Bespaar tijd met een digitale handtekening

Een handgeschreven handtekening onder een document ophalen, werd ineens een stuk moeilijker toen in maart een groot deel van de mensen thuis ging werken. Het is dan ook niet raar dat sindsdien de belangstelling voor digitale handtekeningen is toegenomen. Maar ook buiten coronatijd is een digitale handtekening vele malen efficiënter dan een ‘blauwe’.

Lang wachten op een handtekening

Bij het opstellen, printen, ondertekenen en versturen van een brief of document zijn vaak meerdere mensen binnen een gemeente betrokken. Voor de handtekening heb je bovendien vaak een specifiek persoon nodig. Of meerdere specifieke personen. De trend is echter al een tijdje dat mensen steeds vaker op wisselende locaties werken. Of in deeltijd. Als je dan meerdere handtekeningen nodig hebt, ligt een document al snel een paar dagen op verschillende bureaus te wachten. En niet zelden moet je daarna hetzelfde document weer scannen, om het digitaal te kunnen archiveren of versturen.

Ondertekenen met een paar muisklikken

Met de mogelijkheid een brief of document digitaal te ondertekenen, gaat dit een stuk sneller. Een paar klikken met de muis zijn voldoende. En die klikken kan iemand geven vanaf iedere locatie waar diegene kan inloggen op zijn of haar werkomgeving. Het is bovendien een kans om documenten vanaf het opstellen tot en met het archiveren digitaal te verwerken. Daarmee voorkom je een hoop gesleep met papier. En je vermindert het risico dat die stukken beschadigd worden of kwijtraken. Het is verder gemakkelijker om de status van een proces bij te houden als je alles digitaal houdt.

Net zo rechtsgeldig als een handtekening met pen

Een digitale handtekening is rechtsgeldig. Wel geldt dat de methode die je gebruikt voor de handtekening betrouwbaar genoeg moet zijn voor het doel. Iedereen kent wel de ‘gewone digitale handtekening’, een gescande handtekening die onder een brief wordt geplakt. Maar er bestaan ook ‘gekwalificeerde digitale handtekeningen’. Daarbij wordt aan de handtekening een certificaat toegekend, waarmee de identiteit van de ondertekenaar wordt vastgesteld. Deze gekwalificeerde digitale handtekeningen zijn juridisch gelijk aan een handtekening met pen.

Voor de hele organisatie

De digitale handtekening is in onze ogen geschikt om in de hele organisatie te gebruiken. Dus zeker niet alleen in brieven, vergunningen en besluiten, maar bijvoorbeeld ook bij inkooptrajecten, HR-contracten of kasverstrekkingen in het sociale domein. Met een digitale handtekening behaal je telkens veel tijdwinst. Een oplossing die gekoppeld is aan je zaaksysteem of domeinspecifieke applicatie is een goede keus. Daarmee is het namelijk mogelijk documenten op te stellen, te ondertekenen, te versturen en te archiveren vanaf één centrale plek.

Meer informatie over digitale handtekeningen?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van digitale handtekeningen? Of over bijvoorbeeld welke digitale handtekening in welke situatie noodzakelijk is? Neem dan contact op met Jos Poels: jos.poels@quarant.nl, 06 506 088 86.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.