Dé 9 onmisbare agendapunten voor 2018

Welke onderwerpen moeten gemeenten in 2018 zeker op de projectkalender hebben staan? We maakten een boodschappenlijst voor volgend jaar.

De 9 belangrijkste onderwerpen

De negen belangrijkste onderwerpen voor 2018 zijn:

• Omgevingswet (Ow)
• Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
• Informatiebeveiliging (ENSIA)
• Digitale werkomgeving
• Digitale vaardigheden
• Datagedreven sturing
• Blockchain
• Evaluaties samenwerkingen
• Procesoptimalisatie

De Omgevingswet

De deadline van 1 juli 2019 voor de Omgevingswet (Ow) was te ambitieus. Daarvoor is de impact op de organisatie, processen en ICT te groot. De minister heeft dit tijdig onderkend en de deadline uitgesteld. Maar uitstel is geen afstel. Dus als het goed is, is uw organisatie volop bezig met de voorbereiding op de Omgevingswet. Bijvoorbeeld door processen verder te digitaliseren, zaakgericht werken breder in te voeren en het geo-/gegevensmanagement te professionaliseren. Bent u nog niet zover? Voer dan eerst een impactanalyse uit en stel de juiste prioriteiten bij de implementatie van de Omgevingswet.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

De komst van de AVG kan u nauwelijks zijn ontgaan. Per 25 mei 2018 moeten de werkprocessen en informatievoorzieningen in uw organisatie AVG compliant zijn. U moet dan bovendien actief kunnen aantonen dat u zich aan de wet houdt. Hiermee wordt privacybescherming eindelijk volwassen, maar het is ook een flinke opgave. Heeft u het privacyregister al up-to-date gemaakt, een Privacy Impact Assessment (PIA) uitgevoerd, bewerkingsovereenkomsten aangepast en de processen AVG compliant gemaakt? Dan is het tijd te zorgen dat privacy by design en privacy by default standaard worden voor alle processen en informatievoorzieningen in uw organisatie. Bedenk bovendien dat bewustwording van medewerkers een zeer belangrijke voorwaarde is voor privacybescherming.

Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)

Goede plan-do-check-act cycli zijn cruciaal voor waarborging van informatieveiligheid en privacy binnen uw organisatie. En binnen zo’n PDCA-cirkel nemen de verantwoordingsprocessen een belangrijke plaats in. Met de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) kunnen gemeenten in één keer slim verantwoording afleggen over het gebruik van zes registratiesystemen. Uw organisatie moet hiervoor wel een coördinator Implementatie ENSIA aanwijzen en de verschillende verantwoordingsprocedures bundelen.

Digitale werkomgeving

Om de transformatie naar digitaal werken meer vaart te geven, is het belangrijk dat gemeenten zorgen voor een persoonlijke en procesgebaseerde digitale werkomgeving voor werknemers. In zo’n digitale werkomgeving worden de functionaliteiten voor communiceren, samenwerken, zaakgericht werken, programmatisch werken, projectmatig werken, procesgericht werken en bestuurlijke besluitvorming samengebracht. Slimme koppelingen zorgen er daarbij voor dat medewerkers met hun vertrouwde applicaties blijven werken en informatie op maat wordt aangeboden. Medewerkers moeten uiteraard via elk device (mobiel, tablet, pc) en locatie- en tijdonafhankelijk op hun persoonlijke digitale werkomgeving kunnen inloggen.

Digitale vaardigheden

Naast een goede digitale werkomgeving zijn ook de digitale vaardigheden van medewerkers een belangrijke succesfactor voor informatieverwerkende organisaties. Daarbij gaat het behalve om ‘knoppenkennis’ vooral om de vraag hoe je als medewerker slim en effectief gebruik maakt van het volledige scala aan digitale hulpmiddelen en informatiebronnen dat tot je beschikking staat. Een breed opgezet gebruikersadoptieprogramma is daarvoor onmisbaar. Zorg daarbij voor trainingen en e-opleidingen op maat, om te voorkomen dat de early-adopters zich stierlijk vervelen terwijl de digibeten iedere aansluiting missen.

Datagedreven sturing

De enorme groei aan openbare en gesloten datasets biedt mogelijkheden de uitvoerings- en beleidsprocessen beter te ondersteunen. Organisaties kunnen hiermee kosten besparen, betere beslissingen nemen en innovaties in het publieke domein stimuleren. Pilots zijn een goede manier om te ontdekken welke mogelijkheden datagedreven sturing uw organisatie biedt. Dit is zeker geen zaak van I&A alleen. Het is juist aan de vakafdelingen om interessante hypotheses of probleemstellingen te formuleren en daarna samen met I&A de juiste datasets te zoeken om het probleem te ontleden. (Zie ook: 7 bouwstenen voor een datagedreven organisatie)

Blockchain

Blockchain is een technologie die de overheid fundamenteel kan veranderen. Door de decentralisatie van de registratie van transacties en beslissingen is een efficiëntere en compactere overheid mogelijk. Dat hoeft zeker geen bedreiging te zijn. Als u op tijd start met het nadenken over de mogelijkheden, is het zelfs een enorme kans. Ons advies: formuleer een visie op de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering voor 2025. En kijk dan hoe blockchain kan bijdragen die ontwikkeling vorm te geven. Start vervolgens met experimenten op kleine schaal om meer over de mogelijkheden van de techniek te leren.

Evaluaties van samenwerkingen

Het is belangrijk dat u continu blijft zoeken naar de juiste schaal om uw doelstellingen te bereiken. Dit kan leiden tot IT-samenwerkingen, I&A-samenwerkingen of volledige shared service organisaties. Maar ook nadat u zo’n samenwerking bent begonnen, blijven uw organisatie, de wereld om u heen en de technische mogelijkheden zich ontwikkelen. Daarom is het belangrijk een samenwerking regelmatig te evalueren. Bijvoorbeeld om de vijf jaar. Worden de doelstellingen gehaald? En zo nee, op welke manier is dat wel mogelijk?

Procesoptimalisatie

De komst van de Omgevingswet, AVG, meer digitaal werken en andere genoemde ontwikkelingen in dit artikel zorgen voor veel veranderingen in uw organisatie. Dit leidt tot behoorlijk wat extra werk, maar het is tegelijkertijd een ideale gelegenheid uw werkprocessen klantgerichter en efficiënter te maken. We hebben onze kennis en ervaring van populaire methoden daarvoor als LEAN, Scrum, Lifehacking, NLP en Time Management gebundeld in onze eigen aanpak Qrachtig Werken. Maak in 2018 zeker een afspraak om via een inspiratiespel, training of workshop hier meer over te leren.

Quarant helpt u ook in 2018

Quarant helpt lokale overheden processen te stroomlijnen, informatie te ontsluiten en een cultuur te creëren die gericht is op samenwerken. Met onze kennis en ervaring zijn we een inspirerende en drijvende kracht bij het vaststellen van de visie en strategie voor digitale dienstverlening, de aanschaf van ondersteunende applicaties en het opstellen van een effectief gebruikersadoptieprogramma voor de medewerkers.