Praktijkcasus: aanbesteding informatievoorziening Zorg & Welzijn Almere
Voor veel gemeenten blijft het lastig in het sociaal domein goede integrale hulpverlening op maat te bieden aan inwoners. Enkele oorzaken: Een wirwar aan zeer uiteenlopende zorgvragen. Een kluwen aan zorgpartners. Stijgende kosten. En een gebrekkige informatie-uitwisseling. Met de aanbesteding van een nieuwe informatievoorziening voor de afdeling Zorg en Welzijn gaat Almere hierin een grote sprong voorwaarts maken.
Almere
Implementatie en adoptie
Betere informatievoorziening afdeling Zorg en Welzijn.
Geslaagde aanbestedingen voor 2 informatiesystemen en voor de dienstverlening voor de backoffice. Plus de oplevering van standaarddocumenten op het gebied van aanbestedingen voor nieuwe informatiesystemen en contract- & leveranciersmanagement.
Hoe vertalen we de wensen van Almere naar de mogelijkheden die leveranciers bieden?
De uitdaging:
In Almere liepen de contracten voor enkele belangrijke informatiesystemen voor de afdeling Zorg en Welzijn af. Tijd voor een nieuwe aanbesteding dus. En een mooie kans om de processen meer te standaardiseren. Daarbij wilde Almere dat de nieuwe applicatie(s) het gemakkelijker zou(den) maken de belofte van de decentralisaties waar te maken. Dus betere integrale hulpverlening, op maat, tegen minder kosten en met uiteindelijk één loket voor inwoners.
Meer grip op het sociaal domein
De opdracht:
- Gemeente Almere vroeg Quarant de aanbesteding van de informatievoorziening voor de afdeling Zorg en Welzijn voor te bereiden en uit te voeren. Hierbij hoorde onder andere het opstellen van de eisen en wensen, de publicatie van de aanbesteding, de beantwoording van alle vragen en de beoordeling van de offertes.
- Deze applicaties moesten de wijkteams, het WMO-proces en de financiële afhandeling in de backoffice ondersteunen.
- Daarnaast had Almere standaarddocumenten nodig op het gebied van aanbestedingen voor nieuwe informatiesystemen en contract- & leveranciersmanagement die ze bij andere aanbestedingen kunnen hergebruiken.
Aanpak:
Almere was al gestart met het vormgeven van de gewenste processen. Op basis daarvan zijn we gestart met een gemeenteconsultatie en een marktverkenning. Toen kwamen we erachter dat wat Almere wilde niet bestond. Hierop is besloten de aanbesteding in tweeën te knippen:
- Een informatievoorziening voor de Wmo-processen en backoffice dienstverlening
Het oorspronkelijke idee was dat Almere de backoffice-taken zelf zou blijven uitvoeren. Maar tijdens de marktconsultatie bleek dat er partijen zijn die dit goedkoper, sneller en efficiënter kunnen.
- Een informatievoorziening ter ondersteuning van de wijkteams
Het oorspronkelijke idee was een informatievoorziening die wijkteams moet ondersteunen bij de collectieve activiteiten en toeleiding vooral op het gebied van Wmo en Jeugd. De decentralisaties zijn er juist gekomen om breed te kijken als iemand met een zorgvraag zich meldt. Vandaar dat het op termijn mogelijk moet zijn informatie over onder andere Participatie en Schuldhulpverlening erbij te betrekken.
De uitvoering:
Het totale traject heeft zo’n 2,5 jaar geduurd. Enkele lessen die we hebben geleerd zijn:
- Maak vooraf een implementatieplan.
Zorg dat je voordat je de aanbesteding publiceert een goed idee hebt wat een nieuw informatiesysteem of ingekochte dienstverlening voor gevolgen heeft voor je eigen organisatie. Dan kun je vooraf ook intern duidelijk communiceren over deze gevolgen en medewerkers vertellen wat de verandering voor hen gaat betekenen. Daarmee voorkom je niet alleen onnodige onrust, het helpt ook medewerkers de noodzaak van een verandering te laten inzien en deze te omarmen. Hierbij hoort ook een management dat zich in woord en daad achter de verandering schaart.
Op weg naar een wendbare organisatie? Vergroot je verandervermogen!
- Stel vooraf duidelijk je verwachtingen voor dienstverlening van de leverancier en prestatieafspraken.
Veel gemeenten gebruiken hiervoor een Service Level Agreement (SLA), hiermee kun je die verwachtingen eventueel onderdeel maken van de aanbesteding. In ieder geval versterkt het je positie ten opzichte van een leverancier flink als je zelf je verwachtingen heel duidelijk hebt opgeschreven en deze als eerste op tafel legt.
Het resultaat:
- De informatievoorziening voor de Wmo-processen en de backoffice dienstverlening zijn inmiddels geïmplementeerd.
- De aanbesteding van de informatievoorziening ter ondersteuning van de wijkteams is succesvol afgerond.
- Gemeente Almere heeft nu generieke standaarddocumenten op het gebied van aanbestedingen voor nieuwe informatiesystemen en contract- & leveranciersmanagement die ze in het vervolg ook bij andere aanbestedingen kunnen gebruiken.
Meer informatie?
Menno beantwoordt graag jouw vraag en denkt met je mee.
