Home / Aanbesteding MidOffice

Aanbesteding MidOffice

Klant: Gemeente Pijnacker-Nootdorp
Leverancier: N.v.t.
Specialisme:
Aanbestedingen
Applicatiekennis
Cloudstrategie
collaboration
Opdracht: Aanbesteding MidOffice

 

Opdrachtomschrijving:
Gemeente Pijnacker-Nootdorp staat aan de vooravond van een vervanging van haar huidige MidOffice. Dit nieuwe systeem zal middels een Europese aanbesteding worden geselecteerd. Gelijk op loopt ook het herijken van het informatiebeleid en de vertaling daarvan in een cloudstrategie. Een belangrijk onderdeel van het informatiebeleid vormt de visie op ‘generieke functionaliteit’. Deze komt er op neer dat het zaaksysteem een belangrijk onderdeel vormt van deze totale laag aan generieke functionaliteit in de doelarchitectuur. Net als bijvoorbeeld telefonie, een portal voor projectmatig werken en een social intranet.

Vraag aan Quarant:
Welke eisen moeten we aan de nieuwe MidOffice stellen om te borgen dat deze een goede inpassing krijgt in deze architectuur?

Aanpak Quarant:
Quarant was in dit traject verantwoordelijk voor de inhoud van het programma van eisen, de formulering van het informatiebeleid en het ontwikkelen van de cloudstrategie. Onderstaande stappen zijn hiervoor doorlopen:

  1. Het maken van een inventarisatie van de eisen vanuit de DIV-functie.
  2. Een vertaling van de visie op het brede samenwerkingsplatform waar de MidOffice deel van uitmaakt in aanvullende functionele en technische eisen.
  3. Een uitwerking van een aantal casussen waarbij de inschrijvers gevraagd worden om de werkwijze van hun systeem middels een demonstratievideo aan te tonen. Bijvoorbeeld de wijze waarop het systeem een langlopend programma met deelprojecten ondersteunt.
  4. Het houden van diverse presentaties voor verschillende doelgroepen (per vakdiscipline, het MT, de directie) om commitment te krijgen voor deze doelarchitectuur en de inkoop aanvliegroute.
  5. Vervolgens is het aanbestedingsproces doorlopen. Deze heeft ondertussen geleid tot een gunning.

Uitdaging: met alle vakdisciplines komen tot een nieuwe balans tussen de eisen vanuit de DIV-functie, de ICT-functie en het gebruikersfunctionaliteit.

Resultaat:

  • Een beschrijvend document inclusief bijlagen waarmee op succesvolle wijze een MidOffice is geselecteerd.
  • Het implementatie traject loopt van medio 2017 tot in 2018.
Wim Hoekstra
Wim Hoekstra
Ik ben één van de partners van Quarant en werkzaam als Consultant. Dienstverlening verbeteren, meer samenwerken met andere gemeenten en interne werkprocessen stroomlijnen, daar liggen nog genoeg mogelijkheden. Mijn specialisme is het zorgen voor goede informatisering en automatisering. Meer informatie? 06 212 606 38

Recente berichten

Neem contact met ons op

Wilt u meer informatie of heeft u vragen over onze diensten? Wij denken graag met u mee.