Aantoonplicht AVG leidt tot Slimmer Werken

Vanaf 25 mei moet u kunnen aantonen dat uw organisatie aan de wettelijke verplichtingen van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) voldoet. Is uw organisatie nog niet zover? Maak dan eerst uw werkprocessen inzichtelijk. Dat helpt u AVG-compliant te worden en medewerkers bewuster met persoonsgegevens om te laten gaan.

Aantoonplicht

Een van de nieuwe regels van de AVG is de aantoonplicht. Dit is een van de lastigste onderwerpen van de AVG. Deze zogenaamde aantoonplicht betekent in het kort dat uw organisatie actief moet kunnen aantonen dat u aan de wettelijke verplichtingen van de AVG voldoet. Juist deze aantoonplicht hebben gemeenten vaak nog niet in orde. Een belangrijke oorzaak daarvan is dat werkprocessen niet gedetailleerd genoeg zijn beschreven. Hierdoor is het ook niet precies duidelijk welke gegevens er allemaal worden verzameld en gebruikt.

Procesverbetering waardevol voor AVG

Om aan de aantoonplicht te voldoen is inzicht in werkprocessen belangrijk. Waar worden persoonsgegevens gebruikt en hoe? Als u dit inzicht heeft, komen kritische plekken wat betreft de privacy ook aan het licht. U kunt die mogelijke tekortkomingen dan oplossen, bijvoorbeeld door uw werkprocessen beter of slimmer in te richten. Op die manier zorgt u er niet alleen voor dat uw organisatie AVG-compliant wordt, maar kunt u ook klantgerichter gaan werken.

Bewustwording van medewerkers

Een extra voordeel van deze aanpak is dat het daarmee voor medewerkers duidelijk wordt hoe zij moeten omgaan met persoonsgegevens die ze verwerken. U beschrijft immers per proces welke gegevens u op welk moment vastlegt, waar u deze gegevens opslaat en wie deze gegevens mogen gebruiken. Dit draagt bij aan de algemene aandacht voor privacy-issues onder de medewerkers. Hierdoor zal men ook bij andere werkzaamheden bewuster nadenken over de gevolgen van bepaalde handelingen voor de privacy.

Blinde vlekken?

Ook als uw organisatie wel al helemaal klaar is voor de AVG, is het verstandig de komende periode nog eens kritisch naar de totale informatiestromen binnen uw organisatie te kijken. Heeft u bijvoorbeeld naast uw digitale informatievoorzieningen ook aan uw scanstraat gedacht? Welke documenten komen daar allemaal binnen? Welke gegevens staan daarin? En wie kunnen die documenten, gevraagd of ongevraagd, inzien als ze dat willen? Als u dit niet goed regelt, kan ook hier zomaar een lek van persoonsgegevens ontstaan.

Slimmer Werken

Om uw organisatie in korte tijd verder op weg te helpen met de AVG heeft Quarant de methode Slimmer Werken ontwikkeld. We inventariseren samen met u welke punten u op tijd klaar heeft. En we zorgen voor een gedegen en realistisch plan om de eventueel resterende zaken alsnog te realiseren. De belangrijkste onderdelen van onze methode zijn:

• Bewustwording van AVG en de impact ervan op het uitvoeren van werk: hiervoor organiseren we sessies met medewerkers.
• Procesanalyses om de impact van de AVG in beeld te brengen: Tijdens een workshop brengen we de huidige processen in beeld. Aan de hand van een aantal vragen uit de Privacy Information Assessment (PIA) stellen we vast of en welke AVG-impact er op die processen rust. Op basis daarvan stellen we het verwerkingsregister op voor het proces. Daarnaast benoemen we samen met de medewerkers verbeterpunten voor het proces.

Aandachtspunten

Gemeenten moeten nu al voldoen aan privacyregels (Wbp). Dus als het goed is, heeft uw organisatie al veel zaken uit de AVG geregeld. In de blog ‘Bent u al klaar voor de AVG?’ staat wat er verandert. Maar belangrijker is het om de AVG als aanleiding te gebruiken om ook uw processen weer eens goed in beeld te brengen en te kijken wat er slimmer kan worden gedaan om de klanten beter te helpen. En bijkomend voordeel is de borging van de AVG. Slim toch?

Wilt u meer weten over onze methode Slimmer Werken? Of heeft u inhoudelijke vragen over de Algemene Verordening Gegevensbescherming? Neem dan contact op met Adrie van Bohemen: 06 533 714 87, adrie.van.bohemen@quarant.nl.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.