek om continu op de hoogte te blijven van nieuwe mogelijkheden.
Meer informatie?
Dennis beantwoordt je vragen met veel plezier. Of laat een bericht achter in de chat.
