Home / Processen optimaliseren en continu verbeteren

Processen optimaliseren en continu verbeteren

Klant: Omgevingsdienst Achterhoek (ODA)
Leverancier: N.v.t.
Specialisme:
Procesverbetering
Verandermanagement
Opdracht: Processen optimaliseren en continu verbeteren


Opdrachtomschrijving:

De vrij jonge organisatie Omgevingsdienst Achterhoek (ODA) werkt voor 10 gemeenten. Al deze gemeenten hebben allemaal verschillende werkwijzen, en zo ook de medewerkers van de ODA. De wens was om de processen te standaardiseren en te verbeteren om betere dienstverlening te kunnen garanderen voor hun opdrachtgevers.

Vraag aan Quarant:
Hoe kunnen we onze processen standaardiseren en verbeteren zodat we onze dienstverlening nog beter in kunnen zetten?

Aanpak Quarant:
De Quarant-methodiek gaat veel verder dan het vastleggen van het huidige proces of het gewenste proces. We werken met vier fasen: inspireren, ontwerpen, implementeren en borgen. Het veranderproces kreeg vanaf het begin van het traject aandacht. De volgende stappen zijn doorlopen:

  • Quarant is gestart met een inventarisatie van de processen en de volumes waarin die uitgevoerd werden.
  • Vervolgens zijn alle medewerkers geïnspireerd met onze game.
  • Daarna zijn de processen verbeterd waarbij alle medewerkers bij een of meer processen hebben meegedacht.

Een van de succesfactoren is dat veel veranderideeën die bij het verbeteren naar boven kwamen, echt zijn doorgevoerd. Dat hebben we gedaan door aan ieder proces een procesmanager te koppelen en de veranderingen behapbaar en zichtbaar te maken. Het grootste obstakel tijdens het traject was het gebrek aan tijd van de medewerkers. Het management heeft daar bewust keuzes in gemaakt en prioriteit gegeven aan dit traject, in het vertrouwen dat die investering zich zou terugverdienen.

Resultaat:

  • Medewerkers denken meer na over wat ze doen en zien in dat dit effect heeft op henzelf en de anderen.
  • Inmiddels ziet iedereen de voordelen: minder werkdruk en kortere afhandeltijden.
  • Meer werkplezier; medewerkers hebben de keuze om iets aan het probleem te doen.
  • Werkvoorraden zijn verlaagd en voor iedereen zichtbaar in het systeem. Er hoeven geen aparte lijsten meer worden bijgehouden. Dat maakt het samenwerken gemakkelijker.
  • Minder deadlines waardoor betere producten geleverd kunnen worden.

Resultaten van processen:

  • Adviezen zijn korter en bondiger, teksten kunnen direct gebruikt worden in bijvoorbeeld een bestemmingsplan.
  • Er wordt meer gebruik gemaakt van standaard teksten.
  • De processen Vergunningverlening en Toezicht en handhaving zijn gekoppeld waardoor de handhaafbaarheid is toegenomen.
  • Rijroutes van de toezichthouders zijn efficiënter.

Dit betekent dat de producten voor de partners van de ODA én even goed of beter zijn geworden, én goedkoper én sneller. Snelheid is voor de ODA niet de grootste winst want het proces verliep al al snel. Maar door de hogere snelheid kunnen de normuren omlaag en dat betekent een kostendaling voor de partners.

Herman Hogendoorn
Herman Hogendoorn
Ik ben één van de partners van Quarant en medewerkers binnen de lokale overheid laten excelleren is de belangrijkste drijfveer in mijn werk. Ik inspireer, leid, coach en train afdelingen, groepen en individuele medewerkers. Meer informatie? 06 224 659 28

Recente berichten

Neem contact met ons op

Wilt u meer informatie of heeft u vragen over onze diensten? Wij denken graag met u mee.