1. Verzamelen

Het klinkt als een open deur als we je vertellen dat je allereerst moet zorgen dat er data beschikbaar is. Maar in veel gevallen blijkt het nog best lastig deze te ontsluiten. Staan gegevens in een persoonlijk Excelbestandje, of gaat het om kennis in de hoofden van medewerkers, dan is het lastig ermee te rekenen of er analyses mee uit te voeren. Het is dus belangrijk dat mensen gegevens zoveel mogelijk vastleggen in de daarvoor bestemde systemen.

Er is al veel beschikbaar

Als gemeente hoef je niet alle data zelf te genereren. Er is al veel beschikbaar. Zo zijn het CBS en het kadaster grote gegevensbronnen waaruit je kunt putten. Om eenzelfde reden wordt er al jaren hard gewerkt aan het op orde brengen van de basisregistraties. En ook openbare websites als waarstaatjegemeente.nl worden veelvuldig geraadpleegd.

2. Valideren

Data is pas iets waard wanneer deze correct en volledig is. In tijden van sociale media en nep-nieuws is het belangrijk gegevens te kunnen valideren op echtheid en waarheid. Je wilt dus de bron en de inhoud van data valideren voordat je er conclusies uit gaat trekken. Hier worden veelal data-stewards voor ingezet: mensen die de kwaliteit en volledigheid van de gebruikte data controleren.

Disclaimer en correcties

Weet je dat je data niet volledig is, maar wil je er toch verder mee? Dan kun je een disclaimer plaatsen bij de uiteindelijke visualisaties. Zoals het RIVM momenteel doet bij de coronadashboards, omdat ze weten dat bijvoorbeeld sterfgevallen soms pas later worden doorgegeven. Zo’n visualisatie kan zelf bovendien ook duidelijk maken welke gegevens waarschijnlijk niet correct zijn. Zoals bijvoorbeeld een enorm lange doorlooptijd in een dashboard met lopende zaken, omdat er nog een zaak uit 2015 openstaat. Als dit om een administratief foutje gaat, kun je dit gelijk bijwerken.

3. Visualiseren

Wanneer je de data hebt verzameld en gevalideerd, kun je de gegevens gaan visualiseren, met als doel ze snel inzichtelijk te maken en er conclusies uit te trekken. Hierbij is het belangrijk te weten wat je wilt zien en welk doel een grafiek of trendlijn heeft. Het is dus zaak eerst een goede vraag te formuleren voordat je een visualisatie maakt. Data-analisten en data-ontwerpers kunnen je daarbij helpen. Zij hebben de expertise in huis om visualisaties te maken die niet op meerdere manieren interpreteerbaar zijn en een duidelijk en realistisch beeld geven van de werkelijkheid.

Te veel is niet goed

Een veel gemaakte ‘beginnersfout’ is zoveel mogelijk grafiekjes en tabellen produceren met de data. En lekker veel verschillende kleuren gebruiken, omdat het dashboard er dan zo leuk uitziet. Bij een eerste presentatie staat dat goed. Maar voor het dagelijks gebruik werkt dit niet prettig. Beperk je tot de kern en houd het overzichtelijk, zodat de visualisaties zoveel mogelijk voor zich spreken en niet nog een flinke studie vergen.

4. Voorspellen

Wanneer je gevalideerde data in een visualisatie ziet, kun je trendlijnen ontdekken. Bijvoorbeeld dat de werkvoorraad oploopt. Of dat er structureel meer geld wordt uitgegeven. Op meer strategisch niveau kun je bijvoorbeeld kijken naar de demografische eigenschappen van de bevolking om te voorspellen of er meer ouderenzorg of meer speeltuinen nodig zijn. Je kunt dan interventies uitvoeren om een trend te doorbreken. Of acties ondernemen om over een aantal jaren goed voorbereid te zijn.