Back-up en restore in (cloud)ketens
Steeds meer gemeenten kiezen ervoor applicaties als een SaaS- of hostingoplossing af te nemen. Tegelijkertijd werken gemeenten steeds meer samen in ketens. Wat betekenen deze ontwikkelingen voor het informatiebeheer? En voor back-up en restore-procedures?
Informatiebeheer in samenwerkingsketens
Wanneer gemeenten een applicatie via de cloud afnemen, hebben ze minder werk aan het technische beheer van die applicatie. Wel moeten gemeenten kennis hebben van de webservices en koppelvlakken die nodig zijn om gegevens tussen applicaties te delen. Dit om medewerkers efficiënt te laten samenwerken met andere afdelingen of organisaties, maar ook omdat het soms een wettelijke verplichting is. Het is belangrijk dat het informatiebeheer voor de hele samenwerkingsketen goed is geregeld. Single Points of Knowledge zijn niet meer acceptabel.
Impact back-up en restore
Back-up en restore zijn voorbeelden van procedures die gemeenten voor een hele keten moeten regelen. Voorheen waren dit taken van een applicatiebeheerder of systeembeheerder binnen de eigen organisatie of misschien van de leverancier. Maar binnen een moderne infrastructuur van communicerende applicaties en databases vragen back-up en restore om meer afstemming tussen de beheerders van alle applicaties in een keten.
Belangrijke vragen
Weet u wat de RPO (Recovery Point Objective: het maximale dataverlies) en de RTO (Recovery Time Objective: benodigde tijd om de dienstverlening te herstellen) van de verschillende schakels in een keten zijn? En heeft u een goed overzicht van de werking van de verschillende koppelingen/webservices (eisen rond volgtijdelijkheid van de berichten, wel/geen buffering van berichten die niet afgeleverd kunnen worden, etc.)?
Aandachtspunten
In een keten verdienen twee zaken extra aandacht bij back-up en restore:
1. Applicaties wisselen primaire sleutelgegevens uit (bijvoorbeeld in de VTH-keten: het OLO-nummer, het zaaknummer in een zaaksysteem/DMS, het zaaknummer in de VTH-applicatie, en eventueel het dossiernummer DigitaleChecklisten.nl). Een herstel met dataverlies binnen één van deze schakels zorgt ervoor dat de databronnen niet meer met elkaar in sync zijn.
2. De ene koppeling/webservice is de andere niet. Soms kunnen medewerkers na een restore actie direct weer aan het werk. De koppelingen/services blijven dan gewoon werken (bijvoorbeeld in de VTH-keten) en verschillen in de databases worden, al dan niet handmatig, weggewerkt. Er zijn ook koppelingen en webservices waarbij het nodig is dat ze je ze gefaseerd en in de juiste volgorde live brengt om een administratieve chaos te voorkomen. Het berichtenverkeer met het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGk) is hiervan een voorbeeld. Diepgaande kennis van de werking van dit berichtenverkeer en werking van de betreffende applicatie is noodzakelijk om fouten te voorkomen.
Visualiseer de keten
Een adequate restore-procedure binnen een informatieketen moet door functionele applicatiebeheerders, ICT-beheerders en hun contactpersonen bij de applicatieleveranciers samen worden opgetuigd. Ons advies: breng de RPO/RTO in kaart, visualiseer de functionele architectuur en beschrijf de restore-procedure in gedetailleerde stappen. Zo’n restore-procedure leent zich bij uitstek voor een visualisatie in postervorm. Plotten en ophangen! Zodat u niet afhankelijk bent van een fileserver, want ook die kan er uitliggen.
