Home / Gebruikersadoptieprogramma

Gebruikersadoptieprogramma

Klant: Gemeenten Diemen, Uithoorn en Ouder Amstel (DUO+)
Leverancier: N.v.t.
Specialisme:
Verandermanagement
Blended learning
Opdracht: Gebruikersadoptieprogramma


Opdrachtomschrijving:

Gemeentelijke samenwerkingstrajecten vormen vaak aanleiding voor een forse vernieuwing van de digitale werkomgeving van medewerkers. Helaas concluderen we achteraf vaak dat er te weinig ruimte was voor een serieus gebruikersadoptieprogramma voor de gebruikers. Zo ging er met ingang van 1 januari 2016 ook voor de 650 medewerkers van de gemeenten Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel veel veranderen. De oprichting en inrichting van DUO+ moest in korte tijd worden gerealiseerd. Dat legde een enorme druk op de drie organisaties. Een deel van de medewerkers werd geplaatst in de gemeenschappelijke regeling DUO+. De organisatie werd herschikt over drie locaties. Alle medewerkers kregen te maken met veel vernieuwingen in hun digitale werkomgeving. Denk hierbij o.a. aan:

  • een nieuw zaaksysteem
  • Skype voor Bedrijven als Unified Communications systeem, met integratie van vaste en mobiele telefonie
  • Office365 in de volle breedte (Exchange, Office2016, OneDrive, OneNote, SharePoint)
  • een social intranet.

Vraag aan Quarant:
Op welke wijze krijgen we een optimum tussen effectiviteit van trainingsinspanningen, efficiëntie (een zo beperkt mogelijke inzet van medewerkersuren) en korte doorlooptijd?

Aanpak Quarant:
Quarant gaf invulling aan de rol programmamanagement en was verantwoordelijk voor de conceptontwikkeling. Gezamenlijk met het programmateam zijn de volgende stappen doorlopen:

  • Financiering regelen: In overleg met de drie afdelingen P&O is het benodigde budget bijeengebracht;
  • Commitment bereiken: Het lijnmanagement in laten stemmen met het plan inclusief een raming van de inzet per medewerker per maand;
  • Programma uitwerken: Met het I&A-programmateam is een adoptieprogramma ontwikkeld met de volgende elementen:
    – een informatiemarkt als kick-off op alle locaties met demo’s van de nieuwe digitale werkomgeving. Tijdens deze informatiemarkt was ook aandacht voor bewustwording bij medewerkers over informatiebeveiliging;
    – een online test (DigiTest) als nulmeting van de digitale kennis en vaardigheden van de medewerkers op de terreinen Zaakgericht Werken, Informatieveiligheid, Besturingssysteem/browser en de Office-pakketten. De test houdt rekening met verschillende werkstijlen.
    – een trainingsadvies met verwijzingen naar: inspiratieworkshops, E-Learning waar dit kan (en op een tijdstip naar keuze) en  klassikale trainingen waar dit nodig is (met een keuze uit meerdere data op meerdere locaties).
    – ondersteuning op de werkplek door floorwalkers op het moment dat een nieuwe functionaliteit in productie gaat;
    – de oprichting van een netwerk van technisch beheerders, functioneel beheerders en super-users op de vakafdelingen.
    Doelstelling: snellere en directere ondersteuning van eindgebruikers door peer-to-peer support;
    – een ‘social helpdesktool’ waarmee de eerstelijns support verschuift van de registratie van incidenten en vragen naar een dialoog met gebruikers.
    Doelstelling: pro-actiever gebruikerservaringen omzetten in oplossingen en verbeteringen.
  • Selectie leveranciers en oplossingen: Een selectie maken van een combinatie van diverse contentleveranciers en cloudoplossingen om het Leerportaal vorm te geven.
  • Selectie trainers: Hiermee kon aan het klassikale curriculum invulling worden gegeven.
  • Start uitvoering programma: Tijdens dit traject werd het gemis duidelijk aan een geïntegreerde oplossing met alle benodigde functionaliteit en voor gemeenten relevante content die middels single sign-on door medewerkers is te benaderen.

Resultaat:

  • Een ingericht online Leerportaal wat te benaderen is vanaf iedere locatie (werk, thuis), gevuld met digitale testen, e-learning content en een reserveringssysteem voor klassikale trainingen.
  • 650 medewerkers die in 1 week een korte klassikale training hebben doorlopen in Skype for Business.
  • Intensief gebruikte e-learning content. Eén jaar later gebruikt nog circa 30% van de medewerkers deze online content frequent.
  • Een herhaling van de DigiTest zal nog worden uitgevoerd om het resultaat van de inspanningen meetbaar te maken.
Wim Hoekstra
Wim Hoekstra
Ik ben één van de partners van Quarant en werkzaam als Consultant. Dienstverlening verbeteren, meer samenwerken met andere gemeenten en interne werkprocessen stroomlijnen, daar liggen nog genoeg mogelijkheden. Mijn specialisme is het zorgen voor goede informatisering en automatisering. Meer informatie? 06 212 606 38

Recente berichten

Neem contact met ons op

Wilt u meer informatie of heeft u vragen over onze diensten? Wij denken graag met u mee.