Digitaal werken binnen een domein, afdeling of team

Veel trajecten voor digitaal of zaakgericht werken starten binnen een domein, afdeling of team. Een nadeel hiervan is dat zo’n traject dan ook alleen invloed heeft op het eigen domein, afdeling of team. Documenten, formulieren en dergelijke blijven vaak analoog binnenkomen en moeten eerst digitaal worden gemaakt. Vervolgens worden ze verwerkt tot een digitaal product, bijvoorbeeld een vergunning of notitie. Dat product moet dan weer analoog worden gemaakt voor de buitenwereld of een ander domein, afdeling of team.

Bestuurlijke besluitvorming als olievlek

Richt je de bestuurlijke besluitvorming digitaal en zaakgericht in? Dan raakt dat medewerkers, managers en directeuren binnen alle meinen, afdelingen en teams. De opsteller brengt zijn advies in het zaaksysteem van de gemeente. Adviseurs van de andere afdelingen, teamhoofden, afdelingsmanagers en domeindirecteuren krijgen allemaal vanuit dat Zaaksysteem een melding als ze iets met dat advies moeten doen. Ze geven hun reactie digitaal. Het Zaaksysteem houdt de juiste versies en de status van het advies bij. Uiteindelijk komt het advies bij de portefeuillehouder en college. Die hoeven niet meer met dikke aktetassen te sjouwen, maar lezen de adviezen en de bijlagen gewoon vanaf hun iPad of ander device. Op deze manier creëer je een olievlek, waardoor steeds meer medewerkers steeds meer digitaal doen. Want als ze eenmaal het advies digitaal maken en behandelen, ligt zaakgericht werken op andere terreinen ook voor de hand.

Zaakgericht werken is een verandertraject

Quarant begeleidde onder andere de gemeenten Doetinchem en Helmond bij een zaakgerichte bestuurlijke besluitvorming. “In beide gevallen hebben we eerst samen het besluitvormingsproces onder de loep genomen”, vertelt Jos Poels, partner bij Quarant. “Op basis van de huidige manier van werken, maakten we eerst het bestaande proces lean. En we richtten het Zaaksysteem in. Daarvoor maakten we gebruik van netwerkgroepen en testteams. Dat is belangrijk om het proces goed in te richten, maar ook om mensen te laten wennen. Want ook al verandert hun werk inhoudelijk niet, het proces erom heen wel. Geen dikke mappen meer op het bureau bijvoorbeeld, maar een takenlijst waar ze zelf in moeten kijken. Het is een verandering waarmee sommige mensen makkelijker omgaan dan andere. Daarom is het goed de invoering van zaakgericht werken als een verandertraject aan te pakken.”

Sneller en overzichtelijker werken

De voordelen van een digitale zaakgerichte bestuurlijke besluitvorming zijn groot. Minder papier bijvoorbeeld. Maar ook tijdwinst, doordat adviseurs adviezen niet meer na elkaar hoeven te bekijken. Dat kan nu tegelijkertijd. Je ziet ook in één oogopslag waar het advies in de keten is. Daarmee voorkom je dat een opsteller een advies de organisatie instuurt, het vervolgens wekenlang kwijt is om het ineens op de agenda van B&W weer tegen te komen. Verder zijn de adviezen en alle eventuele aanvullende documenten gemakkelijk te vinden via het Zaaksysteem. Je kunt zien wie, welke wijzigingen heeft aangebracht. En iedereen weet wat de laatste versie is. Ook dat voorkomt misverstanden.

“In Barendrecht gaat het hele traject nu digitaal. De eerste poging in 2005 ging niet goed. Toen waren de geesten nog niet rijp. Maar vanaf 2010 ging het snel. Het zijn de mensen die het een succes maken. De voordelen zijn groot. Minder papier. Duidelijker versiebeheer. Een snellere procedure. En met één handeling staat alles ook op internet.”

Geke Figge, Griffier

gemeente Barendrecht

Is het digitaal? Houd het dan digitaal!

Jos Poels benadrukt nog eens dat een digitale en zaakgerichte bestuurlijke besluitvorming als een olievlek kan werken. “Je brengt heel veel medewerkers en managers tegelijk in aanraking met zaakgericht werken. Daarmee verleid je ze misschien dat op andere terreinen ook meer te doen. Hetzelfde geldt voor digitaal werken. Mijn advies: Is het digitaal? Houd het dan digitaal! De kans daarop stijgt aanzienlijk met een digitale bestuurlijke besluitvorming die zaakgericht is georganiseerd.”