Home / Processen voorbereiden op Omgevingswet

Processen voorbereiden op Omgevingswet

Klant: Gemeente Leidschendam-Voorburg (LV)
Leverancier: N.v.t.
Specialisme:
procesverbetering
verandermanagement
Opdracht: Processen voorbereiden op Omgevingswet

 

Opdrachtomschrijving:
De ambitieuze gemeente Leidschendam-Voorburg (LV) bereidt zich in het ruimtelijk domein al geruime tijd voor op de komst van de Omgevingswet. In dat kader zijn ze een tijd geleden gestart met het in kaart brengen en verbeteren van processen. Het streven van LV is om de beste gemeentelijke dienstverlener van Nederland te zijn.

Vragen aan Quarant:
Hoe kunnen we onze processen verbeteren zodat onze dienstverlening nog beter wordt? Hoe veranderen we onze processen nu al in de geest van de Omgevingswet? Hoe implementeren we deze verbeterde processen succesvol? Wat is nodig voor continu verbeteren?

Aanpak Quarant:
De Quarant-methodiek gaat verder dan het vastleggen van het huidige proces of het gewenste proces. We borgen ook de verandervaardigheden van de medewerkers zelf. We werken met vier fasen: inspireren, ontwerpen, implementeren en borgen. In LV hebben we de volgende stappen doorlopen:

  • inventarisatie van de processen waar zich problemen voordeden
  • inspiratie van medewerkers met onze game
  • verbetering van processen waarbij medewerkers bij een of meer processen meedachten
  • invoeren van continu verbeteren.

De procesverbeteringen liepen samen met de implementatie van een nieuw zaaksysteem en het leggen van een koppeling tussen het zaaksysteem en het vergunningensysteem. Een van de succesfactoren voor de procesverbetering is dat medewerkers van verschillende afdelingen samen keken naar het vergroten van de klantwaarde van hun werkzaamheden.

Resultaten van proces initiatieven verkennen:

  • Het proces ‘Initiatieven verkennen’ is gestandaardiseerd en sterk verbeterd (het waren eerst vijf verschillende werkwijzen in verschillende delen van de organisatie).
  • Dit proces werkt nu met een integraal casemanager. Voor de mensen die deze rol vervullen is dat meer of minder nieuw. Zij worden hierin intensief begeleid.
  • Er wordt steeds meer gewerkt in de geest van de omgevingswet. Van ‘wij toetsen de regels’ naar ‘hoe maken wij het mogelijk’.
  • Er is overzicht over de initiatieven die binnengekomen zijn en de stand van zaken ervan.
  • De adviseurs werken sinds kort ook in het vergunningensysteem. Ze zetten hun advies in een gemeenschappelijk document dat gebruikt wordt door de behandelaar of integraal casemanager. De adviseurs zijn op een vast moment in de week tegelijk beschikbaar voor integraal advies. Dit levert veel snelheidswinst op.
  • Er zijn pilots gedaan met vijf initiatieven volgens de methodiek van de klantreis. Deze pilots hebben waardevolle lessen opgeleverd over wat de klant belangrijk vindt: één aanspreekpunt, betrouwbare afspraken en goede informatie over het vervolg.
  • Er zijn werkwijzen, sjablonen, checklists en werkoverleggen afgesproken die steeds beter gebruikt en geïmplementeerd worden.
    De voordelen voor het initiatievenproces zijn voor iedereen overduidelijk: meer focus op de klant, prettigere werkwijze voor de medewerkers, overzicht over alle initiatieven, integraal advies en kortere afhandeltijden.

Resultaten van overige processen:

  • Een van de vergunningenteams en een deel van Handhaving werken met een centrale werkvoorraad. Hierdoor is de werkdruk afgenomen en is er minder stress en meer rust voor de medewerkers. De centrale werkvoorraad is overzichtelijk qua grootte.
  • De processen ‘Vergunningverlening’ en ‘Toezicht en handhaving’ zijn beter gekoppeld. Hierdoor is de handhaafbaarheid toegenomen.
  • Het proces ‘Verzoek om handhaving’ is zoveel mogelijk gelijk ingericht als het initiatievenproces, met een jurist als integraal casemanager en de toezichthouders in de rol van adviseur.
    Door deze verbeteringen is ook de samenwerking tussen de verschillende afdelingen sterk verbeterd.

De organisatie verbeteren op basis van Lean is de gemeente Leidschendam-Voorburg goed bevallen. De gemeente heeft er daarom voor gekozen eigen medewerkers op te leiden in Lean en de methode intensief in te zetten om hun ambities te realiseren.

Annemieke Claassen
Annemieke Claassen
Ik ben werkzaam als Consultant bij Quarant. Processen verbeteren, Lean, werken aan concrete doelen en het trainen van medewerkers, daar ligt mijn kracht. Verder neem ik graag het voortouw om mensen bij elkaar te brengen. Het doel is om ieder vanuit zijn eigen kwaliteiten en vakgebied een bijdrage te laten leveren aan het resultaat. Meer informatie? 06 220 178 41

Recente berichten

Neem contact met ons op

Wilt u meer informatie of heeft u vragen over onze diensten? Wij denken graag met u mee.