Aanschaf nieuwe software: waar moet het aan voldoen

Praktijkvoorbeeld: Een medewerker vindt een handig tooltje

Een medewerker van een gemeente heeft online een mooie tool en bijbehorende app gevonden waarmee hij snel de optimale route kan bepalen om toezicht te houden en fietsen op te halen. Dankzij wat extra functies werkt dit veel gemakkelijker dan bijvoorbeeld Google Maps. Als de proefperiode is afgelopen, vraagt de medewerker aan zijn teamleider of hij een abonnement mag afsluiten. De teamleider bespreekt dit in zijn regulier overleg met de informatieadviseur. En die start vervolgens een intakeproces zo uitgebreid, dat de medewerker met terugwerkende kracht behoorlijk spijt krijgt van zijn vraag.

Een vragenlijst van vele kantjes

De informatieadviseur wil van alles weten over de tool. Hoe staat het met de informatieveiligheid bijvoorbeeld? En met de privacy? Wordt de tool gehost in Europa? Kan deze overweg met Single Sign On? Wie gaat de tool functioneel beheren? Is er binnen de organisatie niet al een goed alternatief aanwezig? Allemaal vragen waar zowel de teamleider als de medewerker niet zomaar een antwoord op hebben. Als ze dit allemaal moeten gaan uitzoeken, kun je je afvragen of het werk dat dit ze kost, opweegt tegen de voordelen van het gebruik van de tool. Bovendien heeft lang niet iedere medewerker de competenties om deze vragen te kunnen beantwoorden.

Terechte vragen van de informatieadviseur

De informatieadviseur start de intakeprocedure uiteraard niet voor niets. Als gemeente wil je niet zomaar iedere applicatie toelaten. Je hebt je te houden aan wet- en regelgeving. En bovendien heb je ook een strategisch informatiebeleid opgesteld, met als doel dat je zoveel mogelijk investeert in die middelen en diensten die de meeste waarde toevoegen aan je dienstverlening en bedrijfsvoering. Daarnaast moet het totale pakket aan software, data en infrastructuur ook nog een beetje te overzien en te beheren zijn.

Hier moet je allemaal aan denken

Een korte greep uit de vele punten waarover je als gemeente moet nadenken als je software aanschaft:

Wetten en regels:

• Voldoet de software aan de Nederlandse en Europese wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)?
• Voldoet de software aan eisen voor digitale toegankelijkheid en inclusiviteit?
• Accepteert de leverancier de inkoopvoorwaarden van de GIBIT 2020 of de eigen inkoopvoorwaarden van de gemeente?

Beveiliging en privacy:

• Kent de software sterke beveiligingsmaatregelen om gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, datalekken en cyberaanvallen? En houdt de leverancier die maatregelen up-to-date?
• Wordt de software in Europa gehost en blijven de gegevens ook binnen Europa?
• Biedt de software opties voor gegevensversleuteling en beheer van toegangsrechten?
• Heeft de leverancier een beleid voor het bewaren en verwijderen van gegevens dat voldoet aan de wettelijke eisen en aanvullende eisen van de gemeente?
• Ondersteunt de software het pseudonimiseren en anonimiseren van persoonsgegevens als dat nodig is?
• Is het nodig een DPIA (data protection impact assessment) uit te voeren?

Interoperabiliteit:

• Werkt de software met open standaarden en protocollen zodat een naadloze integratie met andere systemen mogelijk is?
• Kent de software API’s (Application Programming Interfaces) voor gegevensuitwisseling?

Gebruikersvriendelijkheid:

• Is de software intuïtief en gemakkelijk te gebruiken voor alle gebruikers, inclusief mensen met beperkingen?
• Zijn er eventueel trainingen voor gebruikers? Of is er een andere manier van ondersteuning?

Schaalbaarheid en prestaties:

• Is de capaciteit van de software gemakkelijk op of af te schalen?
• Presteert de software ook goed bij toenemende belasting?

Onderhoud en ondersteuning:

• Heeft de leverancier een duidelijk onderhoudsplan?
• Is het mogelijk een SLA (Service level agreement) af te spreken?

De juiste balans

Allemaal duidelijke en terechte vragen. Maar misschien niet in iedere situatie allemaal even relevant. Je wilt immers als informatieadviseur ook niet dat ieder initiatief vanuit de organisatie meteen wordt afgewezen of een langdurig traject in gaat van analyse, afstemming en goedkeuring. Denk aan de simpele routeplanner hierboven. Zeker met cloud-tools zonder koppelingen is er weinig impact op de architectuur. Als er daarnaast ook nog geen privacygevoelige gegevens in verwerkt worden, kun je de intakeprocedure misschien al flink verkorten.

Vier tips om de drempel voor initiatieven te verkleinen

Hieronder vind je vier tips die je helpen onnodige teleurstellingen te voorkomen als vakmensen een handig tooltje willen gaan gebruiken.

Doe aan verwachtingsmanagement

• Stel duidelijke regels op waar software aan moet voldoen. Zorg dat iedereen weet waar die regels staan. En schrijf ze zo op dat mensen ze begrijpen.
• Leg ook de procedure die je start na een aanvraag duidelijk uit.

Bied ondersteuning

• Zorg dat mensen weten dat ze bij jou terechtkunnen als ze vragen of ideeën hebben. Loop regelmatig rond op de afdelingen, zodat je gemakkelijk benaderbaar bent voor vragen of om regels toe te lichten.

Publiceer een overzicht van de software die er al is

• Schrijf duidelijk op wat je ermee kunt doen. En hoe mensen er eventueel gebruik van kunnen maken als de software niet standaard in hun digitale werkomgeving beschikbaar is. Doe dit eventueel per vakafdeling als de lijst anders te onoverzichtelijk wordt.

Neem het uitzoekwerk uit handen

• Als informatieadviseur ben jij de professional die snel een quickscan kan doen van de haalbaarheid om nieuwe software aan te schaffen. Kom niet direct met aanvraagformulieren die alle aspecten van de gewenste software uitvragen. Ga eerst in gesprek met de aanvrager en kijk welke vragen relevant zijn en welke niet.