7 vragen voor betere resultaten bij processen
Als Quarant hebben we inmiddels bij veel gemeenten processen verbeterd. Daarbij komen we vaak grote en kleine verspillingen van tijd, geld en energie tegen. Meestal tot onze grote verrassing, omdat veel van die verspillingen zo simpel te vermijden lijken. Lees met welke zeven vragen je verspillingen kunt aanpakken.
Verspillingen die we vaak tegenkomen
Hieronder enkele voorbeelden van verspillingen die we vaak tegenkomen. Misschien herken je ze wel:
- Documenten die gescand worden, die daarvoor juist geprint zijn.
- Binnen een werkproces wordt voor een van de stappen e-mail gebruikt, terwijl de rest van het werkproces in een applicatie wordt verwerkt.
- Het doel van een programma dat gebruikt wordt, past niet echt bij datgene wat iemand ermee doet. Men gebruikt bijvoorbeeld Outlook niet om te plannen, Excel niet om berekeningen te maken, etc. Of de functionaliteit van applicaties wordt niet voldoende benut vanwege gebrek aan kennis.
- Heel veel reminders naar dezelfde persoon of afdeling omdat zij niet of te laat leveren. Daarover is wel overleg, maar dit leidt nooit tot een echte oplossing.
- Erg vaak archiveren, tijdens verschillende stappen in hetzelfde proces.
- Veel onnodige e-mails die rondgestuurd worden, waarvan onduidelijk is wie er iets mee doet. Of waar helemaal niets mee gedaan wordt.
- Interne aanvragen/leveringen die maar voor de helft compleet zijn. En dus terug moeten. Of ze worden aangevuld door mensen bij wie die verantwoordelijkheid niet ligt.
Ieder proces en tussenstap leidt tot een resultaat
De eerste stap om dit soort verspillingen tegen te gaan, is te beseffen dat ieder proces tot een resultaat leidt. Dat kan een product zijn of een dienst, denk aan een vergunning of een antwoord op een vraag. Ook iedere tussenstap in een proces leidt tot een resultaat dat je kunt zien als een product of dienst. Voorbeelden hiervan zijn een advies dat in een vergunning wordt verwerkt of een aanvraag die in een zaaksysteem wordt gezet.
Succesvolle implementatie zaaksysteem? Speel de online serious game
7 vragen aan je proces voor een beter resultaat
Wanneer je de resultaten van deze processen en tussenstappen centraal zet, heb je een goede basis voor een aantal kritische vragen over de manier waarop een proces momenteel is ingericht. Stel degene aan wie je iets levert de volgende vragen (of stel de vragen aan jezelf):
- Waar gebruik je dit voor?
- Wanneer zou je het niet meer nodig hebben?
- Is de vorm waarin je dit krijgt optimaal?
- Is het op tijd voor jou?
- Is het compleet?
- Is het correct?
- Kan het beter/mooier/handiger/met meer waarde?
Geef feedback
Andersom kan dit natuurlijk ook. Geef het zelf aan de afzender aan als je iets krijgt wat onnodig, niet in de optimale vorm, niet op tijd, incompleet of onjuist is. Ga dan samen op zoek naar de grondoorzaak en los die op. Anders is de oplossing een tijdelijke pleister op de wond. Zo kan iedere medewerker in kleine stappen bijdragen aan een steeds efficiëntere en effectievere organisatie. Hiermee bespaar je niet alleen tijd en kosten, het maakt het werk ook nog eens veel prettiger.
Meer informatie?
Herman helpt je graag verspilling in jouw processen te verminderen. Stel je vraag aan hem. Of laat een bericht achter in de chat.
