Datamigratie Peelgemeenten succesvol

Sinds 1 januari werken de gemeenten Asten, Someren, Deurne, Gemert-Bakel en Laarbeek in het sociaal domein samen onder de naam Peelgemeenten. Quarant begeleidde de datamigratie die daarvoor nodig was. Nicole Hendriksma, projectleider namens Quarant, vertelt erover.

Data-ontvlechting en nieuwe applicatie

“Eerder namen de vijf gemeenten met Helmond deel aan het samenwerkingsverband Peel 6.1. Om de nieuwe samenwerking op te starten was het dus nodig de data te ontvlechten. Daarnaast heeft Peelgemeenten gekozen voor een andere applicatie dan Peel 6.1. De data moest dus ook geconverteerd worden, van GWS4ALL naar c2GO in dit geval.”

Onderdeel voor onderdeel

“De conversie was gesplitst in de onderdelen cliënten, producten en dienstencatalogus, facturen, budgetten, relaties, aanvragen en zorgtoewijzingen. De data voor deze onderdelen, die onderling uiteraard zijn gerelateerd, zijn stap voor stap ingelezen in c2GO. Een complicerende factor daarbij was dat je binnen GWS4ALL meer vrijheidsgraden hebt om data-velden in te vullen dan binnen c2GO. Dit vroeg dus om een goede controle, aanpassing van scripts en soms ook aanpassing, aanvulling of verbetering van data. Om het verlies aan informatie te beperken heeft de leverancier in een aantal gevallen de applicatie aangepast aan de wensen van Peelgemeenten.”

Een datamigratie met heel weinig uitval

“Op 27, 28 en 30 december hebben we proefconversies uitgevoerd. Op 2 januari zijn we gestart met de echte migratie. Die is erg goed verlopen met een migratiepercentage van 99,7%. Dit betekent dat we heel weinig uitval hadden. Uiteraard hebben we daarna gekeken waarom bepaalde data toch was uitgevallen. Meestal lag dat aan de kwaliteit van de oorspronkelijke data. Deze data hebben we later alsnog ingelezen of handmatig ingevoerd. Soms ook was het niet nodig deze data over te nemen.”

Communicatie als succesfactor

“Een belangrijke factor waarom de migratie succesvol is verlopen, is de goede communicatie tussen alle partijen. Bij problemen is er door de organisatie, medewerkers, leveranciers en Quarant samen steeds iteratief en kortcyclisch naar praktische oplossingen gezocht. Telkens met het gezamenlijk einddoel voor ogen: de migratie in de eerste werkweek van januari succesvol afronden. Doordat we de lijnen kort hielden, konden we snel schakelen en raakten we steeds beter op elkaar ingespeeld.”

Iedereen op de hoogte

“Verder stuurden we vanaf de kerstdagen drie keer per dag een statusupdate naar de organisatie: om 9.00, 13.00 en 17.00 uur. Hierdoor wist iedereen hoe we ervoor stonden en wat ze in januari konden verwachten op het moment dat de samenwerking van start ging. De openstaande aanvragen konden we bijvoorbeeld niet in het migratieproces opnemen. Deze hebben we op lijsten uitgedraaid en onder de medewerkers verdeeld. Die voeren ze opnieuw op. Als dit is gebeurd is het migratieproces helemaal afgerond.”