Applicaties Qrachtig aanbesteden

Gemeenten, samenwerkingsverbanden en omgevingsdiensten zijn volop bezig met de aanschaf of vervanging van applicaties ter ondersteuning van digitaal en zaakgericht werken. De eigen ambities voor de dienstverlening en overheidsprogramma’s als Digitaal 2017 en Digitale Agenda 2020 spelen hierbij een belangrijke rol, net als de trend om beleids- en bedrijfsprocessen zaakgericht te registreren en af te handelen.

Grote, diverse markt

De markt van de aanbieders is groot en divers. Er zijn er zelfs zo veel dat het onmogelijk is om voor allemaal een gezond minimum aan installaties te realiseren. Dit betekent dat het een echte vechtmarkt aan het worden is, met een prijzenslag die eigenlijk voor niemand goed is. Het is namelijk ook voor de afnemers van belang dat de leverancier dankzij een fatsoenlijke prijs-prestatieverhouding een applicatie kan blijven ontwikkelen. Want de wereld staat niet stil en zeker lokale overheden krijgen de komende jaren nog met veel veranderingen te maken.

Sterk opdrachtgeverschap

Voor gemeenten betekent deze ontwikkeling dat het extra belangrijk is zelf een sterke opdrachtgever te zijn. Welke doelen wil je bereiken? Welke resultaten zijn daarvoor nodig? Hoe kom je tot die resultaten? Op welke manier moeten de applicaties het vakmanschap van medewerkers ondersteunen? Welke informatie wil je verzamelen en gebruiken? Om een samenhangend antwoord op deze vragen te kunnen geven, is een doordachte visie en strategie nodig, inclusief een krachtige verander- en procesaanpak.

Optimale gebruikersadoptie

Ook een goed opgezet en uitgevoerd gebruikersadoptieprogramma is essentieel om optimaal gebruik te maken van nieuwe applicaties. Daarvoor is zeker meer nodig dan alleen een uitleg waarvoor de knoppen in een net opgeleverde applicatie zijn. Het gaat erom dat medewerkers digitaal vaardig genoeg worden om de mogelijkheden van een applicatie zo te gebruiken dat hun eigen vakmanschap daardoor wordt versterkt. En dat ze vooraf inbreng hebben in de keuzes die gemaakt worden bij de aanschaf van een applicatie.

Qrachtig aanbesteden

Quarant ondersteunt gemeenten, samenwerkingsverbanden en omgevingsdiensten al vele jaren bij aanbestedingen. Met onze aanpak zijn we een inspirerende en drijvende kracht bij het vaststellen van de visie en strategie voor digitale dienstverlening, de aanschaf van ondersteunende applicaties en het opstellen van een effectief gebruikersadoptieprogramma voor de medewerkers. In de afgelopen jaren hebben wij onze aanpak onder andere al bij Helmond, Soest, Deurne, Sluis en Pijnacker-Nootdorp succesvol in de praktijk gebracht.

Applicaties aanbesteden in de praktijk

We starten een aanbestedingstraject altijd door samen met stakeholders binnen de gemeente de strategie vast te stellen en doelen te bepalen. In een workshop laten we zien wat mogelijke leveranciers zijn, wat hun systemen kunnen en wat de verschillen zijn. Daarbij besteden we zeker ook aandacht aan trends en ontwikkelingen bij organisaties die voor soortgelijke opgaven staan. Daarna stellen we samen met onze opdrachtgever een aanbestedingsstrategie op.

Draagvlak vanaf het begin

Met onze aanpak zorgen we ervoor dat bij medewerkers en management vanaf het begin een gezamenlijk beeld ontstaat van wensen, mogelijkheden en gemaakte keuzes. Dit is noodzakelijk voor een breed draagvlak later in het proces. Het bestek dat we daarna samen opstellen bestaat uit eisen voor de leverancier en een aantal kwalitatieve open vragen. Dit laatste om vast te stellen welke leverancier een echt passende partner voor de lange termijn is.