Communicatie verbeteren? Houd rekening met persoonlijkheidsprofielen

‘We moeten meer communiceren.’ Het is een verbeterpunt dat je vaak hoort. De hoeveelheid communicatie is echter zelden het probleem. Kijk de mailboxen van medewerkers er maar op na. De inzet zou eerder moeten zijn: beter en effectiever communiceren. Dit vraagt om aandacht voor kanalen, de vorm, tijdsmomenten en persoonlijkheidsprofielen. Over die persoonlijkheidsprofielen leest u meer in deze blog.

Communicatie verbeteren in uw organisatie

Bij communicatie is het belangrijk dat iedereen voor wie een boodschap is bedoeld aangesproken wordt. Gebruik dus verschillende kanalen: social intranet, informatiebijeenkomsten en e-mails. Kies voor verschillende vormen: tekst, plaatjes en een video. En verspreid de boodschap over verschillende momenten, zodat medewerkers die een dag toevallig niet werken deze boodschap niet missen. Verder is het verstandig rekening te houden met persoonlijkheidsprofielen. Mensen verschillen in de manier waarop ze getriggerd worden om informatie op te pikken of niet.

Wat zijn persoonlijkheidsprofielen?

U kent vast de methoden van MBTI, Insight of DISC om persoonlijkheidsprofielen te definiëren. U hoort mensen ook vast wel eens zeggen “Ik ben blauw, dus ik heb behoefte aan structuur’’. Het is niet zo dat een persoon behoort tot één persoonlijkheidsprofiel. Iedereen heeft alle vormen in zich, maar bij de één komt een profiel op het ene moment meer naar voren dan bij de ander. Daarbij speelt de situatie ook nog mee. Een persoon kan best ‘geel’ zijn, maar als de situatie erom vraagt eigenschappen laten zien van een ‘rood’ persoonlijkheidsprofiel.

Valkuil bij communicatie?

Het gebeurt vaak dat de projectleider, of een communicatieadviseur bij grotere organisaties, de communicatie over een project uitvoert. Een veel voorkomende fout is dat diegene daarbij zijn of haar voorkeuren toepast. Heeft de projectleider een voorkeur voor details? Dan zal hij erg precies uitleggen wat er allemaal gaat gebeuren. Dit terwijl de ontvanger daardoor misschien snel afhaakt en liever over het grotere geheel hoort of leest.

Hoe integreert u persoonlijkheidsprofielen in uw communicatie?

De ene persoon wordt getriggerd door details (blauw), de ander persoon doordat er geïnnoveerd wordt (rood), de ander omdat het een goed idee is (geel) en weer een ander omdat er samengewerkt wordt (groen). Het is de moeite waard te proberen om de verschillende triggers in één berichtje te verwerken:

• Vermeld dat het project bedoeld is om mee te kunnen doen met de omgeving of zelfs voorop te lopen (rood)
• Verwijs naar een webpagina of document waar meer details staan over het project (groen)
• Geef aan op welke manier er ruimte is voor samenwerking (blauw)
• Geef aan waar mensen met hun eigen ideeën voor het project terecht kunnen (geel)

De ene keer doet u dit via een tekstbericht, de andere keer via video en weer een andere keer in een bijeenkomst waar u informerende plaatjes laat zien.

Zenden of interactie?

Realiseer u verder dat effectieve communicatie niet een kwestie van alleen zenden is, maar van interactie. Uiteindelijk gaat het om vragen als: Hoe reageert de ontvanger? Wat mist hij of zij nog? Waar is er behoefte aan? Dit betekent dat u in uw communicatie-uitingen niet alleen uw boodschap geschikt moet maken voor verschillende persoonlijkheidsprofielen, maar ook moet nadenken hoe u voor uzelf regelt dat u feedback krijgt. Denk aan: social media, wandelgangen, werkoverleggen en zo door. U kunt dan ook zelf de effectiviteit van uw communicatie in de gaten houden.

Denk niet in hokjes als u de communicatie wilt verbeteren

Tot slot: werken met communicatieprofielen is een manier om voor uzelf na te denken hoe u zo effectief mogelijk communiceert en de communicatie kunt verbeteren. Het is niet bedoeld om mensen in hokjes te stoppen. Heeft u vragen over communicatieprofielen of over de manier waarop u in uw projectcommunicatie daar rekening mee kunt houden? Neem dan contact op met Imke Lenkes: 06 833 902 66, imke.lenkens@quarant.nl.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.