8 stappen voor betere ICT-regie in een gemeentelijke samenwerking
Inwoners stellen steeds hogere eisen aan gemeenten als het gaat om gebruiksvriendelijke, dienstverlening op maat. Mede omdat ze dit dankzij technologische ontwikkelingen bij andere organisaties ook krijgen. Marktpartijen die werken vanuit de cloud kunnen gemeenten daarbij helpen. Dit betekent wel dat je je beheerorganisatie voor een flink deel moet veranderen in een regie-organisatie. Een verandering die voor een gemeentelijke samenwerking nog complexer is dan voor een zelfstandige gemeente. In 8 stappen zorg je voor een strakke ICT-regie.
ICT-samenwerkingen bieden schaalvoordelen en robuustheid
De afgelopen jaren zijn behoorlijk wat gemeenten gaan samenwerken op onderdelen van de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld de ICT-dienstverlening. Het heeft die gemeenten in de meeste gevallen veel gebracht. Door harmonisatie en consolidatie zijn veel schaalvoordelen behaald en is de informatievoorziening een stuk robuuster geworden. Maar nu techniek en maatschappij in een rap tempo veranderen, heeft diezelfde gestandaardiseerde en robuuste informatievoorziening niet de flexibiliteit en wendbaarheid die je graag zou zien.
Ronde Tafel gemeenten 3 oktober
‘Gemeentelijke opgaven:
van geodata naar sturingsinformatie’
Hoe zet je je geo-data effectief en samenhangend in als fundament voor je beleid?
De cloud lonkt
Wendbaarheid, snelheid, vernieuwing en innovatie zijn wel speerpunten van gespecialiseerde marktpartijen opererend vanuit de cloud. Daarom hebben veel gemeenten daar hun blik op laten vallen. Maar als je als gemeente meer uitbesteedt, is het belangrijk dat je in staat bent deze diensten ook met elkaar te integreren. En dat je tegelijkertijd je verleden (legacy) kunt blijven beheren, ontwikkelen en integreren. Een goede cloudstrategie met een duidelijke visie op wat, waar, wanneer, hoe en bij wie is dan ook onmisbaar.
De belangrijkste aandachtspunten voor je IT-sourcing strategie
Van beheer naar regie
Het uitbesteden van ICT vraagt om een wezenlijke nieuwe manier van sturing en beheer. Want hoewel je voor ICT-diensten uit de cloud veel beheertaken niet meer zelf hoeft uit te voeren, zul je wel meer aandacht moeten besteden aan regie over die diensten. Bijvoorbeeld het geven van de juiste opdrachten, validatie van wat je krijgt geleverd en kostenbeheersing door leverancier- en contractmanagement. Dit vraagt om goed ontwikkeld opdrachtgeverschap, inclusief grip op wat je van de leveranciers vraagt en wat zij leveren.
De cloud is voor samenwerkingen nog iets complexer
Voor een samenwerking waarbinnen deelnemers een deel van de ICT-dienstverlening naar de cloud willen verplaatsen, maar tegelijkertijd de samenwerking intact willen houden, roept de gang naar de cloud een aantal extra vragen op vergeleken met vragen die een zelfstandige organisatie moet beantwoorden. Denk bijvoorbeeld aan vragen als: welke nieuwe afspraken moeten we maken in de nieuwe driehoek (gemeenten – samenwerking – leveranciers)? Wie betaalt wie waarvoor? Wie houdt zicht op het enorme aanbod van aanbieders en leveranciers? Hoe borgen we wendbaarheid en flexibiliteit?
Het regisseren van vraag en aanbod
Ook de regievoering is in een samenwerking complexer, simpelweg omdat er meer organisaties bij betrokken zijn. Een regisserende ICT-organisatie zou moeten zijn ingericht op basis van vraag- en aanbodmanagement en de afstemming daartussen. De vakterm daarvoor is ‘business-ICT alignment’. Dit betekent dat je regie-inspanningen er vooral op gericht moeten zijn om voortdurend met en voor de gemeentelijke domeinen de vraag naar ICT-ondersteuning te expliciteren (vraagmanagement) en andersom de mogelijkheden van nieuwe ICT-diensten te onderzoeken (aanbodmanagement).
Drie ingrediënten om het vuur binnen de samenwerking brandend te houden
Een passende regie-organisatie optuigen is niet voldoende. Je wilt dat er chemie ontstaat tussen de mensen die de samenwerking concreet vorm moeten geven. Dat ze zelf het vuur binnen de regie-samenwerking brandend houden. En net zoals je voor een fysiek vuurtje drie ingrediënten nodig hebt (hitte, brandstof en zuurstof), heb je zo’n branddriehoek ook nodig voor een effectief regievuurtje binnen je samenwerking. De bijbehorende ingrediënten zijn: relatie, governance en transparantie.
Drie ingrediënten om het samenwerkingsvuur te laten branden
Wat houden die drie ingrediënten concreet in?
- Relatie’ betekent eenvoudigweg dat je er met elkaar voor zorgt dat de verhoudingen goed zijn, elkaar vertrouwt en iets gunt.
- ‘Governance’ betekent dat je goed nadenkt over de manier waarop je rollen en functies in de regie-organisatie plaatst. Wie gaat waarover bijvoorbeeld? Of wie praat met wie?
- ‘Transparante doelen’ betekent dat de samenwerkende partners open zijn over hun ambities. Welke roadmaps horen daarbij? Waar zitten overeenkomsten en waar verschillen? En hoe kun je elkaar helpen?
In 8 stappen naar een strakke regie over je clouddiensten
Met de volgende acht stappen zorg je voor een strakke regie over je clouddiensten in een gemeentelijke samenwerking:
- Breng voor de afzonderlijke deelnemers de ambities en bestuurlijke doelstellingen voor de bedrijfsvoering en de informatievoorziening in kaart.
- Vertaal deze ambities naar bedrijfsarchitecturen, i-visies en/of informatiebeleidsplannen.
- Maak sourcinganalyses, zodat je weet wat de beste ICT-leveringsvormen zijn voor iedere organisatie.
- Deel vervolgens je ambities en doelstellingen met elkaar. Zorg dat je elkaars doelstellingen en uitgangspunten goed leert kennen.
- Leer elkaar ook persoonlijk goed kennen. Ga op pad, organiseer een borrel, een etentje, wissel een tijdje van baan. Mensen moeten echt het gevoel krijgen dat ze onderdeel zijn van een team waarbinnen iedereen hetzelfde doel heeft.
- Ontwerp de regieorganisatie, -processen, -rollen en -functies.
- Leg een zo eenvoudig mogelijke governance-structuur vast.
- Maak een realistisch transitieplan (roadmap).
Meer weten over ICT-regie?
Stel je vraag aan Dennis. Of laat een bericht achter in de chat.
