Correcte informatie-uitwisseling voor omgevingsdiensten een must!

De meeste omgevingsdiensten (OD’s) zijn nu één of twee jaar operationeel. Quarant ziet in de praktijk dat gemeenten taken soms overdragen naar een OD, zonder dat ze goed hebben doordacht welke informatie ze nodig hebben voor hun klanten en zichzelf. Ook de archivering is vaak niet goed geregeld. Dit leidt tot allerlei inefficiënte maatregelen achteraf. Dat kan beter.

Omgevingsdienst: wat gaat er goed en wat niet

Hoe informeer je burgers en bedrijven over de status van een vergunningaanvraag? Het is een van de problemen die vaak terugkomen nadat een gemeente het proces rond vergunningaanvragen heeft overgedragen aan een omgevingsdienst. Je kunt de burger of het bedrijf laten bellen met de OD, maar dat past niet echt bij de één-loket-gedachte waaraan gemeenten ook willen voldoen. Een ander probleem is de dossiervorming. Gemeenten blijven daarvoor verantwoordelijk. Maar het werkdossier ligt nu bij de OD en die heeft ook een eigen archiefverantwoordelijkheid. Hoe controleer je als gemeente of het dossier volgens de archiefeisen wordt opgebouwd en bewaard? Is het mandaat correct geregeld? Dit zijn zeer belangrijke vragen. Want gaat het niet goed? Dan zijn de consequenties voor de gemeente.

Omgevingsdienst: stop gekunstelde maatregelen achteraf

De meeste problemen in de samenwerking tussen gemeenten en OD’s hebben dezelfde achtergrond. Als ze taken overdragen denken ze van tevoren niet goed genoeg na over de informatie-uitwisseling. Ze regelen dit pas als de OD de taken al heeft overgenomen. Dit leidt vaak tot gekunstelde, min of meer handmatige, constructies achteraf. Bijvoorbeeld via e-mails, telefoongesprekken, vervoer van dossiers over de weg en zo door. Het zijn oplossingen die eerder meer dan minder werk opleveren. Oplossingen die dus zeker niet passen bij de doelstellingen voor efficiënter werken.

Omgevingsdienst: inventariseer de informatiebehoefte

Is het voor gemeenten mogelijk dankzij de OD’s kosten te besparen, de bedrijfsvoering te verbeteren en tegelijkertijd burgers en bedrijven goed te informeren? Ja. Als eerste stap moeten gemeenten zelf duidelijk inventariseren wat hun informatiebehoefte is. Welke informatie hebben ze op welk moment via welk kanaal nodig? Extern, bijvoorbeeld om bedrijven, burgers en andere belanghebbenden goed en op tijd te informeren. En intern, bijvoorbeeld voor dossiervorming en om de juiste managementbeslissingen te kunnen nemen. Als tweede stap kijken gemeenten dan naar de afspraken die ze met de OD hebben gemaakt over bijvoorbeeld de informatie-uitwisseling. Zitten er gaten in die afspraken? Komt alle informatie op de juiste plek terecht?

Omgevingsdienst: verbeter afspraken, processen en automatisering

De derde stap is de huidige situatie te verbeteren door werkprocessen te ontwikkelen waarin wel alle facetten van de informatiebehoefte zijn meegenomen. Hetzelfde geldt voor de automatiseringsoplossingen daarbij. Ook die moeten flexibel genoeg zijn om de juiste informatie, op het juiste moment, via het juiste kanaal over te dragen.

Voor een effectief en efficiënt werkende omgevingsdienst is een informatiebeleidsplan met een goede uitvoeringsagenda nodig. Beide moeten zorgvuldig met alle deelnemers zijn afgestemd.”
Adrie van Bohemen, partner van Quarant en adviseur informatie-uitwisseling bij gemeenten en omgevingsdiensten

Omgevingsdienst: de ervaring en kennis van Quarant helpt

Quarant heeft de kennis en ervaring om gemeenten te helpen deze stappen goed uit te voeren. Zowel inhoudelijk, organisatorisch als informatiekundig. Dat begint altijd met een grondige schets van de situatie zoals die nu is. Iedere samenwerking tussen een gemeente en OD is anders. De taken die zijn overgedragen verschillen. Maar ook de informatiebehoefte verschilt van gemeente tot gemeente. Tegelijkertijd kent Quarant de regionale en landelijke ontwikkelingen. Net als de ‘best practices’ bij andere gemeenten en OD’s en de ontwikkelingen binnen de softwaremarkt voor lokale overheden. Dit betekent dat Quarant gemeenten snel kan adviseren over de mogelijkheden die er zijn. Daarnaast weten we hoe we mensen op de werkvloer in beweging kunnen krijgen. Zodat de veranderingen ook daadwerkelijk in de werkprocessen worden verankerd.

Wilt u graag dat we met u meedenken over een effectieve informatie-uitwisseling tussen de gemeente en OD?

Bel Adrie van Bohemen: 06 53 37 14 87. Of stuur een e-mail: adrie.van.bohemen@quarant.nl.